Порядок оформлення супровідних документів при прийомі внутрішніх партійний поштових

1. Загальні положення

1.2. У цьому Порядку застосовуються такі основні терміни та визначення:

- РПО - реєстровані поштові відправлення;

- ШПІ - штриховий поштовий ідентифікатор внутрішнього реєстрованого поштового відправлення, відповідний РТМ 0001.01-99;

- ШИ - штриховий ідентифікатор відправлення EMS, відповідний технічного стандарту Всесвітнього поштового союзу S10b-6;

- ОАСУ РПО - Загальноукраїнська автоматизована система обліку і контролю за проходженням реєстрованих поштових відправлень;

- ПКТ - поштово-касовий термінал;

- ОПС - відділення поштового зв'язку;

- КПШ - календарний поштовий штемпель;

- РТМ - керівний технічний матеріал;

- Електронний носій інформації - змінне пристрій зберігання даних, що використовується для передачі в електронному вигляді даних про операції з РПО;

Порядок здачі та прийому партійний РПО регламентується договором, укладеним між філією та відправником, але не повинен суперечити ПОУПС.

1.5. Внутрішні Партіонний поштові відправлення працівники ОПВ беруть від відправника (або його відповідального представника) після встановлення факту оплати послуги з пересилання внутрішніх партійний поштових відправлень.

1.6. Забороняється прийом партійний поштових відправлень з нанесеними ШПІ і / або відбитком КПШ з реквізитами іншого ОПС.

1.7. Допускається відтворення ярликів і супровідних бланків з використанням програмного забезпечення.

2. Нормативні посилання

У цьому Порядку наведені посилання на такі документи:

- Технічний стандарт Всесвітнього поштового союзу S10b-6.

3. Обов'язки ОПС, які здійснюють прийом партійний поштових відправлень

Працівники відділення поштового зв'язку, що здійснює прийом партійний поштових відправлень, зобов'язані:

3.1. Контролювати унікальність штрихкодових ідентифікаторів, привласнених виходить РПО (крім ШИ відправлень EMS) у відповідності до вимог РТМ 0001.01-99.

Для забезпечення унікальності ШПІ відповідальний працівник ОПС повинен виділяти відправнику діапазон номерів - з номера по номер на кожну відправку протягом місяця, в тому випадку, якщо ОПС обробляє і відправляє в місяць менше 99999 РПО.

У разі якщо ОПС приймає в місяць більше 99999 РПО, то ОПС повинно отримувати додаткові індекси в необхідній кількості з розрахунку по 99999 номерів на кожен поштовий індекс в місяць. Після чого ОПС повинно виділяти відправнику один або кілька додаткових індексів, а також діапазон номерів для кожного поштового індексу на відправку РПО протягом місяця.

3.2. Інформувати відправників про наявність еталонної бази поштових індексів, розміщеної на сайті "info.russianpost.ru", а також надавати інші інформаційні матеріали, необхідні для правильного оформлення поштових відправлень та супровідної документації.

3.3. Повідомляти відправникам партійний поштових відправлень про всі зміни в нормативних документах, зазначених в п.2 Порядку.

3.4. Інформувати відправників про зміну тарифів на пересилання поштових відправлень, а також тарифів на додаткові послуги в порядку, передбаченому договором про надання послуг поштового зв'язку.

3.6. Забезпечувати прийом інформації про партійний РПО від відправників відповідно до вимог РТМ 0003.05-10 і РТМ 0004.01-00.

4. Прийом внутрішніх партійний реєстрованих поштових відправлень

4.1. При прийомі внутрішніх партійний РПО відповідальний працівник ОПС зобов'язаний:

- встановити факт оплати послуги;

- перевірити дані доручення і документа, що посвідчує особу уповноваженого особи - відправника партійний поштових відправлень, відповідно до умов договору;

- перевірити наявність ШПІ, нанесених відправником на РПО відповідно до вимог РТМ 0001.01-99 "Структура штрихкодового ідентифікації поштових відправлень", або ШИ, нанесених відправником на бланку "Е1-в" відправлень EMS відповідно до вимог Порядку прийому, обробки, перевезення та вручення внутрішніх відправлень EMS.

4.2. У разі, якщо перевірка виявила порушення в оформленні поштових відправлень та / або в складанні списку ф.103, працівник ОПС повинен повернути відправнику РПО і супровідну документацію для переоформлення.

