Порядок списання оргтехніки

У кожній організації можна знайти комп'ютери, принтери, кондиціонери та іншу техніку. Але списання оргтехніки найчастіше обумовлено проблемами. Які проблеми при цьому виникають і як їх можна уникнути?

Списання основних засобів в себе включає:

Встановлення технічного стану окремих одиниць основних засобів;
Оформлення необхідних документів;
Отримання дозволу на подальше списання;
Демонтаж, розбирання;
Утилізація об'єктів і постановка на облік матеріалів, які отримані від їх ліквідації; списання з балансового обліку.

Визначення технічного стану

У нормативно-правових актах України прописано, що установи можуть не привертати до роботи спеціалізовані компанії для надання висновку про технічний стан електротехнічного та комп'ютерного обладнання і необхідності його списання. Це рішення приймає комісія, яка складається із співробітників організації з відповідною кваліфікацією. Комісія виконує наступну роботу:

Огляд об'єктів, що підлягають списанню, із застосуванням інформації бюджетного обліку і необхідних технічних документів;
Визначення доцільності (придатності) подальшого використання об'єктів, можливості і можливу ефективність їх відновлення;
Визначення причин списання об'єктів (моральний або фізичний знос, порушення умов використання і т.п.);
Встановлення осіб, з-за яких відбулося передчасне списання об'єктів, внесення рекомендацій про притягнення їх до відповідальності, передбаченої правилами компанії або законодавством;
Встановлення можливості використання окремих деталей, вузлів, матеріалів списаних об'єктів та їх оцінка, заснована на нинішній ринковій вартості;
Здійснення контролю над отриманням з списаних об'єктів дорогоцінних і кольорових металів, визначення їх маси та здача на склад, в подальшому - в установу з прийому вторсировини;
Створення комісією актів про списання об'єктів.

У тому випадку, якщо штат організації не має фахівцями необхідної кваліфікації, то повинна бути розглянута можливість їх залучення з інших організацій, які підвідомчі головному розпорядникові коштів бюджету. За умови, що обгрунтування необхідності списання основних засобів допустимо виключно із залученням спеціалізованої установи, організації потрібно укласти відповідний контракт.

За результатами своєї роботи комісії формується пакет документів, який необхідний для узгодження з керівництвом списання основних засобів (ОС). Список таких документів встановлюється ГРБС. Стосовно до списання комп'ютерної техніки знадобляться:

Наказ керівника (копія) про формування діючої комісії для списання основних засобів;
Висновку про технічний стан техніки, які видані спеціалізованими компаніями, які підтверджують неможливість відновити об'єкт і використовувати його в подальшому (якщо в штаті організації відсутні фахівці необхідної кваліфікації);
Інвентарні картки (копії) обліку основних засобів;
Технічні паспорти (копії);
Виписки про об'єкти з реєстру муніципального майна;
Акти про аварію (копії) і довідки про вартість збитку (копії);
Довідки з органів місцевої влади, які підтвердять факт надзвичайної події або стихійного лиха;
Документація, що підтверджує прийняття певних заходів щодо захисту інтересів правого освіти і відшкодування завданих збитків (коли основні засоби списуються через збитки, недостачі, розкрадання).

Вище зазначений перелік не можна назвати вичерпним. Документація, прикладена до актів про списання основних засобів, повинна затверджуватися органами влади, які уповноважені представляти інтереси власників в управлінні майном.

Оформлена документація передається директору організації для прийняття рішення. Залежно від порядку списання основних засобів, встановленим нормативним актом, директор організації мають право:

Необхідно повернутися до наказу №306, в якому вказаний список необхідних документів, актуальних для вищесказаного. знадобляться:

