Робота з документами, що містять кт
4. документи на галографических носіях інформації (галограмми).
Робота з документами, що містять КТ.
Комерційна таємниця - науково-технічна, комерційна. організаційна, яка використовується у підприємницькій діяльності, яка має реальну або потенційну цінність. Вона конфіденційна і не підлягає розголошенню. КТ включає ділову інформацію, технології, відкриття, винаходи і т.д. Забезпечення збереження конфіденційної інформації вимагає дотримання наступних умов: 1) визначення відомостей, що становлять КТ підприємства 2) забезпечення порядку їх захисту. Відомості КТ підприємства можна розділити на 2 блоки: 1) науково-технічна інформація 2) ділова інформація. Науково-технічна інформація - включає конструкції машин, креслення, схеми, коди, ключі, програмне забезпечення. Ділова інформація - відомості про фінанси, відомості про грошові кошти, відомості про розмір прибутку, плани розвитку підприємства, кадровий склад, установчі док-ти, Склад і обсяг відомостей що становить КТ визначаються керівником. Забезпечення захисту конфіденційної інформації включає в себе: - розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіденційності для осіб, допущених до КТ. - обмеження доступу до носіїв інформації КТ. - ведення діловодства, облік і збереження док-ів, що містять КТ, - використання організаційних, технічних та інших засобів захисту, здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони КТ. При надходженні на роботу співробітник підписує зобов'язання про нерозголошення КТ. Зобов'язання складається в 1 прим. і зберігається в особовій справі 5 років. Приблизний перелік, що становить КТ. - відомості про нові технології, - методи управління, - фінансова діяльність, - розмір прибутку, цілі, завдання переговорів, - з / плата співробітників, - збут продукції, - маркетингові дослідження. Якщо відомості з переліку КТ переносяться в документи, то вони стають конфіденційними. Всі документи, що містять КТ. підлягають обліку і спец. позначенню. На документі проставляють гриф обмеження доступу в правому верхньому куті. На документі з грифом КТ вказується кількість екз.документов і місце знаходження. Всі документи, що містять конфіденційну інформацію, повинні реєструватися окремо від інших док-ів в журналі реєстрації документів з грифом КТ. Всі аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу в засвідчувальному аркуші зазначається загальна кількість аркушів (цифрами і прописом). Документи з грифом КТ формуються в окрему справу. На початку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, опечатаний посадовою особою. Рух (видача і повернення) документів з грифом КТ повинно відображатися в журналі обліку видачі документів з грифом КТ. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом КТ з однієї справи в інше без дозволу керівництва і відміток в журналі реєстрації документів з грифом КТ. Після закінчення року створена комісія виконує такі роботи: - перевіряє наявність всіх документів з грифом КТ, - відбирає документи для архівного зберігання, - відбирає документи для знищення. У разі втрати таких документів до відома ставиться керівництво, призначається комісія. На загублені документи складається акт, в журналі ставлять позначку про втрату. При передачі справ в архів на документи з грифом КТ складається опис. Архівне зберігання проводиться в опечатаних коробках. На документи з грифом КТ, відображені до знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спец. машини, що виключає можливість відновлення інформації.
Система каталогів в архіві
Архівний каталог - межфондовий архівний довідник, в якому інформація про зміст документів архіву згрупована по предметам, темам, галузям, розташованим відповідно до прийнятої для даного каталогу схемою класифікації документної інформації. Сукупність різних каталогів становить систему каталогів архіву. Каталогізація архівних документів - сукупність робіт з підготовки, створення, ведення каталогів, яка складається з:
Визначення виду каталогу; Розробки схеми класифікації в ньому документної інформації; Виявлення та відбору документної інформації для каталогізації;