5. Прийом внутрішніх партійний простих поштових відправлень

При прийомі внутрішніх партійний простих поштових відправлень відповідальний працівник ОПС зобов'язаний:

- встановити факт оплати послуги;

- перевірити дані доручення і документа, що посвідчує особу уповноваженого особи - відправника партійний поштових відправлень, відповідно до умов договору;

- отримати від відправника партійний простих поштових відправлень список ф.103-ф (Додаток N 3 до Порядку);

6. Обов'язки відправників внутрішніх партійний поштових відправлень

Відправник внутрішніх партійний поштових відправлень зобов'язаний:

6.1. Дотримуватися вимог цього Порядку відповідно до умов договору.

6.2. У разі здачі РПО - отримувати від працівників ОПС місця прийому внутрішніх партійний РПО індексний і номерний діапазони для ШПІ вихідних РПО.

6.5. Надавати списки ф.103 на паперовому та електронному носії інформації (списки ф.103-ф - на паперовому носії), складені відповідно до вимог цього Порядку.

6.6. Не допускати випадків здачі поштових відправлень з вкладенням, забороненим до пересилання в межах Укаїни.

7. Оформлення ярликів

- бланк "Е1-в" (додаток N 7 до Порядку - не наводиться) застосовується при оформленні внутрішніх відправлень EMS відповідно до Порядку прийому, обробки, перевезення та вручення внутрішніх відправлень EMS.

7.3. На посилки додатково оформляється ярлик ф.2.

8. Оформлення супровідних документів

8.1. Оформлення бланка ф.116

При цьому працівник ОПС зобов'язаний:

- перевірити наявність підпису відправника або його представника після тексту "заборонених до пересилання вкладень немає. З вимогами до упаковки ознайомлений".

8.2. Оформлення бланка ф.113ен

При цьому працівник ОПС зобов'язаний:

- перевірити правильність заповнення бланка поштового переказу післяплати ф.113ен;

- переконатися в тому, що сума накладеного платежу не перевищує суму оголошеної цінності РПО;

- перевірити нанесення номера ШПІ РПО з оголошеною цінністю або номера ШИ внутрішнього відправлення EMS з оголошеною цінністю на бланк поштового переказу післяплати.

8.3. Оформлення бланка "Е1-в"

Бланк відправлення EMS (додаток N 7 до Порядку) заповнюється відправником у відповідності до вимог Порядку прийому, обробки, перевезення та вручення внутрішніх відправлень EMS.

При відтворенні відправником бланка "Е1-в" за допомогою інформаційних систем слід враховувати, що вказаний бланк складається з 4-х частин і роздруковувати необхідно кожну частину окремо, потім підібрати всі чотири частини, вкласти їх в самоклеющийся конверт і прикріпити конверт на лицьову сторону відправлення EMS.

При цьому працівник зобов'язаний:

- перевірити відсутність виправлень;

- перевірити повноту додаткових позначок і написів.

9. Оформлення списків ф.103

9.1. Списки ф.103 складаються відправниками РПО відповідно до форми Додатки N 1 до Порядку

У заголовку списку ф.103 вказується:

- номер списку (відповідно до РТМ 0003.05-10);

- дата здачі поштових відправлень до пересилання;

- найменування ОПС і поштовий індекс місця прийому РПО;

- загальна кількість РПО;

- загальна кількість аркушів списку ф.103;

- номер листа списку.

Тема списку ф.103 повторюється на кожній сторінці списку.

9.2. Всі реквізити списку ф.103 заповнюються відправниками згідно найменувань граф, в яких вказується:

- в графі N 1 - порядковий номер;

- в графі N 3 - ШПІ або ШИ РПО;

- в графі N 4 - вага РПО (в кг);

- в графі N 5 - сума оголошеної цінності в рублях;

- в графі N 6 - сума накладеного платежу в рублях;

- в графі N 7 - сума плати за пересилання без ПДВ в рублях;

- в графі N 8 - сума плати за пересилання з ПДВ в рублях;

- в графі N 9 - додаткові відомості, необхідні відправнику.

9.3. Після заповнення всіх граф списку необхідно вказати цифрами та прописом:

- загальна кількість РПО;

- загальну суму оголошеної цінності;

- загальну суму плати за пересилання;

- суму ПДВ від загальної суми плати за пересилання;

- загальну суму плати за оголошену цінність з ПДВ;

- суму ПДВ від загальної суми плати за оголошену цінність;

- підсумкову суму за пересилку РПО з ПДВ.

У разі надання додаткових послуг в списку ф.103 слід окремо вказати:

- загальну суму плати за пересилання повідомлень про вручення РПО з ПДВ;

- суму ПДВ від загальної суми плати за пересилання повідомлень про вручення РПО.

- загальна сума оплати послуги (з ПДВ);

- сума ПДВ від загальної суми оплати послуги.

