Професія секретаря - аргументи і факси

Якщо Ви вважаєте, що вищу освіту і підвищення кваліфікації на тренінгах та семінарах потрібні тільки топ-менеджерам, ейчарам і банкірам, то Ви глибоко помиляєтеся. Без диплома і величезного багажу знань і навичок зайняти місце в офісі непросто навіть звичайної співробітниці приймальні. І це не кажучи про посаду особистого помічника керівника. Вимоги роботодавця до працівника на цю посаду можна порівняти з рівнем запитів на місце Генерального секретаря ООН.

Ще кілька років тому працевлаштуватися в якості секретаря можна було без досвіду і інститутських «корочок». Сьогодні посаду секретаря отримує далеко не кожна здобувачка. І зовсім не помітна зовнішність претендентки з глибоким декольте і викликає міні-спідницею допомагає знайти найкоротший шлях до серця роботодавця, а наявність вузівського диплому і значний набір знань і навичок, без яких важко отримати тепле містечко в офісі і вижити в конкурентній боротьбі.

Вимоги до претенденток на посаду секретаря

Набагато менш суворими, ніж у роботодавців, є державні стандарти до претенденток на вакансію рядовий співробітниці офісу. Дотримуючись вимог Довідника кваліфікаційних характеристик професій, секретар керівника повинен отримати професійно-технічну освіту або можна пройти підготовку безпосередньо на робочому місці. Здається, що цього цілком достатньо для роботи на цій посаді.

Секретар повинен добре орієнтуватися і знати:

- нормативні документи, які регулюють діяльність підприємства: інструкції, положення і т.д .;

- різні методи обробки документів;

- обов'язково - машинопис;

- стандарти оформлення ділової кореспонденції, організаційно-розпорядчою документацією;

- основи трудового законодавства та адміністративного права;

- основи етики та естетики;

- тонкощі ділового спілкування.

До такого широкого списку обов'язків секретаря, позначеному в Довіднику, дуже часто роботодавці додають свої власні пункти. Особливо висока планка для особистих асистентів і помічників керівників, які просто зобов'язані в деяких питаннях розбиратися краще начальника.

Каже Ольга Гордієнко, яка працює помічником керівника в одній зі столичних компаній:

- Вища освіта, плюс курси секретарів, а також тренінги з психології та маркетингу - ось мінімальні вимоги до рівня підготовки секретаря. Ідеальний секретар чудово розбирається в організації діяльності компанії, знає, чим займається керівник компанії, начальники відділів і кожен співробітник.

Секретар завжди в курсі всіх офісних подій і дуже комунікабельна. Вона ніколи ні про що не забуває, встигає стенографувати наради і спілкуватися з колегами, становить розпорядок дня керівника, іноді навіть планує його вечірнє дозвілля. Свято вірить в кар'єрне зростання, цілеспрямована і постійно навчається чогось на різноманітних вечірніх курсах.

Де вчать на секретаря?

Секретарській справі в вищих навчальних закладах не навчають. Цю професію можна отримати тільки в училищах і професійних ліцеях. Серед абітурієнтів цих навчальних закладів протягом вже декількох років ця професія вважається однією з популярних і затребуваних. Чому ж тут вчать? У деяких освітніх установах спеціальність секретаря керівника (організації, підприємства, установи) інтегрується зі схожими спеціальностями, наприклад, інспектора з кадрів, оператором ЕОМ і ін. Що в значній мірі збільшує ймовірність працевлаштування. Зараховують на навчання за даною спеціальністю після закінчення дев'яти чи одинадцяти класів.

За три роки навчання (для надійшли після дев'ятого класу) або за рік (для надійшли після одинадцятого класу) майбутні секретарі отримують знання

- з обліку і реєстрації кореспонденції як вхідної, так і вихідної;

- за правилами оформлення документів відповідно до Єдиної державної системою діловодства (ЕГСД);

- по контролю за правильністю написання заяв, які подаються на підпис керівництву;

- навички з користування комп'ютерною та іншою офісною технікою

Ті, що навчаються дізнаються, як правильно вести документацію співробітників, якщо в компанії немає кадрового працівника: оформлення трудових книжок, документів про відрядження, ведення табелю обліку робочого часу та оформлення будь-яких довідок.

Чого навчають на курсах

Для того щоб отримати професію секретаря, зовсім не обов'язково вчитися минулого та позаминулого в навчальному закладі. Премудрості роботи в приймальні можна осягнути на спеціальних курсах, де навчанні проходить протягом декількох місяців.

Короткострокові курси для секретарів сьогодні пропонують більшість столичних навчальних центрів. Заняття на таких курсах тривають кілька місяців і зазвичай проводяться вечорами, це дозволяє поєднувати навчання з роботою.

