Спілкування між співробітниками в офісі

На сьогоднішній день існує два основних способи організації корпоративного чату. Перший з них полягає у використанні найбільш поширених в нашій країні IM-клієнтів: ICQ, QIP, Skype і ін. Головною його перевагою є легкість впровадження і дешевизна. І дійсно, щось простіше придумати неможливо: достатньо всім співробітникам встановити клієнт і додати в контакти один одного. Використання ж цих систем взагалі безкоштовно.

Другим способом організації чату для офісу є використання спеціального програмного забезпечення. І хоча це дещо більш витратний спосіб, він позбавлений всіх перерахованих вище недоліків. Ну а додаткові можливості, які можуть активно використовуватися в бізнес-процесах, підвищуючи їх ефективність, швидко окупають витрати на впровадження. Природно, для цього необхідно, щоб в ПО реалізовані всі необхідні функції. Тому до вибору програми для організації корпоративного чату варто підходити дуже уважно: чим більше функціонал продукту, тим ширше його можна буде використовувати. При цьому необхідно звертати увагу і на інший аспект - а саме на можливості впровадження та адміністрування. Інтеграція з Active Directory, віддалене управління, можливість масштабування рішення дозволяють істотно спростити управління корпоративним чатом, а значить, і зменшити вартість володіння ним.

Як приклад рішення, яке задовольняє всім вимогам, можна навести продукт MyChat, що представляється компанією Network Software Solutions. Це корпоративний чат з клієнт-серверною архітектурою. Це означає, що для забезпечення роботи продукту використовується спеціальний сервер, який бере на себе комунікаційні та інші функції. Клієнт-серверний підхід є оптимальним для організації корпоративного чату як в невеликих, так і в великих мережах. Він відрізняється хорошою керованістю, широкими можливостями і низькою підтримкою мережі каналів.

У плані функцій, призначених для кінцевих користувачів, програму MyChat є, чим похвалитися. Почати потрібно з наявності двох режимів спілкування. персонального і групового. З першим все дуже просто. Два користувача можуть листуватися один з одним приблизно так само, як в ICQ. Групове спілкування реалізовано в формі каналів - спеціальних "груп", підключатися до яких можуть або все, або тільки певні співробітники організації. При цьому канали можуть бути створені адміністратором і існувати завжди, або ж відкриватися самими користувачами (у яких є права на це) при необхідності. Така гнучкість дуже зручна на практиці. Наприклад, можна створити один загальний канал для спілкування всіх співробітників офісу і окремі канали для листування всередині кожного відділу.

Природно, неможливо уявити собі чат для офісу без книги контактів. В MyChat їх навіть дві. У першій наводиться повний список всіх зареєстрованих в системі користувачів. Причому їх можна розбити по відділах, виділивши в кожній групі начальника. Це особливо актуально для великих компаній, в яких співробітники з різних відділів можуть і не знати один одного. Друга книга контактів - персональна. У кожного користувача вона своя. У неї можна занести всіх людей, з якими потрібно часто спілкуватися.

Крім цього в даному чаті для офісу реалізований цілий ряд додаткових можливостей. Перша з них - система оповіщень. З її допомогою можна передати всім або тільки деяким користувачам певне повідомлення і зажадати у них підтвердження прочитання. Це дозволяє розсилати накази для ознайомлення, повідомлення про проведення зборів та ін. Причому співробітники вже не зможуть сказати, що вони не побачили або не прочитаєте повідомлення.

Чимало функцій в MyChat призначене для збільшення зручності його розгортання і адміністрування. Чим у системи більше можливостей в цьому плані, тим зручніше нею управляти. А значить, тим менше сукупна вартість володіння чатом. Відмінною особливістю MyChat є можливість використання в мережах, в тому числі і в розподілених, самого різного масштабу, починаючи з декількох і закінчуючи тисячами і навіть десятками тисяч клієнтів, які перебувають в різних містах або навіть країнах. Це забезпечується цілим набором функцій адміністрування.

Почати потрібно з способів установки програм-клієнтів. Інсталювати їх можна як вручну, так і автоматично з використанням групових політик Active Directory. Це ж саме можна сказати і про оновлення клієнтів. Втім, в MyChat існує більш зручна реалізація цього процесу. В цьому чаті для офісу є функція автоматичного оновлення. При її використанні клієнт оновлюється самостійно по команді користувача, якому видається відповідне повідомлення (при цьому використовується вбудований FTP-сервер, куди адміністратор повинен попередньо завантажити дистрибутив нової версії). Реалізована в MyChat і інтеграція з Active Directory. яка здатна дуже сильно полегшити життя ІТ-відділу компанії.

Ще однією дуже важливою особливістю розглянутого чату для офісу є власний скриптова движок. Для чого він потрібен? Цей движок дозволяє писати довільні скрипти, що використовуються для автоматизації різних процесів і інтеграції чату з іншими корпоративними програмними інструментами. Тут же можна відзначити і можливість підключення різних плагінів. Наприклад, плагіна для віддаленого управління комп'ютерами користувачів. У поєднанні з деякими іншими можливостями MyChat (відправка скріншотів, технологія MyChat Actions і ін.) Це дозволяє організувати ефективну технічну підтримку користувачів.

Чимало уваги приділили розробники програми безпеки. Весь переданий в системі трафік шифрується, що робить непотрібним його перехоплення. Це дозволяє без побоювання підключати віддалених користувачів через Інтернет. Також можна відзначити наявність досить гнучкої системи налаштування прав доступу користувачів до можливостей чату. Вони встановлюються за групами, причому його можна налаштувати або заборонити практично будь-яку операцію. Це дозволяє налаштовувати чат для офісу точно так, як потрібно в кожному конкретному випадку.

Відмінною рисою програми MyChat є активне використання веб-технологій. До складу цього продукту входить власний веб-сервер, який може використовуватися для управління цим чатом для офісу. Такий спосіб адміністрування прекрасно доповнює традиційну локальну консоль. Він дозволяє управляти сервером чату віддалено зі свого робочого комп'ютера або взагалі з дому через Інтернет.

Але це ще не все. Вбудований веб-сервер дозволяє користувачам спілкуватися один з одним не тільки за допомогою програми-клієнта, а й з використанням будь-якого сучасного браузера. Веб-клієнт, хоч і має трохи меншим функціоналом, дозволяє без проблем працювати в загальному чаті. Це дійсно важливо, оскільки забезпечує можливість спілкування користувачам практично будь-яких сучасних мобільних пристроїв.

Ще однією приємною особливістю даного чату для офісу є його постійний розвиток. Регулярно виходять оновлення продукту, в яких розширюється його функціонал, виправляються знайдені недоробки. Так, наприклад, зовсім недавно побачила світ нова версія MyChat. має номер 4.13. У ній з'явилася можливість передачі файлів через сервер, а не тільки безпосередньо від клієнта клієнту (це напевно оцінять користувачі великих розподілених мереж), була поліпшена веб-консоль управління сервером, вдосконалено технологію підключення користувачів до сервера і збільшена продуктивність роботи останнього, оновлений скриптова движок і пр. Все це говорить про те, що розробники не залишають своє дітище без уваги. А значить і користувачам можна сміливо сподіватися на розширення функціональних можливостей і на те, що з часом чат для офісу стане ще зручніше у використанні.