Працюємо зі сканованими документами в ms word тест

Отже, для початку невеликий урок хорошого тону:

• між словами повинен бути один. і тільки один пробіл;
• новий рядок не робиться пробілами і (або) табуляцією;
• нові сторінки не робляться нескінченними натисканнями на нещасну клавішу Enter (їй в процесі редагування і так пристойно дістається);
• вирівнювання має бути по ширині документа;
• робиться відступ від ліній таблиць, це виглядає красивіше і, головне, однаково на різних комп'ютерах, що дуже важливо при роздруківці потрібних документів.

У міру того, як я буду розвивати тему цієї статті, Ви зрозумієте, яким чином виконуються ті правила, про які я щойно Вам повідав. Так, але яким же чином перевірити, як Ви зробили відступи, змісту, червоні рядки, розбиття на сторінки? На стандартній панелі існує така кнопка

Натисніть її, і Ви побачите, як безнадійно став "зіпсований" Ваш документ:

Але бояться щось насправді нічого - це всього лише недруковані символи. Вони є, займають місце на диску, збільшуючи тим самим обсяг документа, але на папері вони не будуть видні. Подивившись на ці загадкові символи і згадавши, що і де Ви друкували в документі, можна зрозуміти, що якийсь символ позначає. Я на них зупинятися не буду.

Виходити з режиму з недрукованих символів теж натисканням на цю кнопочку. Це не важко. Тепер перейдемо до редагування відсканованих документів.

Я починаю саме з них, так як, як правило, більшість непотрібних недрукованих символів з'являються саме при розпізнаванні тексту. Отже:

Припустимо, що орфографію (spelling) Ви виправили в процесі сканування документа і зібрали в один файл всю потрібну Вам інформацію. Я не ясновидець, але швидше за все (а якщо документ великий, то обов'язково) виявите, що один шматок тексту у Вас одного шрифту, інший - іншого і так далі, а включивши режим відображення недрукованих символів Ви виявите рядки, що складаються з одних прогалин, незрозуміло звідки взялися значки абзаців (як ці технічні абзаци заважають при редагуванні, особливо якщо потрапляють в одне речення). Проблема з пробілами ліквідується автоматично, а ось з абзацами - немає, доведеться переглядати весь документ.

Натискаємо "Ctrl" + "F" (символ "плюс" означає, що натискати ці клавіші потрібно одночасно) "Ctrl" + "Н", або ж вибираємо в меню "Правка" → "Знайти (Замінити)". з'являється таке віконце:

В поле "Знайти" ми два рази натискаємо пробіл, в поле "замінити на" - один, потім тиснемо "замінити все", до тих пір, поки не з'явиться ось таке віконце

Зайві пропуски прибрані. Можна зберігати документ. Зберігайтеся, по можливості, частіше, але завжди на тому місці, де Ви впевнені, що про це не пошкодуєте.

Коли Ви розставили абзаци там, де треба і прибрали зайві прогалини, приходить час приводити документ, як мені одного разу сказали, "до єдиного знаменника".

Спочатку розбираємося зі шрифтами, виділяємо весь документ "Ctrl" + "A", далі встановлюємо найбільш використовуваний в документі шрифт, потрібний його розмір і інші атрибути. Не забудьте на панелі "форматування", в поле "стиль" встановити "очистити формат". Це стане в нагоді, коли ми візьмемося майструвати зміст. Але зараз зробимо відступ, тобто сформуємо "новий рядок" (виділення тексту знімати при цьому не треба). Верхній бігунок на вертикальній лінійці пересуваємо на потрібну відстань, якщо вона, лінійка, у Вас не варто, то встановіть "Вид" → "Лінійка".

Точно так само чиніть їм, якщо Вам треба, наприклад, редагувати таблицю. Текст в кожному осередку таблиці точно так же ділиться на абзаци, а абзаци підкоряються тим же правилам форматування абзаців, тому лякатися таблиць не варто - вони являють собою все такий же текст, але просто представлений в рамочці - форматування йде від кордонів рамок (комірок таблиць ).

в який з'явився віконці треба вказати параметри макросу, щоб самому не забути, що цей макрос робить, потім зробити послідовність дій, яку необхідно виконати, щоб поставити на місце абзац, і зупинити запис макросу.

Добре зробили. А що ми зробили? Резонне питання. Перш за все, ми зробили макрос. Як говорить помічник: "Макрос - макрокоманда або набір макрокоманд, які використовуються для автоматичного виконання деяких операцій".

А так виглядає макрос, який робить відстань між абзацами рівне 24.

Ви зрозуміли абсолютно правильно, що будь-який макрос можна написати руками. Як стверджують розробники, що після того, як Ви запишіть кілька макросів, подивіться їх код, мова VBA стане Вам абсолютно зрозумілий. Щиро сподіваюся, що це так.

"Сервіс" → "Макрос" → "Макрос" → ім'я Вашого макросу або просто, натиснувши "Alt" + "F8" і вибравши ім'я Вашого макросу. При створенні макросу йому можна присвоїти поєднання клавіш або навіть вивести на панель, як кнопку.

Тепер у нас гарний великий документ. Щоб в ньому не заблудиться, слід пронумерувати сторінки. "Вставка →" Номер сторінок "- всі сторінки пронумеровані.

Якщо у Вас складна структура - заголовки двох і більше рівнів, а стандартні стилі Вас не влаштовують, то можна скористатися макросами. При такій роботі макроси економлять дуже багато часу.

Коли вказані всі потрібні заголовки, визначаємо, де буде розташовуватися зміст (воно може перебувати і на початку документа, і в кінці). Я раджу робити його на окремому аркуші, перед текстом. Мені так більше подобається. Чистий аркуш вставляється командою "Вставка" → "Розрив" → "Нову сторінку"

Встановлюємо все необхідне, тиснемо "ОК" і радіємо змісту. Ось приклад автоматично сформованого змісту

Зліва розташовується карта документа - таке ж зміст, тільки для роботи в електронному вигляді, карта повністю відображає структуру документа, і, користуючись цією картою, можна відразу потрапити на потрібну Вам частину документа. Справа ж - звичне "друковане зміст", сформований автоматично.

Доводилося мені бачити, як люди досліджують свій багатосторінковий документ, для того щоб вручну скласти зміст (!). скільки сил і нервів у них на це йде, особливо, якщо щось змінюється в структурі. У цій статті я спробував показати, як можна зберегти Ваш час.