Проведення зборів і нарад

Якщо вам належить проводити нараду, дотримуйтеся декількох правил, які неодмінно забезпечать позитивний результат. Розпочинаючи нараду з позитивної установки і чітко позначаючи тимчасові рамки, ви допоможете людям сконцентруватися на питаннях, винесених на порядок денний. Нарада пройде швидко і буде просуватися результативно, якщо з самого початку направити обговорення в потрібне русло. Пам'ятайте, що в кінці наради необхідно підвести підсумки.

Початок наради або зборів

Відкриваючи збори, слід дотримуватися наступних правил.

Кожне нараду потрібно починати з вітання. Якщо на засіданні присутні нові обличчя, то вони повинні по черзі представитись, називаючи ім'я і посаду. І тільки після цього можна приступати до обговорення питань, винесених на порядок денний. У разі якщо хтось змушений прийти на збори пізніше або піти раніше всіх, про це необхідно попередити присутніх з самого початку.

2. Прийняття протоколів.

Якщо нарада проходить в кілька етапів і обговорюються одні й ті ж питання (або це чергові збори постійної комісії), потрібно переглянути протоколи і записи попередніх зборів. Це необхідно робити тільки при проведенні офіційних зустрічей. Запитайте присутніх: «У кого є питання з приводу сторінки № 1?» (Пауза.) «Сторінки № 2?» І т. Д. Можливо, були допущені граматичні або смислові помилки, що спотворили суть прийнятих рішень.

Економія часу - це основний фактор успішного проведення зборів. З самого початку необхідно контролювати регламент, щоб уникнути марної трати часу. Для цього слід дотримуватися кількох простих правил.

• Починайте засідання вчасно, навіть якщо прийшли ще не всі запрошені.

• Нагадайте присутнім про «вартості» такого засідання (для цього необхідно знати, скільки заробляє кожен з присутніх). Наприклад: «900 євро - вартість однієї години проведення зборів, відповідно, 15 євро за хвилину, тому я пропоную не витрачати час даремно, а використовувати його ефективно».

• Додайте годинник так, щоб ви могли добре бачити циферблат. Залиште десять хвилин в кінці зборів для підведення підсумків.

• Робіть перерви, якщо збори триває довго. Люди повинні відпочивати.

• Давайте присутнім під час для обмірковування тих чи інших питань. Наприклад: «Я пропоную зробити десятихвилинну перерву і потім чекаю ваших пропозицій».

• Закінчуйте засідання вчасно або навіть раніше, якщо вдалося обговорити всі питання до закінчення наміченого часу.

Необхідно, щоб кожен присутній усвідомив важливість зборів. Це дозволить не шкодувати про витрачений даремно часу. Всі учасники повинні знати, що на обговорення піднятих питань витрачається рівно стільки часу, скільки потрібно.

З самого початку засідання буде розсудливо нагадати людям про його цілях. Це допоможе відразу ж направити обговорення в потрібне русло.

• Чітко опишіть існуючу ситуацію або проблему. Наприклад: «Штат наших співробітників значно збільшився, тому в офісі стало тісно».

• Нагадайте людям про головну мету зустрічі. Наприклад: «Наша мета - знайти спосіб реорганізувати існуюче простір».

• Визначте порядок обговорення. Наприклад: «По-перше, необхідно вирішити, де краще розмістити принтер, до якого всі повинні мати доступ. По-друге, вирішити, як краще розставити столи, щоб організувати ще одне робоче місце ».

Це змусить людей задуматися і сконцентруватися на вирішенні питань, винесених на порядок денний.

З самого початку зборів ведучий повинен направляти дискусію в потрібне русло. Для цього слід:

• Дотримуватись порядку денного. Якщо не було прийнято рішення про зміни в порядку денному, то слід дотримуватися затвердженого плану. Наприклад: «Переходимо до обговорення питання № 4».

• Сприяти вирішенню питань. Якщо люди стали обговорювати питання, не включені до порядку денного, необхідно докласти всіх зусиль, щоб направити енергію безпосередньо на досягнення поставлених цілей. Наприклад: «Чи пам'ятаєте ви, для чого ми всі зібралися?» Або «Я не думаю, що нам варто обговорювати це питання зараз ...»

Утримуючи дискусію в потрібному руслі, ви дозволите кожному присутньому взяти участь в обговоренні питань.

