Служби документаційного забезпечення управління (доу) - студопедія

Документаційне забезпечення управління в організації здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику організації. Залежно від обсягу документообігу та типових структур можуть бути наступні служби ДОУ: управління справами, загальний відділ, служба ДОУ і ін.

До складу управління справами включаються служба ДОУ (бюро урядової листування, експедиція, машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро), інспекція при керівникові, секретаріат (приймальня, секретаріат керівника, секретаріати заступників керівника, секретаріат колегії, протокольне бюро), відділ вдосконалення роботи з документами , відділ листів (скарг) і центральний архів.

До складу загального відділу включаються канцелярія, група контролю, протокольна група, група вдосконалення роботи з документами, група листів (скарг), копіювально-розмножувальна служба, бюро машинопису і стенографії, архів.

В асоціаціях і концернах склад і структура служби ДОУ визначаються керівництвом організації:

в спільних підприємствах (організаціях) - правлінням;

в акціонерних товариствах - установчої конференції;

в кооперативах - загальними зборами членів кооперативу.

В організаціях, які мають служби ДОУ, її функції виконує секретар керівника або спеціально призначена посадова особа.

Робота служби ДОУ регламентується положенням про цю службу, а діяльність працівників служби ДОУ - посадовими інструкціями, які закріплюють раціональне поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання і кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються керівником служби ДОУ і затверджуються керівником організації (підприємства). При необхідності посадові інструкції можуть переглядатися.

Служба ДОУ здійснює такі основні функції:

-впровадження державних нормативів і розробок щодо вдосконалення документування;

-розробку і впровадження раціональних форм документів, організацію роботи з урахуванням відомчої специфіки;

-контроль за дотриманням стандартів на документи;

-експедиційну обробку та доставку документів виконавцям;

-реєстрацію документів та обліково-довідкову роботу;

-контроль за виконанням документів;

-формування, оформлення, зберігання справ і видачу їх для використання;

-оформлення, видання і розсилку документів;

-організаційне і методичне керівництво, контроль за роботою з документами в структурних підрозділах організації.

В даний час перед службами ДОУ стоїть завдання більш тісної ув'язки роботи з АСУ (автоматизованою системою управління) на основі уніфікованих систем документації і процесів управлінської діяльності, раціонального документообігу. В умовах науково-технічної реконструкції, обумовленої ринковими змінами, в господарстві республіки відбулося різке збільшення обсягів інформації, викликане активізацією комерційної діяльності підприємств, зростанням числа установ, організацій і підприємств, збільшенням номенклатури товарів і ускладненням процесу їх переміщення, розширенням економічних зв'язків. У зв'язку з цим виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатнього кількості видів документів, виконують роль інформаційного забезпечення функцій управління. Ручна обробка не дозволяла вчасно і якісно переробити зростаючі потоки інформації. З'явилася потреба в механізації, а потім і в автоматизації обробки документної інформації. Однак практичне впровадження і застосування засобів обчислювальної техніки, ефективність їх використання знаходяться в прямій залежність від ступеня впорядкування документації, для обробки якої вони призначені.