Робочі процеси в sharepoint

Робочі процеси SharePoint - готових робочих міні додатки, які прискорити і автоматизувати широкий набір бізнес-процесів. Робочі процеси варіюються від збір підписів, відгуки та затвердження для документа або план для відстеження поточний стан повсякденних процедури. Щоб заощадити час і сили і перенести однаковості і ефективності для завдання, які можна виконувати регулярно призначені робочі процеси SharePoint.

Що таке робочі процеси SharePoint?

Всім напевно відомо, що таке блок-схема. Це графічна схема процесу, з якої ясно, що відбувається на кожному його етапі.

Робочий процес SharePoint нагадує автоматизовану блок-схему, яка знижує трудовитрати і виключає здогадки і випадковості в стандартних робочих процесах.

Наприклад, розглянемо процес затвердження документа, представлений на малюнку. При виконанні вручну він вимагає постійних перевірок, відстеження, пересилання документів і відправки нагадувань, причому займатися цим довелося б особисто вам або вашим колегам. Таким чином, вам довелося б виконувати багато зайвої роботи і, що навіть важливіше, постійно відволікатися.

Запустити робочий процес SharePoint легко. Виберіть потрібний тип робочого процесу, вкажіть відповідні параметри, а інше зробить робочий процес. При цьому робочий процес в будь-який момент можна скасувати або завершити.

Які процеси можна автоматизувати за допомогою робочих процесів SharePoint?

Кожен тип робочого процесу включені act як шаблон. Додавання версії робочого процесу для одного списку або бібліотеки або для цілого сімейства сайтів вкажіть параметри і для цієї версії необхідні зміни за допомогою форми запуску. Ці параметри і параметри включають хто робочий процес призначає завдання, крайні терміни завдання, як може запускатися робочий процес, ким і коли, інструкцій, щоб включити в повідомлення про завдання і т. Д.

Важливо: За замовчуванням робочим процеси "Затвердження", "Збір відгуків" і "Збір підписів" не активовані і не відображаються в списку Виберіть шаблон робочого процесу в формі зв'язку. Щоб їх можна було використовувати, адміністратор сайту повинен активувати їх на рівні сімейства сайтів.

Існує п'ять типів готових робочих процесів.

Затвердження (напрямок документа або елемента для затвердження або відхилення)

Робочий процес затвердження направляє документ або інший елемент, який призначеним людей для їх затвердження або відхилення. Робочий процес затвердження можна також використовувати для управління твердженням контенту в списку або бібліотеці. Додаткові відомості, а для отримання покрокових інструкцій побачити все про робочих процесах затвердження.

Збору відгуків (напрямок документа або елемента для відгуків)

Робочий процес збору відгуків направляє документ або інший елемент, призначених користувачам для їх відгуки. Робочий процес збору відгуків об'єднує всі відгуки і пропозиції з учасників для власника робочого процесу, а також записи процесу рецензування. Для отримання додаткових відомостей і покрокові інструкції дивіться в розділі все про робочих процесах збору відгуків.

Збір підписів (напрямок документа, книги або форми для отримання цифрового підпису)

Робочий процес збору підписів маршрути документа Microsoft Office до призначеної людей для їх цифрових підписів. Зверніть увагу, що робочий процес збору підписів функції тільки з документами Word, книг Excel і форм InfoPath. Для отримання додаткових відомостей і покрокові інструкції дивіться в розділі все про робочих процесах збору підписів.

Трьохетапний робочий процес (відстеження проблеми, проекту або завдання трьох етапів або фаз)

Трьохетапний робочий процес призначений для відстеження стану елемента списку за допомогою трьох станів (фази). Може використовуватися для управління бізнес-процесами, в яких організації потрібно відстежувати велику кількість питань або елементів - підтримки проблеми, потенційних покупців і завдання проекту, наприклад.

З кожним переходом від етапу до етапу робочим процесом призначається завдання для користувача, про що відправляється сповіщення по електронній пошті. Після виконання завдання робочий процес оновлює статус елемента і переходить до наступного етапу. Трьохетапний робочий процес розрахований на роботу з шаблоном списку "Відстеження питань", але його можна використовувати з будь-яким списком, що містить стовпець "Вибір" з трьома або більше значеннями.

У кого буде можливість додавати і запускати робочі процеси SharePoint?

Щоб додати або запустити процес, користувач повинен мати потрібні дозволи на роботу зі списком, бібліотекою або сімейством веб-сайтів, для яких виконується процес.

Додавання робочого процесу За замовчуванням необхідно мати дозвіл на керування списками, щоб Додати робочого процесу. (За замовчуванням в групі "Власники" має дозвіл на керування списками; члени групи і відвідувачі не рекомендується).

Запуск робочого процесу Крім того за умовчанням, необхідний дозвіл на зміну елементів для запуску робочого процесу, який вже додані. (Групи "Учасники" і групи власників мають дозвіл на зміну елементів за замовчуванням; групи '' відвідувачі '' Ні).
Крім того власники можете налаштувати певні робочі процеси, щоб можна було запущено тільки члени групи власників.

Як додати і запустити робочий процес SharePoint?

На зазначеній нижче схемою наводиться загальне уявлення стандартних етапів планування, додавання, запуску і зміни робочих процесів SharePoint. Далі кожен етап розглядається більш докладно.

Планування Коли ви використовуєте форму запуску, щоб додати вашу версію робочого процесу, вам слід знати, які параметри потрібні і які відомості повинні бути доступні.

Додавання Щоб додати потрібну версію робочого процесу для списку, бібліотеки або сімейства веб-сайтів, введіть дані в форму запуску.

Зміна Якщо процес працює не зовсім так, як хотілося б, можна відкрити форму зв'язку, через яку цей процес був створений, і внести в неї необхідні зміни.

Чи можна самостійно створювати робочі процеси SharePoint?

Використовуючи конструктор робочих процесів, користувач створює правила, які пов'язують умови і дії з елементами списків і бібліотек SharePoint. Зміни елементів в списках і бібліотеках запускають дії в робочому процесі.

Наприклад, можна створити робочий процес, який буде запускати додатковий процес затвердження за умови, що вартість елемента перевищує певний порогове значення.

Ви також можете задати робочий процес для набору пов'язаних документів. Наприклад, якщо ваш робочий процес пов'язаний з бібліотекою документів або він відфільтрований за типом вмісту документа, то з'явиться група контекстних дій для набору документів. Функція "Набір документів" дає можливість працювати з групою документів як з одним об'єктом, щоб дії робочого процесу для набору документів виконувалися для всіх його елементів.