Розвиток команди проекту - розвиток команди проекту на сучасному підприємстві

Розвиток команди проекту

Розвиток команди проекту - це процес підвищення кваліфікації членів команди проекту, поліпшення взаємодії між ними і поліпшення загальних умов роботи команди для підвищення ефективності проекту. Менеджери проектів повинні вміти визначати, формувати, підтримувати, мотивувати, керувати і надихати команди проектів для підвищення ефективності їх роботи та досягнення цілей проекту.

Командна робота є критично важливим фактором успіху проекту, а розвиток ефективних команд проектів є однією з найважливіших обов'язків менеджера проекту. Менеджери проектів повинні створювати умови, що сприяють командній роботі. Менеджери проектів повинні постійно мотивувати свою команду, ставлячи перед нею завдання і надаючи можливості, забезпечуючи при необхідності їх своєчасної зворотним зв'язком і підтримкою, а також заохочуючи і винагороджуючи за гарне виконання робіт. Висока ефективність роботи команди може бути досягнута за допомогою відкритої та ефективної комунікації, підвищення довіри між членами команди, конструктивного управління конфліктами, а також за рахунок сприяння вирішенню проблем і прийняття рішень на основі співпраці. Для отримання ресурсів, необхідних для розвитку ефективних команд проектів, менеджер проекту повинен запитувати підтримку керівництва або впливати на зацікавлені сторони проекту.

В даний час менеджери проектів діють в глобальних умовах і працюють над проектами, що характеризуються культурним розмаїттям. Найчастіше члени команди мають досвід в різних галузях, кажуть на різних мовах, а іноді використовують «мову команди», який відрізняється від їх рідної мови. Команда управління проектом повинна використовувати культурні відмінності для отримання вигоди, орієнтуватися на розвиток і підтримку команди проекту на всьому протязі життєвого циклу проекту, а також дотримуватися моделі взаємозалежної спільної роботи в обстановці взаємної довіри. Розвиток команди проекту направлено на розвиток навичок співробітників, їх технічної кваліфікації, а також поліпшення загального клімату в команді і підвищення ефективності виконання проекту. Для цього потрібні чіткі, ефективні та дієві способи комунікації між членами команди на всьому протязі життєвого циклу проекту. Цілі розвитку команди проекту включають в себе, серед іншого:

* Підвищення рівня знань і навичок членів команди для підвищення їх здатності досягати результатів проекту при зниженні вартості, скорочення термінів і поліпшення якості;

* Зміцнення почуття довіри і згуртованості серед членів команди для підвищення морального духу, зменшення конфліктів і поліпшення командної роботи.

* Створення динамічної і згуртованої командної культури для підвищення як індивідуальної, так і командної продуктивності, стимулювання командного духу і співпраці, а також створення можливостей для взаємного навчання і наставництва, спрямованих на обмін знаннями та досвідом між членами команди.

Рис.13. Розвиток команди проекту: входи, інструменти, методи і виходи

Рис.14. Блок-схема даних при розвитку команди проекту

Розвиток команди починається зі складання списку членів команди проекту. Документація по призначенню персоналу проекту визначає персональний склад команди.

На підставі поточної оцінки продуктивності команди проекту та інших форм управління командою проекту в план додаються такі розділи, як винагороду, зворотний зв'язок, додаткове навчання та заходи дисциплінарного впливу.

Ресурсні календарі визначають періоди часу, коли члени команди проекту можуть брати участь в заходах щодо розвитку команди.

Навчання включає в себе всі дії, спрямовані на підвищення кваліфікації членів команди проекту. Навчання може носити як офіційний, так і неофіційний характер. Прикладами методів навчання персоналу є навчання в класі, по Інтернету, з використанням комп'ютерних технологій або навчання на робочому місці під керівництвом іншого члена команди проекту, наставництво і інструктування. Якщо члени команди проекту не володіють достатніми управлінськими або технічними навичками, то розвиток таких навичок можна передбачити як частина робіт по проекту. Заплановане навчання здійснюється згідно з планом управління забезпеченням проекту персоналом. Позапланове навчання проводиться за результатами спостереження, обговорення і оцінки ефективності виконання проекту, які виконуються під час процесів контролю управління командою проекту.