Цього можна домогтися в такий спосіб.

• Звертайте увагу на «відсутніх» в кімнаті. Помітивши, що хтось із присутніх задумливо дивиться в простір або ж мовчить, спонукаєте людини приєднатися до обговорення, задавши питання безпосередньо йому. Наприклад: «Джим, чи можете ви щось ще додати?» Або «Джейн, що ви думаєте про цю пропозицію?»

• Враховуйте досвід кожного присутнього. Для прийняття правильного рішення необхідно, щоб кваліфіковані співробітники поділилися своїм досвідом. Наприклад: «Фред, по-моєму, у тебе була така ж ситуація. Що ти зробив? »

• Вносьте пропозиції. Подаючи ідеї, які містять можливі варіанти дій, ви допоможете людям підійти до вирішення питань творчо і не збитися з темпу. Наприклад: «Було б не погано зробити. »Або« Чи будемо ми обговорювати можливість. »

• Підтримуйте ідеї. Схвалення думок і поглядів інших людей робить дискусію більш продуктивною. Наприклад: «Це дійсно може спрацювати» або «Ідея Пітера багатообіцяюча. Що ви думаєте? Пол, давай почнемо з тебе ».

Зборів не завжди проходять так, як хочеться. Іноді поведінка деяких учасників негативно впливає на його хід. Звичайна словесна перепалка може навіть перерости в бійку. Звичайно, приборкати розбушувалися не так-то просто, але все ж голова зборів повинен застосувати дану йому владу, щоб припинити неподобство.

Щоб уникнути таких ситуацій необхідно зробити деякі заходи.

• Потрібно перешкоджати появі деструктивних заяв, задаючи конкретні питання. Наприклад: «Тед, якщо ти не згоден з Бобом, то що можеш запропонувати для вирішення цієї проблеми?»

• Слід рухатися вперед, якщо надійшло розумна пропозиція. Наприклад: «Я думаю, це питання можна обговорювати довго, але треба рухатися далі. Давайте будемо приймати рішення шляхом голосування ».

Хоча учасники наради рідко порушують порядок, все ж необхідно знати, як виправити таку ситуацію, якщо вона виникне.

Відхилення від суті обговорюваних питань

Іноді в процесі дискусії люди можуть відхилитися від вирішення найбільш важливих проблем або ж ходити коло та навколо того чи іншого питання, не ухвалюючи рішення. Подібні бродіння треба припинити - і чим раніше, тим краще.

Щоб утримувати нараду в потрібному руслі, знадобиться такт і дипломатичність. Але для початку необхідно розпізнати деякі прийоми відволікання уваги від рішення запланованих питань.

• Створення труднощів. Деяких людей хлібом не годуй, надай можливість обговорити проблеми і помилки. Наприклад: «Ми не можемо цього робити, тому що ...», «Ми спробували зробити це в минулий раз, і нічого не вийшло». Ставлячи відповідні питання, ви змушуєте людей обґрунтувати свою точку зору і тим самим препятствуете залученню інших учасників в суперечку.

• Нав'язливі ідеї. Під час проведення зборів у кого-то з присутніх може з'явитися нав'язлива ідея. Ця людина постійно нагадує про неї іншим людям. Ведучий повинен тактовно нагадати йому, що все вже почули його пропозицію і немає необхідності повторювати його знову.

• Обговорення сторонніх питань. Деякі люди можуть відхилятися від теми, навіть не усвідомлюючи цього. Наприклад: «Хто-небудь з присутніх бачив другий том оксфордського словника?» - каже хтось під час обговорення питання про те, де краще обладнати місце для зберігання книг. Можна направити дискусію в потрібне русло, вказавши людині, що це не тема даного обговорення.

Ведучий нараду або збори повинен керувати дискусією, плавно підводячи учасників до досягнення консенсусу. Щоб прийняті рішення були підтримані всіма учасниками, потрібно використовувати кілька перевірених прийомів.

• Зіставити всі «за» і «проти». Підводячи підсумки, необхідно вказати питання, за якими згода була досягнута, а потім зупинитися на спірних моментах. Наприклад: «Отже, ми досягли згоди в питанні ... Але все ще не вирішили ...»

