Спілкування із зацікавленими особами
Помічник Google Translate в оновленому додатку 1Для чого потрібно управляти вартістю проекту 1
Наш RSS канал
Велика частина того, що я можу сказати з цього питання, потрібно розглядати з точки зору проектного менеджера. Я завжди наполягаю на тому, що спілкування має перебувати в найвищому пріоритеті. Поза всяким сумнівом, проектний менеджер несе відповідальність за успіх проекту, роботу з клієнтами, контроль за діями команди, керівництво, управління бюджетом і масштабом проекту, але кожен з цих сегментів роботи повинен починатися з спілкування. А як спілкуватися з тими, хто не входить безпосередньо в проектну команду?
Якщо порівняти проектний менеджмент зі схемою спілкування всередині нашої власної сім'ї, можна назвати таку ступінь спорідненості, як двоюрідні брати і сестри, племінниці і племінники, дядьки й тітки - ці члени сім'ї, як правило, не є частиною нашого повсякденного життя. Як ми повинні з ними спілкуватися? Як багато такого спілкування нам потрібно? Як часто? З яким ступенем деталізації? Може і чи повинен хтось із них бути виключеним з нашого життя? Я маю на увазі зацікавлені сторони проекту в цілому, і, особливо, тих з них, хто не залучений в нього щодня. Вони нагадують далеких родичів, яких ви бачите раз на рік. Що вони повинні знати про проект?
Ясно, що деякі зацікавлені особи повинні знати про проект все. Їм необхідний доступ до найактуальнішої і докладної інформації, яку тільки ви можете надати. Найчастіше така інформація надсилається щотижня, а для невеликої групи зацікавлених осіб - щодня. Проектна команда і спонсор проекту, а також його власна команда або контакти повинні отримати можливість регулярно, щотижня спілкуватися з питань, пов'язаних з проектом, а також збирати екстрені наради, коли це необхідно. Як правило, прийнято влаштовувати щотижневі наради за участю членів проектної команди, а також відправляти замовнику щотижневі звіти по статусу проекту.
Зрозуміло, щотижневий звіт про статус проекту, скоригований календарний план, що пояснює, як проект виглядає «тут і зараз», а також звіти по помилках, ризиків і бюджету є невід'ємною частиною спілкування тих співробітників і зацікавлених осіб, які безпосередньо працюють над проектом. Якщо процес спілкування проходить так, як це повинно бути, ви зможете в будь-який час вільно спілкуватися з будь-якою зацікавленою особою по будь-якої інформації про статус проекту.
Розглянемо «далеких родичів». До них відносяться зацікавлені особи, які мають певні інтереси, які залежать від успіху або провалу проекту, або співробітників, залучених в ваш проект. Як правило, їм не потрібна інформація про кожного апдейте. Навпаки, вони можуть поскаржитися на надлишок інформації, якщо будуть щотижня отримувати звіти про зміни в календарному плані, фінансовий стан або статусах помилок і ризиків. Їм це і не потрібно, більше того, вони не знають, що робити з інформацією такого роду. Згодом вони стануть ігнорувати ваші звіти та, можливо, упустять з виду такі питання, які ви, навпаки, хотіли б до них донести.
Цій групі зацікавлених осіб необхідна більш узагальнена інформація про статус проекту, яка надходить щотижня або, що більш поширене, щомісяця. Такий звіт містить короткий опис завершених етапів, поточної роботи проектної команди і планів на найближчий тиждень або місяць (це залежить від періодичності звітів, яку ви заздалегідь повинні узгодити з цією групою зацікавлених осіб). Не забудьте узгодити і термінові оповіщення на той випадок, якщо вам знадобиться велика ступінь їх залученості в конкретні питання. Можливо, щоб бути впевненим в тому, що важливі моменти не проходять повз них, вам доведеться «привчити» їх в першу чергу звертати увагу саме на таку інформацію.
Багато хто потребує актуальної інформації про хід робіт над проектом - особливо, якщо він знаходиться в високий пріоритет. Але далеко не кожен очікує настільки детальної інформації, якою володіють безпосередні учасники робочого процесу. Якщо ви дасте їм занадто багато інформації, це перетвориться в щотижневу «звалище даних», на які ніхто не звертає уваги. Навряд чи це те, чого ви домагалися. Будьте винахідливі при виборі методів спілкування з зацікавленими особами. Шукайте прийнятні форми подачі інформації, які будуть сприйняті різними групами людей, що мають відношення до проекту. Тільки в цьому випадку ви можете бути впевнені, що ваші звіти будуть мати очікуваний ефект.
- управління проектами
- , управління ризиками
- , ризики
- , зацікавлені особи