Реквізити документів та вимоги до їх оформлення по 44-ФЗ

Замовники, які працюють за Законом № 44-ФЗ вже звикли протягом усього закупівельного процесу слідувати букві закону. Отже, при складанні будь-якої документації, яка якимось чином відноситься до процесу закупівель, також особливу увагу варто приділити всім правилам і вимогам.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• яким чином замовнику правильно оформити документи;
• що таке реквізити;
• які реквізити і правила їх оформлення існують;
• які реквізити офіційних документів найважливіші.

Замовники, які працюють за Законом № 44-ФЗ вже звикли протягом усього закупівельного процесу слідувати букві закону. Отже, при складанні будь-якої документації, яка якимось чином відноситься до процесу закупівель, також особливу увагу варто приділити всім правилам і вимогам. Знаючи, що при виконанні будь-якого, здавалося б, не складного етапу в закупівлях можна наробити дуже багато помилок, які в подальшому можуть обернутися для замовника не те що чи скасуванням закупівлі, а навіть порушенням законодавства і таким чином отримати штраф.

Реєстрація на порталі.
Для отримання повного доступу до порталу Про-госзаказ.ру необхідно зареєструватися.

«Управління закупівлями (120 годин)»
Програма розроблена відповідно до методичних рекомендацій МінекономразвітіяУкаіни і МінобрнаукіУкаіни і повністю відповідає ПРОФСТАНДАРТ.

При складанні будь-якого документа варто постійно піклуватися про те, щоб все було складено відповідно до чинного законодавства. Так і особливе значення займають не тільки вимоги до оформлення документів, але і їх реквізити. А саме неправильне, або деколи неточне їх вказівку може послужити тому, що документ не матиме юридичної сили.

Що ж таке реквізити?

Реквізит - це обов'язковий елемент оформлення документа, встановлений законом або розпорядчими положеннями. Вимоги до оформлення реквізитів документа викладено в ГОСТах. Розберемо, яким чином замовнику правильно оформити документи, які реквізити і правила їх оформлення існують.

Найважливіші реквізити офіційних документів

При складанні будь-якого документа прописується його найменування, складеного або виданого установою, регламентоване чинним законодавством, статутом, або іншими нормативними документами установи. Єдине де не вказується найменування документа, так це тільки в листах. Одним з важливих реквізитів сміливо можна назвати - «дата документа».

Датою документа є його дата підписання, буде це контракт, угоду і так далі. Ще датою може послужити і дата затвердження такого документа, наприклад, при затвердженні положення про приймальну комісію. Але ось дата протоколу - дата самого засідання, тобто саме та дата, коли комісія засідала і приймала рішення про допуск того чи іншого учасника. Дата для акту виконаних робіт - це буде дата самої події, коли роботи були виконані, і вони вже здаються підрядчиком / виконавцем, а замовник підписує цей акт і приймає ці роботи, у разі належного їх виконання.

Що стосується, дати підписання, якщо сторонами документа виступають кілька організацій, то датою документа буде найбільш пізня дата підписання. І дату, а саме число буде проставляти посадова особа, яка підписує цей документ, так при підготовці, наприклад, контракту друкується тільки позначення місяця і року.

Ще одним з головних реквізитів є номер документа, наприклад номер контракту, номер протоколу, номер наказу. Номер документа складається з порядкового номера, який, як правило, починає обчислюватися з початку року і може доповнюватися літерами, індексами, будь-якою інформацією на розсуд установи. Буває, що контракт між замовником і виконавцем носить так званий подвійний номер. Такий номер складається з номерів документа кожної з організацій, між якими укладено цей контракт, він проставляється через косу риску, в тому порядку, в якому прописані боку цього контракту.

Багато хто не надають значення, коли підписують якийсь офіційний документ. А одним з важливих реквізитів офіційного документа якраз і є - підпис. Але так само як і до всіх реквізитами до підпису теж існує вимоги. До складу реквізиту «Підпис» входить найменування посади особи, яка підписує, сама підпис і розшифровка підпису, яка включає в себе ініціали та прізвище підписанта. Цей реквізит документа є одним з головних елементів оформлення офіційного документа. Причому не один офіційний документ не обходиться без цього реквізиту.

Реквізити документів та їх оформлення є показником не тільки ефективного письмового ділового спілкування, а й запорукою успішного ведення закупівельного процесу.

Отримайте кваліфіковану експертну допомогу в Системі "Держзамовлення"