Схема надсилання та отримання електронного документа НВІС

Схема надсилання та отримання будь-якого електронного документа в НВІС складається з наступних етапів:

• Продавець (відправник) готує документи в НВІС або автоматично вивантажує готовий комплект документів зі своєї облікової системи через спеціальну обробку.
• Відправляє комплект покупцю (отримувачу), завіривши його своїм електронним підписом (ЕП).
• Якщо покупець ще не зареєстрований в системі обміну електронними документами НВІС, то йому на електронну пошту буде надіслано лист-запрошення на підключення до системи.
• Покупець приймає документи в особистому кабінеті НВІС або відразу в своїй обліковій системі через спеціальну обробку.
  У разі необхідності узгодження документа з двох сторін покупець підписує його своєю ЕП або відхиляє, з зазначенням причини.
• Продавець стежить за станом відправленого документа; за отриманням екземпляра, затвердженого покупцем.
• Якщо комплект документів був відхилений, то продавець зможе виправити всі недоліки і відправити коригувальний або вивантажити новий комплект.

Щоб виключити можливість неузгоджених дій між продавцем і покупцем, в НВІС заборонено змінювати етапи відправки та отримання документів між організаціями. Але при цьому можна вносити доповнення в стадії проходження узгодження документів в рамках своєї компанії.

Регламент обміну документами з контрагентами

У НВІС є чотири основних регламенту обміну електронними документами між контрагентами, які дають можливість організувати більшість бізнес - процесів:

• затвердження договору
  Регламент проходження узгодження має стандартний вид.
  Документ затверджується двома сторонами.
• Затвердження рахунків - фактур і інших документів реалізації
  Процедура надсилання та отримання рахунків - фактур в електронному вигляді суворо регламентована детально розписана в Наказі Мінфіну України 50н. Основні відмінності обумовлені наявністю додаткових технічних документів, які є підтвердженням дати відправлення і отримання рахунків - фактур.
• Звірка взаєморозрахунків з контрагентами
  Основна відмінність від типового узгодження полягає в тому, що при виявленні розбіжності одержувач зможе відправити свою редакцію акту звірки. Прийнявши варіант другої сторони ініціатор за загальними правилами виправляє документ і направляє нову версію акту звірки.
• обмін кореспонденцією
  Різні документи, такі як доповнення до договору, пояснювальні записки, вітальні листівки, можна відправляти і приймати без узгодження.

Залишилися питання?

- Ми із задоволенням на них відповімо!