Посадова інструкція адміністратора офісу 1

Принципи планування та оформлення приміщень офісу.

Правила і методи організації роботи офісу.

Сферу діяльності працівників офісу.

Етику взаємовідносин в робочій групі.

Принципи організації постачання офісу.

Вимоги законодавства до господарських договорів і порядок їх укладення.

Технічне оснащення офісу.

Правила користування оргтехнікою.

Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Основи трудового законодавства.

Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

3.1 Зовнішні документи:

Законодавчі і нормативні акти, що стосуються виконуваної роботи.

3.2 Внутрішні документи:

Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства; Положення про організаційно-аналітичний відділ, Посадова інструкція адміністратора офісу, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

4.1. Забезпечує підготовку офісу до робочого дня (деактивація системи охоронної сигналізації, підключення офісної оргтехніки та підготовка її до експлуатації, забезпечення офісу канцтоварами та витратними матеріалами).

4.2. Складає кошториси на матеріально-технічне забезпечення офісу.

4.3. Оформляє необхідні документи для укладення договорів на: поставку канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу; технічне обслуговування та ремонт оргтехніки; інші послуги.

4.5. Забезпечує чистоту і порядок в приміщеннях офісу.

4.6. Здійснює контроль за правильною експлуатацією оргтехніки та раціональним використанням канцтоварів та витратних матеріалів в офісі.

4.7. Встановлює контакти з експлуатаційними службами, комунальними організаціями для ресурсозабезпечення приміщень офісу, проведення ремонтних та інших робіт.

4.9. Організовує замовлення авіа- і залізничних квитків для співробітників офісу, диспетчеризацію автотранспорту.

4.10. Організовує діловодство офісу, прийом вхідних дзвінків та управління вихідними дзвінками.

4.11. Організовує ефективне і культурне обслуговування відвідувачів, забезпечує створення для них комфортних умов, консультує їх з адміністративних питань, надає інформаційні та інші матеріали (візитки, прайси, буклети, пр.).

4.13. Веде облік відвідувачів.

4.14. Вживає заходів до запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій.

4.15. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

4.16. Готує офіс до закриття (відключає освітлення та оргтехніку, активує системи охоронної сигналізації, пр.).

Адміністратор офісу має право:

5.1. Самостійно і під свою відповідальність розпоряджатися грошовими коштами, виділеними для забезпечення офісу необхідними товарно-матеріальними цінностями.

5.2. Вносити на розгляд керівника підприємства пропозиції щодо поліпшення роботи офісу і підприємства в цілому.

5.3. Знайомитися з документами, що визначають його права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

5.4. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.

5.5. Вимагати від керівництва підприємства забезпечення організаційно-технічних умов і оформлення встановлених документів, необхідних для виконання посадових обов'язків.

Адміністратор офісу несе відповідальність:

6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України.

6.2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

6.3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.

Режим роботи адміністратора офісу визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.

Умови оплати праці адміністратора офісу визначаються відповідно до Положення про оплату праці персоналу.

9.1 Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один з яких зберігається у Підприємства, інший - у працівника.

9.2 Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Завдань і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.

9.3 Зміни і доповнення в дану Посадову інструкцію вносяться наказом генерального директора підприємства.

Керівник структурного підрозділу