Одним з найбільш важливих навичок при розвитку середовища команди є вміння розглядати проблеми команди проекту і обговорювати їх як командні проблеми. Необхідно стимулювати всю команду для спільного вирішення даних проблем. Для формування ефективних команд проектів менеджери проектів повинні заручитися підтримкою вищого керівництва і прихильністю членів команд, призначати відповідні заохочення і винагороди, формувати своєрідність команди, ефективно залагоджувати конфлікти, зміцнювати довіру і створювати умови для відкритого спілкування між членами команди і, крім того, здійснювати адекватне керівництво командою.

Зміцнення команди, як постійний процес, є критично важливим для успіху проекту. Хоча зміцнення команди особливо принципово на початку проекту, даний процес ніколи не закінчується. Зміни в навколишньому середовищі проекту неминучі, і для ефективного управління ними повинні додаватися постійні або періодичні зусилля по зміцненню команди. Менеджер проекту повинен постійно контролювати дії членів команди і їх продуктивність, щоб визначати, чи потрібні які-небудь дії для запобігання або усунення різних проблем команди.

Одна з теорій стверджує, що існує п'ять стадій розвитку, через які можуть проходити команди. Зазвичай ці стадії наступають по порядку. Однак нерідко команда може «застрягти» на певній стадії або повернутися на більш ранню. Крім того, в проектах, члени команд яких працювали раніше разом, певні стадії можуть бути пропущені.

* Формування. На даній стадії команда збирається разом і дізнається про проект і про своїх формальних ролях і відповідальності в ньому. Члени команди на цій фазі, як правило, незалежні один від одного і не особливо відкриті. Для отримання докладної інформації см.Tuckman ladder of team development.

* Шторм. Протягом даної стадії команда починає вивчати роботи по проекту, технічні рішення і підхід до управління проектом. Якщо члени команди не налаштовані на співпрацю і не відкриті різним ідеям і перспективам, обстановка може стати деструктивною.

* Врегулювання. На стадії врегулювання члени команди починають працювати разом і підлаштовують свої робочі звички і моделі поведінки так, щоб сприяти командній роботі. Члени команди починають довіряти один одному.

* Результативність. Команди, які досягли стадії результативності, функціонують як добре організоване підрозділ. Вони незалежні і спокійно і ефективно вирішують проблеми.

* Завершення. На цій стадії команда завершує роботу і переходить до наступного проекту.

Тривалість кожної конкретної стадії залежить від динаміки, чисельного складу і керівництва команди. Менеджери проектів повинні добре уявляти собі динаміку розвитку команди, щоб сприяти ефективному проходженню членами команди всіх стадій.

За допомогою принципів встановлюються ясні і чіткі правила поведінки, прийнятні серед членів команди. Чим раніше члени команди прийдуть до взаємної угоди про правила поведінки, тим менше ймовірність виникнення непорозумінь і тим вища продуктивність праці. Обговорення принципів дає можливість членам команди виявити важливі для них положення. Всі члени команди проекту в рівній мірі несуть відповідальність за дотримання встановлених принципів.

Спільне розташування передбачає розміщення всіх або більшості найбільш активних членів команди проекту в одному місці для розширення їх можливостей працювати в єдиній команді. Спільне розташування може передбачатися на певний час (наприклад, на період часу, що має стратегічне значення для проекту) або на час всього проекту. Стратегія спільного розташування передбачає наявність кімнати для нарад команди, місце для розміщення розкладів і інші пристосування, що сприяють взаємному спілкуванню і зміцненню почуття колективізму. Хоча спільне розташування вважається корисною стратегією, іноді віртуальних команд.

