Системи класифікації та кодування

Автоматизована обробка на ЕОМ дозволяє складати різні зведення, таблиці, відомості, де інформація згрупована з яких - небудь реквізитами - ознаками, наприклад за діючими підрозділам.

Для виконання угруповань з'являється необхідність кодування цих группіровочних реквізитів - ознак умовними позначеннями, для чого використовуються системи класифікацій і кодування. Вони дозволяють представити інформацію у формі, зручній для сприйняття машиною. Як правило, кодуються ті літерні вираження реквізитів - ознак, за якими робиться угруповання. Для цього потрібно було створити коштів формалізованого опису економічної інформації, на основі яких складають класифікатори. Класифікатор - це систематизоване зведення однорідних найменувань, тобто класифікуються об'єктів і їх кодових позначень.

Код являє собою умовне позначення об'єкта знаком або групою знаків за певними правилами, встановленими системами кодування. Коди можуть бути цифровими, літерними, комбінованими. При обробці економічної інформації часто приймають Мнемокод, штрих - коди; в ряді випадків машина сама може кодувати заносяться в неї об'єкти. Використовується найпростіша система кодування - порядкова. Як мнемокода застосовується умовне короткий буквене позначення об'єкта.

Наприклад, матеріально-відповідальній особі присвоюється мнемокод «МОЛ». Процес присвоєння об'єкту кодових позначень називається кодуванням. Основна мета кодування полягає в однозначному позначенні об'єктів, а також у забезпеченні необхідної достовірності кодируемой інформації. За допомогою кодування забезпечується виконання основних функцій, пов'язаних з обробкою економічної інформації:

мінімізація обсягу визнаної інформації при введенні її в обчислювальну систему і передачі по каналах зв'язку; сортування та пошук інформації за ключовими ознаками;

розробка зведених економічних звітів за різними ознаками;

декодування при переході від кодів - ознак до їх найменувань при друку вільних економічних звітів.

Систематизація економічної інформації викликає необхідність застосування різних класифікаторів:

загальнодержавні класифікатори (ОК), що розробляються в централізованому порядку і є єдиними для всієї країни;

галузеві, єдині для конкретної галузі;

регіональні, єдині для даної території;

локальні, що складаються на номенклатури, характерні для даного підприємства, організації, фірми.

Розробка локальних класифікаторів ведеться на місцях при проектуванні ІС. Поряд з ними на підприємствах використовуються і класифікатори загальнодержавного і галузевого призначення. Класифікатори загальнодержавного призначення становлять Єдину систему класифікації та кодування (ЕСКК), налічують близько чотирьох десятків і умовно ділять на чотири групи:

класифікатори трудових і природних ресурсів, наприклад ОК професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР).

класифікатори інформації про структуру економіки (СООК) і адміністративно-територіальний поділ країни (СОАТО).

класифікатори інформації про продукцію та послуги (ОК промислової і сільськогосподарської продукції - ОКП), ОК будівельної продукції.

класифікатори техніко-економічних показників (ОКТЕП), управлінської документації (ОКУД), одиниць виміру (ОКЕІ) і ін.

Кодування економічної інформації.

Під кодуванням розуміється привласнення інформації умовних позначень. Кодування інформації переслідує цілий ряд цілей, в тому числі отримання більш економного її зображення і більшої наочності, полегшення передачі, зберігання, обробки та використання. Сукупність умовних позначень, відповідних одиницям інформації, називається кодом. Код будується за певними системам. Система кодування називається строго певний порядок присвоєння умовних позначень одиниць інформації. Побудова систем кодування ЕІ можливо тільки при наявності класифікаторів інформації. Розрізняють глобальні та локальні класифікатори. Для кодування інформації використовуються цифри, букви, кодові знаки. При автоматизованій обробці ЕІ до кодів висуваються такі вимоги:

-повинен забезпечувати можливість точної ідентифікації об'єкта;

-повинен забезпечувати можливість виділення певних класифікаційних ознак об'єкта;

-повинен мати по можливості менше число розрядів;

-код одного і того ж об'єкта в різних завданнях повинен бути одним і тим же;

-система кодування по можливості повинна відповідати глобальним класифікаторами.

1.Порядковая система кодування передбачає заміну найменувань предметів порядковими номерами в порядку зростання. Новим найменувань зазвичай присвоюються коди, які йдуть за останніми порядковими номерами.

Переваги: ​​простота і раціональна техніка побудови, тому що в ній використовуються тільки необхідну кількість номерів.

-відсутність можливості розширення найменувань без порушення прийнятої класифікації.

2. Серійна система кодування передбачає присвоєння серії номерів ознаками старшого порядку і самостійних кодів ознаками молодшого порядку. У відведених серіях кожної групи ознак старшого порядку залишаються резервні номери для кодування нових найменувань.

-можливість резерву номерів для ознак старшого і молодшого порядків.

-трудомісткість при запам'ятовуванні кодів,

-при отриманні підсумків за серіями необхідна попередня

3.Десятічния або розрядна система кодування характеризується закріпленням одного або декількох цифрових розрядів за кожним группіровочним ознакою всередині многопрізначной номенклатури, тобто закріпленням за ознаками номерів, кратних десяти. Кожен розряд або кілька цифрових розрядів визначає якусь ознаку класифікації номенклатури.

-скорочення значности коду за рахунок повторення кодів підгруп і ознак молодшого порядку,

-найбільш повно відповідають вимогам обліку:

-стійкість, простота побудови, чіткість виділення ознак.

-дозволяють більш ефективно використовувати автоматизовані методи обробки.

-неможливість раціонального використання відведених номерів для кодування ознак,

-багатозначність, а слід. громіздкість і складність побудови.

4. Коди повторень повторюють цифрові позначення, привласнених найменувань номенклатури або їх характеристики.

-більш зрозумілі, швидше запам'ятовуються і не вимагають трудомісткої роботи з кодування і декодування,

-раціональна, тому що зменшує помилки в первинних документах.

-позиції номенклатури д. мати постійно присвоєні цифрові позначення.

Використовуються при позначенні дати, розрядів роботи, розрядів робітників, матеріалів, інструментів, сорти товарів і ін.

5. Змішана або комбінована система кодування заснована на використанні різних систем, викладених вище. Змішані коди застосовуються для кодування багатозначних номенклатур, що містять кілька різних ознак. Вони широко використовуються для кодування виробничих витрат, коли балансові рахунки, субрахунка і статті витрат позначаються кодами повторення, а вироби та замовлення кодуються за допомогою серійної, десяткового або ін. Системи кодування. При змішаній системі найбільш раціонально використовуються переваги кожної з застосовуваних систем кодування.