Лист організації на бланку, що має повне найменування, з додатком списку об'єктів основних засобів, які належать до рухомого майна, списання якого має узгоджуватися. У списку зазначаються:
- Порядковий номер;
- Назва об'єктів ОС;
- Дата випуску об'єктів ОС;
- Інвентарний номер об'єктів ОС (для автотранспорту - реєстраційний номер, марка, тип);
- Початкова вартість об'єктів ОС;
- Залишкова вартість об'єктів ОС в день списання;
- Термін використання, який встановлений для конкретного об'єкта ОЗ, і реальний термін використання на день списання;
- Обгрунтування основних причин списання та неможливість подальшого використання в роботі об'єктів основних засобів;
Акти про списання об'єктів основних засобів (форми 0306003, 0306004, 0306033) в 2-х примірниках;
Інвентарні картки обліку об'єктів ОС (копії);
Висновок про технічний стан об'єктів ОЗ (копії), яке буде підтверджувати їх непридатність до використання (якщо в штаті організації відсутні відповідні фахівці, то копія висновку, виданого закладом, що має ліцензію на цей вид діяльності, з додатком ліцензії);
Копія протоколу працює комісії зі списання об'єктів ОС, в якому вказана неможливість відновлення об'єктів або недоцільність цієї процедури;
Копія наказу про формування робочої комісії по списанню об'єктів ОС установи.

У тих випадках, коли відбувається списання об'єктів основних засобів. у яких термін реального використання не перевищив термін корисної експлуатації, крім вищевказаних документів необхідні:

Акт перевірки, яка була проведена організацією, про неправильне використання / зберіганні об'єктів ОС з зазначеними винними особами;
Документ про вжиті заходи щодо винних осіб, які допустили пошкодження об'єктів ОС, з додатком довідок, це підтверджують (якщо були виявлені винні особи);
Копія постанови про порушення кримінальної справи або його припинення (якщо воно заводилася);
Довідка організації про вартість збитку;
Довідка організації про відшкодування шкоди винуватцями;
Лист з поясненнями причин, які викликали списання об'єктів ОЗ до закінчення терміну корисної експлуатації (якщо винні особи відсутні).

Якщо відбувається списання об'єктів ОЗ, які прийшли в непридатний стан через стихійне лихо або іншої надзвичайної ситуації, крім вище зазначених документів знадобляться:

Копії актів про завдані ушкодження;
Довідка з органів виконавчої влади регіону України або муніципального освіти, яка підтвердить факт стихійного лиха або іншої надзвичайної ситуації;
Довідка організації про розмір завданих збитків.

Копії всіх документів в обов'язковому порядку повинні бути завірені печаткою організації та підписом керівника. У документах не допускається наявність підчисток, помарок, коригувань.

Дорогоцінні метали

Практично у всіх комп'ютерах, принтерах і інший оргтехніки в незначній кількості є золото, срібло і інші дорогоцінні метали. Кожна установа зобов'язана в документальній формі фіксувати їх надходження, інвентаризацію, рух і вибуття.

Організація, відповідно до інструкції №68 про порядок обліку та зберігання дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, товарів з них, а також ведення звітності при їх виготовленні, обігу, використання, затвердженої Міністерством фінансів РФ, організація має право:

Самостійно переробляти (обробляти) зібраний лом, який містить дорогоцінні метали, реалізовувати його без додаткових дозволів;
Передавати афінажних організаціям або підприємствам, що забезпечує роботу по заготівлі відходів і брухту, переробці і первинній обробці, для подальшого афінажу і виробництва.

Список організацій, які мають право виконувати афінаж дорогоцінних металів, затверджений Урядом України у постанові №972 «Про затвердження порядку діяльності установ, що виконують афінаж дорогоцінних металів, і списку установ, які мають право виконувати афінаж дорогоцінних металів». Між афінажних установою і організацією полягає спеціальний контракт, в якому прописуються всі основні умови. У супровідній документації до договору слід вказати:

Після того, як будуть проведені роботи по вилученню дорогоцінних металів з брухту, афінажних установа представляє організації паспорт (акт) афінажу, в якому вказується справжня кількість дорогоцінних металів, отриманих з брухту, їх загальна вартість. Як правило, ці дані з початковими відомостями не збігаються. Тому в первинні документи вносяться відповідні коригування (закреслюються початкові записи і над ними проставляються відомості, які вказані в паспорті афінажу).

Генеральний дозвіл на створення особових рахунків з обліку грошових коштів, які отримані від діяльності, яка принесла дохід, в цьому випадку повинно містити вказівки на джерело формування доходів, що надходять на особовий рахунок: «Продаж брухту і відходу дорогоцінних металів та / або доходи від афінажу, з подальшим перерахуванням придбаних засобів до федерального бюджету ». Організація згодом перерахувала грошові кошти в федеральний бюджет.