9.4. У заповнених відправником списках ф.103 не допускаються виправлення і підчищення.

9.5. Списки ф.103 підписуються відправником і завіряються відбитком печатки, в разі якщо відправник є юридичною особою.

У ОПС після прийому і перевірки РПО на кожному аркуші списку ф.103 ставиться відбиток КПШ і підпис працівника, який здійснює прийом РПО, після чого списки ф.103 розподіляються в такому порядку:

- один примірник передається відправнику (представнику юридичної особи);

- другий примірник передається керівнику ОПС для подальшого оформлення.

10. Оформлення списків ф.103-ф

10.1. Списки ф.103-ф складаються відправниками партійний простих поштових відправлень відповідно до форми, наведеної в Додатку N 3 до Порядку.

У заголовку списку ф.103-ф вказується:

- дата здачі поштових відправлень до пересилання;

- найменування об'єкта поштового зв'язку із зазначенням поштового індексу місця прийому внутрішніх партійний простих поштових відправлень.

Тема списку ф.103-ф повторюється на кожній сторінці списку.

10.2. Всі реквізити списку ф.103-ф заповнюються відправниками згідно найменувань граф, в яких вказується:

- в графі N 1 - порядковий номер;

- в графі N 2 - вид поштового відправлення;

- в графі N 3 - вага одного поштового відправлення в грамах;

- в графі N 4 - кількість поштових відправлень;

- в графі N 5 - тариф за одиницю без ПДВ в рублях;

- в графі N 6 - загальний тариф без ПДВ в рублях;

- в графі N 7 - сума ПДВ в рублях.

Потім по графам N 4, 5, 6, 7 підводиться підсумок.

10.3. Після заповнення всіх граф списку необхідно вказати цифрами та прописом:

- загальна кількість простих поштових відправлень;

- загальну суму плати за пересилання, включаючи ПДВ;

- суму ПДВ від загальної суми плати за пересилку.

10.4. У заповнених відправником списках ф.103-ф не допускаються виправлення і підчищення.

10.5. Списки ф.103-ф підписуються відправником (фізичною або юридичною особою).

У разі якщо відправник є юридичною особою список ф.103-ф засвідчується відбитком печатки.

У ОПС після прийому і перевірки простих поштових відправлень на кожному аркуші списку ф.103-ф ставиться відбиток календарного поштового штемпеля та підпис працівника, який здійснює прийом простих поштових відправлень, після чого списки ф.103-ф розподіляються в такому порядку:

- один примірник передається відправнику (представнику юридичної особи);

- другий примірник передається керівнику ОПС для подальшого оформлення.

11. Оформлення довідки про надані поштових послугах по безготівковому розрахунку ф.АНФ 14/12

На підставі даних списків ф.103 і ф.103-ф начальник ОПС повинен оформити в 2-х примірниках довідку про надані поштових послугах по безготівковому розрахунку ф.АНФ 14/12 (Додаток N 10 до Порядку).

У довідці слід вказати:

- найменування структурного підрозділу;

- найменування організації (індивідуального підприємця) - відправника поштових відправлень, номер і дату договору;

- звітний період, в який здійснювався прийом поштових відправлень.

У таблиці "Прийом поштових відправлень" вказати:

- вид поштового відправлення;

- кількість прийнятих відправлень в шт .;

- суму плати за пересилання (без ПДВ) в рублях;

- суму ПДВ в рублях;

- суму плати за пересилання з ПДВ в рублях.

В кінці таблиці вказати прописом загальну суму, включаючи ПДВ.

У разі надання додаткових послуг, в довідці в окремій таблиці "Додаткові послуги" слід вказати:

- найменування додаткової послуги;

- кількість додаткових послуг;

- суму плати (без ПДВ) в рублях;

- суму ПДВ в рублях;

- суму плати з ПДВ в рублях.

В кінці таблиці вказати прописом:

- загальну суму, включаючи ПДВ.

На довідці проставляється відбиток КПШ. Довідка підписується начальником ОПС. Перший примірник довідки передається в бухгалтерію об'єкта поштового зв'язку, якому підпорядкований ОПС прийому РПО, другий примірник довідки підшивається до документів ОПС.

12. Термін введення в дію

Цей Порядок запроваджується в дію після закінчення 30 днів після його затвердження.

керівник Дирекції
технологій та інформатизації
М.В.Венедіктова

Додаток N 1. Список внутрішніх поштових відправлень ф.103

Додаток N 1
до Порядку оформлення
супровідних
документів при прийомі
внутрішніх партійний
поштових відправлень

ЗРАЗОК СПИСКУ ф.103