Частиною процесу розвитку команди є визнання заслуг і заохочення бажаної поведінки членів команди. Початкові плани порядку заохочення розробляються в рамках процесу розробки плану управління людськими ресурсами. Важливо розуміти, що кожне конкретне винагороду, призначене будь-якій особі, буде ефективно тільки в тому випадку, якщо воно задовольняє потребу, що представляє цінність для даної особи. Рішення про винагороду приймаються офіційно або неофіційно в процесі управління командою проекту на підставі результатів оцінки ефективності виконання проекту. При визначенні заохочень і винагород слід враховувати культурні відмінності. Наприклад, в культурі, яка заохочує індивідуалізм, буває складно розробити відповідні командні винагороди.

Винагороджувати слід тільки бажану поведінку членів команди. Наприклад, бажання працювати понаднормово з метою виконання жорсткого розкладу повинно бути винагороджено і зазначено; а понаднормова робота внаслідок поганого планування винагороді не підлягає. Однак не варто карати членів команди за погане планування і, відповідно, нереалістичні очікування, нав'язані вищим керівництвом. Винагорода за принципом «один виграв - всі інші програли», яке призначається тільки деяким членам команди проекту (наприклад, звання «кращий працівник місяця»), може завдати шкоди згуртованості команди. Винагорода за досягнення, які під силу будь-якому члену групи (наприклад, за своєчасну здачу звітів про поточний стан), як правило, сприяють зміцненню взаємної підтримки серед членів команди.

Персонал мотивований, якщо співробітники відчувають, що їх цінують в організації, а це можна продемонструвати через винагороду. Як правило, гроші розглядаються більшістю як найбільш матеріальний аспект системи заохочення, а й інші, нематеріальні нагороди також ефективні. Більшість членів команди проекту мотивуються можливістю розвиватися, вдосконалюватися і застосовувати свої професійні навички для досягнення нових кар'єрних висот. Публічне заохочення високої продуктивності праці створює позитивний підйом духу. Хорошою стратегією для менеджерів проектів є визнання заслуг команди на всьому протязі проекту, а не тільки після його завершення.

Після того, як виконані дії з розвитку команди проекту, наприклад навчання, зміцнення команди та спільне розташування, команда управління проектом може давати офіційні і неофіційні оцінки ефективності роботи команди проекту. Ефективні стратегії та дії з розвитку команди повинні підвищувати продуктивність праці команди, що в свою чергу сприяє досягненню цілей проекту. Критерії оцінки продуктивності праці команди повинні визначатися усіма відповідними сторонами і використовуватися як входи процесу розвитку команди проекту. Це особливо важливо в проектах, пов'язаних з контрактами або колективними трудовими договорами.

Ефективність роботи успішної команди вимірюється в одиницях сприятливого результату відповідно до узгоджених цілей проекту, виконанням розкладу проекту (виконано вчасно) і виконанням бюджету (виконано в рамках фінансових обмежень). Високоефективні команди характеризуються саме такою роботою, орієнтованої на завдання і результат. Крім того, вони демонструють особливі робочі і людські якості, які являють собою непрямі показники ефективності виконання проекту.

Для оцінки ефективності команди можуть використовуватися такі показники:

* Підвищення навичок членів команди, що дозволяють їм більш ефективно виконувати доручені завдання;

* Розвиток компетенцій, які допомагають групі краще працювати як єдиній команді;

* Скорочення плинності кадрів

* Підвищення згуртованості команди, коли члени команди можуть відкрито ділитися інформацією і досвідом один з одним для поліпшення загальної ефективності виконання проекту.

В результаті проведення оцінки загальної ефективності командної роботи команда управління проектом може виявити необхідність проведення спеціального навчання, інструктування, наставництва, допомоги або змін, необхідних для поліпшення ефективності її роботи. При цьому також визначаються відповідні або необхідні ресурси, необхідні для досягнення і впровадження поліпшень, виявлених в ході оцінки. Дані ресурси і рекомендації для поліпшення команди повинні бути відповідним чином документально оформлені і передані відповідним сторонам. Це особливо важливо, коли члени команди є членами профспілки, є сторонами за колективним договором, пов'язані умовами виконання контракту або знаходяться в інших подібних ситуаціях.