Повідомлення про відпустку за графіком

Що говорить закон

Працівник повинен бути повідомлений про початок відпустки за 14 календарних днів.
Співробітник підписом підтверджує факт своєчасного повідомлення про дату відпустки.

Як повідомити працівника про відпустку

Керівник має право вибрати будь-який з наведених нижче способів для сповіщення працівника про відпустку:

У відділі кадрів підприємства заводиться «Журнал повідомлення про початок відпусток». Він повинен бути прошнурований і пронумерований. Тут буде підписом співробітника завірятися його ознайомлення з початком відпустки за графіком.
Можна зобов'язати співробітників розписуватися в наказі про відправлення працівника у відпустку, фіксуючи тим самим, що людина сповіщений. Датою повідомлення про відпустку буде значитися день, в який документ був підписаний співробітником.
Дату повідомлення працівника про відпустку можна записувати в «Графіку відпусток» по підприємству. Для цього в «Графіку відпусток» передбачаються таблиця, в якій реєструється дата відпустки і місце для підпису співробітника про те, що він з нею ознайомлений.
У деяких організаціях практикується письмове повідомлення працівника про відпустку. Таке повідомлення друкується в двох примірниках. Обидва примірники підписуються ознайомився співробітником. Один примірник видається на руки працівникові, другий підшивається в окрему папку «Повідомлення про дату відпустки» у відділі кадрів.

Приклад графіка відпусток можна скачати тут. а журналу повідомлень - тут.

Як скласти повідомлення про відпустку

Зразок, відповідно до якого пишеться повідомлення про відпустку за графіком, наведено тут. Повідомлення про відпустку, віддруковане в двох примірниках, з обов'язковим підписом працівника - це варіант, що дозволяє роботодавцю не відступило від вимог ТК Україна і, одночасно, залишити у себе письмово зафіксований факт ознайомлення співробітника з датою початку та закінчення щорічної оплачуваної відпустки.

При складанні документа потрібно вписати наступну інформацію:

Назва підприємства (організації).
Назва документа та його порядковий номер.
Дата випуску сповіщення про відпустку.
Прізвище, ім'я, по батькові співробітника.
Посада за штатним розкладом.
Дата першого і останнього дня відпустки співробітника.
Сума календарних днів відпустки працівника.

Чи можна не повідомляти про відпустку

Якщо співробітники відбувають у відпустки за заздалегідь затвердженим графіком. то складання письмового повідомлення обов'язково. Недотримання цієї вимоги, відповідно до ст. 5.27 КоАП РФ, є адміністративним правопорушенням і карається штрафом від 1 до 5 тис. Рублів для посадової особи або ІП і від 30 до 50 тис. Рублів - для юросіб.

Зразок заяви про перенесення відпустки ви знайдете тут.

Ретельно продумана, своєчасна і підтверджена документами процедура повідомлення про відпустку за графіком співробітників підприємства - гарантія дотримання законодавства та відсутності проблем під час перевірки організації інспекторами праці.