Які курси вибрати з безлічі пропонованих навчальними центрами? Не варто погоджуватися на пропозиції з невеликою кількістю занять заради економії часу і грошей. Засоби вам, звичайно, вдасться зберегти, але в результаті ви отримаєте лише набір оглядових лекцій і кілька практикумів щодо заповнення документації і роботі на комп'ютері замість грунтовної підготовки. Тому, перш ніж платити за обраний курс, слід поцікавитися рівнем кваліфікації викладачів, наявністю матеріально-технічної бази, оснащенням аудиторій. Кращим варіантом буде вибір комплексних курсів, на яких навчають одразу декільком професіям.

Наприклад, в Інституті економіки, права та систем управління Песоцьких є можливість отримати таку комбіновану спеціальність - «менеджер по персоналу - секретар - офіс-менеджер - адміністратор». В Інституті підготовки кадрів промисловості можна набути навичок роботи офіс-менеджера, оператора ПК, секретаря керівника, менеджера з персоналу. Оволодіння практичними навичками за кількома напрямками діяльності дозволяє не тільки розширити знання і вміння, але можливості подальшого працевлаштування. А професія вузького профілю може стати хорошим доповненням до вищої освіти.

Каже Анжела Костюр, заступник директора навчального центру «Успіх»:

- Серед слухачів курси підготовки секретарів користуються великою популярністю. Програма курсів розрахована на три місяці та включає в себе не тільки теоретичну частину у формі лекцій, а й практичні заняття в комп'ютерному класі. Майбутні особисті помічники керівника вивчають основи діловодства, вчаться правильно заповнювати первинні бухгалтерські документи (платіжки, накладні, рахунки), отримують навички набору текстових документів.

В результаті на курсах майбутні секретарі освоюють досить широкий перелік дисциплін, який в різних навчальних центрах незначно варіюється.

Обов'язковому вивченню підлягають:

- робота на комп'ютері: основи роботи в ОС Windows, офісні додатки Word, Excel, Outlook Express, PowerPoint, Access, Internet Explorer, сканування в програмі Fine Reader, програми архівування файлів, антивірусні програми, набір тексту десятипальцевим сліпим методом;

Додатково вивчаються такі предмети:

- економіка: поняття витрат і прибутку, як їх збільшити і скоротити;

- облік кадрів і трудове право: основи трудового законодавства, правила складання трудових контрактів, аспекти взаємин фірми і працівника, правила оформлення на роботу та звільнення співробітників, правила заповнення та зберігання трудової книжки;

- основи бухгалтерського обліку: обробка первинних бухгалтерських документів, робота з програмою «1: С Бухгалтерія»;

- техніка працевлаштування: правила складання резюме, прийоми пошуку роботи через кадрові агентства та Інтернет, як правильно подати себе з кращого боку і як успішно пройти співбесіду;

- психологія: комунікаційні навички, налагодження відносин в колективі, боротьба зі стресами;

Не забудьте уточнити заздалегідь, чи буде видано після закінчення курсів свідоцтво або диплом державного зразка. Діяльність навчального центру повинна бути ліцензована Міністерством освіти. Тільки в цьому випадку документ про закінчення курсів може гарантувати високий рівень ваших знань і відповідність їх загальноприйнятим стандартам.

Перспективи професії секретаря

Позиція асистента керівника - зовсім не тупик професійного зростання в компанії, - говорить помічник керівника Ольга Гордієнко. Починаючи кар'єрне зростання з позиції секретаря можна зробити успішні кроки по кар'єрних сходах. Збагнувши все особливості специфіки роботи в підрозділах компанії і нюанси адміністрування, тлумачний помічник легко може взяти в свої руки керівництво секретаріатом, продовжити кар'єру в обраному напрямку і в перспективі стати адміністративним або виконавчим директором. Але це можливо тільки в разі постійного поповнення багажу своїх професійних навичок і підвищення кваліфікації.

Як зазначає помічник керівника Ольга Гордієнко:

- Непрофесійно секретаря виявити дуже просто. Усміхнена мордочка, фігурка Барбі, звичка базікати і здебільшого не по справі. Знання комп'ютера, а особливо Інтернету, куди мадам занурюється після закінчення фарбування нігтів, обмежена сайтом «Одноклассники.ru». На робоче місце приходить пізніше начальника хвилин так на 20. Шеф вже давно нею привчений не "заморочуватися» правильним веденням документообігу. Прослухані курси англійської інтелекту їй не додали. Підписуючи щомісяця зарплатну відомість, керівник протягом вже двох років не перестає дивуватися: і за що я плачу цій вертихвістка?

Якщо в наведених нижче цитат з резюме ви не впізнаєте себе, то значить з рівнем професіоналізму у вас все в порядку:

- «Прошу розглянути моє резюме на посаду секретаря-референдуму».

- «У мене вища гуманітарна освіта: спеціальні курси секретарів-референтів».

- «Незнайома посаду секретаря приваблює мене своєю новизною».