• Задавати уточнюючі питання. Задавайте питання, щоб упевнитися, чи правильно ви зрозуміли людини. Це також допоможе прояснити ситуацію і для інших людей, якщо вони посоромилися задати питання. Наприклад: «Ви мали на увазі, що. »,« Дозвольте дізнатися, чи правильно я вас зрозумів. »

• Підводити підсумки обговорення кожного питання. Завершуючи обговорення того чи іншого питання, обов'язково підводите підсумки, щоб беруть участь змогли усвідомити результати зустрічі: «Давайте згадаємо, які рішення були прийняті. Всі згодні, що для питання № 2 найкращим рішенням буде ... »

• переконує в досягненні консенсусу. Переходити до обговорення наступного питання можна тільки переконавшись в одноголосної підтримки прийнятого рішення. Наприклад: «Скажіть, чи всі згодні з прийнятим рішенням?», «Хто-небудь бажає ще що-небудь додати до обговорення, перш ніж ми перейдемо до вирішення наступного питання?», «Усі згодні?»

Така тактика допомагає підтримувати активну участь присутніх в обговоренні питань і підштовхнути їх до прийняття спільного рішення.

Прийняте рішення необхідно відразу ж записати. Та до ви будете впевнені, що пізніше ніхто не змінить свою точку зору або ж не висловить незгоду з прийнятим рішенням. Якщо не упевнитися в згоді з приводу прийнятого рішення, то це ж питання може виникнути пізніше або на наступному засіданні.

Наприкінці наради розумно упевнитися в тому, що всі його учасники згодні з прийнятим рішенням. Необхідно також відновити в пам'яті всі прийняті рішення. Зробити це можна:

• підбиваючи підсумки і ще раз оголошуючи про прийняті рішення. Та до ви будете впевнені, що всі присутні згодні з прийнятим рішенням і пізніше не зможуть сказати, що вони не знали, про що йшла мова. Наприклад: «А зараз я хочу підвести підсумки. На порядку денному стояло питання про реорганізацію існуючого простору офісу. Отже, ми вирішили: по-перше ... Також ми вирішили, що ... »

• фіксуючи завдання і тимчасові рамки. Це допоможе проконтролювати, хто отримав завдання і які терміни виконання. Наприклад: «Було вирішено, що Джим відповідає за організацію ... до 30-го травня і підтримує зв'язок з Джил, яка відповідає за ...»

Перед підбиттям підсумків потрібно записати завдання для кожної людини на окремих аркушах яскравого кольору. Наприкінці наради роздайте листи із завданням, сказавши: «Це ваше завдання, яке необхідно виконати до наступної наради. Оскільки колір паперу з вашим завданням дуже яскравий, малоймовірно, що ви його втратите ».

Підведення підсумків - ключовий момент наради. Результат може бути незначним, а сили - витраченими даремно, якщо в кінці зборів не вказати на прийняті рішення. Люди повинні бути впевнені, що всі питання вирішені, у всіх є завдання, отже, нарада пройшла успішно.

Незалежно від того, який характер зустрічі і які питання винесені на порядок денний, провідний обов'язково повинен проінформувати всіх учасників про цілі зборів. Він повинен не тільки спостерігати за процесом обговорення, але контролювати і направляти його в потрібне русло.

Наприкінці наради необхідно підводити підсумки.

^ Чи правильно ви починаєте нараду?

^ Чи завжди ви починаєте нараду вчасно?

^ Нагадує ви людям про цілі зустрічі?

^ Чи дотримуєтеся ви порядку денного? Якщо дискусія відхилилася від теми зборів, направляєте ви обговорення в потрібне русло?

^ Ви чітко дотримуєтеся встановленого порядку?

^ Чи надаєте ви всім учасникам можливість висловитися?

^ Перевіряєте ви, що всі згодні з прийнятим рішенням?

^ Підводите ви підсумки після закінчення наради? Перевіряєте Ви, що всі знають свої завдання?

Все вийде, якщо ...

• проводити збори так, щоб отримати певний результат;

• починати збори вчасно, навіть якщо ще не всі запрошені прийшли;

• мати порядку денного і обговорювати підняті питання;

• надати всім учасникам можливість висловитися;

• приймати тільки обгрунтовані рішення;

• направляти відхилив дискусію в потрібне русло;

• упевнитися, що всі згодні з прийнятим рішенням;

• підводити підсумки по закінченні зборів і відзначати, хто отримав завдання і в які терміни повинен його виконати;

• зосередитися на отриманні запланованих результатів від наради.