Підготовка справ служби кадрів до передачі в архів організації

Новая страница 1

Завершальним етапом діловодства по кадрам є підготовка справ служби кадрів до передачі в архів організації або при відсутності архіву - до подальшого зберігання в службі кадрів після завершення їх діловодством.

Цей етап умовно можна розділити на кілька стадій:

формування справ в службі кадрів;
експертиза цінності справ служби кадрів;
оформлення справ в службі кадрів;
опис та знищення справ в службі кадрів;
забезпечення схоронності справ;
передача справ в архів організації.

Перераховані вище стадії проводяться не тільки в службі кадрів, але і в інших структурних підрозділах організації відповідно до загальних вимог українського законодавства в сфері діловодства та архівної справи.

Формування справ в службі кадрів

Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ служби кадрів.

У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати в справи чорнові і дублетні екземпляри документів, а також документи, що підлягають поверненню.

Формування справ в службі кадрів здійснюється під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації (при його наявності) і служби діловодства організації.

При формуванні справ по кадрам необхідно дотримуватися такі основні вимоги:

документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;
включати в справу по одному примірнику кожного документа;
кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів;
групувати у справу документи одного календарного року; виключення складають перехідні справи і особисті справи, які формуються протягом усього періоду роботи даної особи в організації;
справа має містити не більше 250 аркушів при товщині не більше 4 см.

Додатки до документів незалежно від дати їх затвердження або складання приєднуються до документів, до яких вони належать. Додатки обсягом понад 250 аркушів складають окремий том, про що в документі робиться відмітка.

Розпорядчі документи в службі кадрів групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.

Положення про службу кадрів, посадові інструкції, якщо вони затверджені керівником організації, групуються в самостійні справи.

Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по кадрам.

Накази по кадрам групуються в справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання.

Доцільно при великих обсягах документів накази по кадрам, що стосуються різних сторін діяльності організації (прийом на роботу, звільнення та переміщення, відрядження, преміювання тощо), групувати в самостійні справи.

Документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.

Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них в порядку алфавіту по прізвищах.

Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.

Експертиза цінності справ служби кадрів

Мета експертизи цінності справ - правильне визначення термінів зберігання справ служби кадрів.

Експертиза цінності справ проводиться в службі кадрів в два етапи:

1) при складанні номенклатури справ в службі кадрів і в процесі формування справ;

2) при підготовці справ до здачі в архів організації або до подальшого зберігання в службі кадрів.

В результаті експертизи цінності всі справи в службі кадрів розподіляються на три групи: постійного терміну зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років включно).

Методичну і практичну допомогу службі кадрів при проведенні робіт з експертизи цінності справ надають служба діловодства, архів і експертна комісія (ЕК) організації, яка направляє загальний процес експертизи цінності справ в структурних підрозділах.

Особливу увагу при проведенні експертизи цінності справ в службі кадрів необхідно звертати на справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання, так як саме ці справи підлягають передачі в архів організації. Справи служби кадрів тимчасового (до 10 років включно) терміну зберігання в архів не передаються, зберігаються в службі кадрів і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню за встановленими правилами.

Оформлення справ в службі кадрів

Оформлення справ проводиться працівниками служби кадрів при методичної допомоги архіву організації.

Служба кадрів зобов'язана здавати в архів справи повністю оформленими.

Оформлення справ в службі кадрів постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання включає наступні операції:

оформлення обкладинки справи, внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи;
підшивку чи палітурку справи;
нумерацію аркушів у справі;
складання листа-завірителя справи;
складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи.

Справи тимчасового (до 10 років включно) терміну зберігання:

НЕ підшиваються;
аркуші справи не нумеруються і зберігаються на скоросшивателях;
внутрішній опис і лист-засвідчувач справи не складаються, пересістематізація документів у справі не проводиться.

В кінці року в обкладинку справ (приклад оформлення обкладинки справ наведено в додатку 1) вносяться такі уточнення:

при зміні назви організації та підрозділи дописують нові назви;
в заголовок справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів та ін.);
проставляється кількість аркушів у справі.

Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

В кінці кожної справи підшиваються чисті бланки форм для засвідчувального листа, а на початку справи в необхідних випадках - бланки форм для внутрішнього опису документів справи.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених до справи, все листи його, крім листів засвідчувального і внутрішнього опису, нумеруються в розгорнутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документів, чорним графічним олівцем або нумератором. Вживання чорнила і кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.

Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складається лист-засвідчувач справи (див. Додаток 2).

Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання.

Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів копіями, приєднання нових документів і т.д.) відзначаються в листі-засвідчувач справи з посиланням на відповідний акт.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою (див. Додаток 3).

До внутрішнього опису справи складається підсумковий запис, в якій вказується цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису.

Якщо справа переплетено або підшито без бланка внутрішнього опису документів, то складена за встановленою формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Опис і знищення справ в службі кадрів

На всі завершені в діловодстві служби кадрів справи по особовому складу постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання складається опис справ (див. Додаток 4).

Документи по особовому складу виділяються в особливу групу, систематизуються відособлено і включаються до окремого опису.

Реєстраційно-облікові форми документів з особового складу (книги, журнали обліку наказів про прийом, переведення, звільнення, особистих карток, особистих справ, угод, контрактів та ін.) Включаються в опис документів з особового складу.

Особові справи, якщо вони передавалися з однієї організації в іншу у зв'язку з переведенням співробітників, включаються в документальний (архівний) фонд отримала їх організації.

На особисті справи звільнених співробітників може складатися окремий опис.

Справи з особового складу, як правило, систематизуються за хронологічним ознакою. В архівах великих організацій з великою кількістю працівників може використовуватися структурно-хронологічний принцип систематизації особистих справ.

У межах кожного року справи по особовому складу систематизували за ступенем важливості - накази про зарахування на службу (до навчального закладу і т.д.), переміщення, звільнення (закінчення навчального закладу і т.д.), особові рахунки, списки, журнали обліку документів з особового складу, інші реєстраційно-облікові документи, особисті справи, особові картки.

Особові справи та особові картки звільнених співробітників відносяться до року звільнення і систематизуються в межах кожної групи за алфавітом прізвищ.

Опис справ служби кадрів представляється в архів через рік після завершення справ у діловодстві.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання опису справ служби кадрів несе її керівник.

Перед внесенням заголовків справ в опис перевіряються якість формування та оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис, кількості заведених справ по номенклатурі справ служби кадрів.

При складанні опису справ служби кадрів необхідно дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;
систематизація справ в описі і присвоєння номера опису служби кадрів встановлюються архівом;
графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації, про наявність копій і т.п.

В кінці опису вслід за останньою описовою статтею робиться підсумковий запис, в якій вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери ).

Опис справ служби кадрів підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства організації і затверджується керівником служби кадрів.

Відбір документів за відповідний період до знищення і складання акту про виділення їх до знищення виробляються після складання річних розділів зведених описів справ постійного зберігання за цей же період. Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні ЕК організації одночасно. Схвалені ЕК організації акти затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідної установи державної архівної служби описів справ постійного зберігання; після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.

Акт про виділення до знищення документів складається, як правило, на справи всієї організації. Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу. Заголовки однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи.

Організація, в процесі діяльності якої не створюються документи, що підлягають передачі на державне зберігання, складає акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, і знищує документи, включені в ці акти, після закінчення термінів їх зберігання тільки після складання річних розділів зведених описів справ по особовому складу за відповідний період і їх затвердження керівником організації.

Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу, забезпечувати їх збереження та облік.

Забезпечення збереження справ і передача справ в архів організації

З моменту закладу і до передачі в архів документи зберігаються за місцем їх формування у справи, тобто в службі кадрів.

Керівник служби кадрів та співробітники, відповідальні за документацію, забезпечують збереження документів і справ.

Справи знаходяться в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, розташовуються вертикально в шафах, що замикаються і столах, що забезпечують повне збереження документів.

З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розташовуються відповідно до номенклатури справ, копія якої міститься на дверцятах шафи з внутрішнього боку. На корінцях обкладинок справ зазначаються номери справ за номенклатурою. Зберігати документи в непристосованих робочих столах забороняється.

Видача справ стороннім організаціям проводиться з дозволу керівника організації. На видану справу заводиться карта-заступник справи або розписка.

Вилучення документів із справ постійних термінів зберігання допускається у виняткових випадках і здійснюється з дозволу керівника організації з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа та акта про вилучення оригіналу.

До архіву передаються справи по особовому складу. Їх передача здійснюється тільки за описами.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в архів, як правило, не підлягають, вони зберігаються в службі кадрів і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку. Вони можуть передаватися в архів тільки у виняткових випадках за рішенням керівника організації. Передача їх може здійснюватися по номенклатурі справ.

Прийом кожної справи проводиться завідувачем (спеціальним співробітником) архіву (особою, відповідальною за архів) у присутності працівника служби кадрів. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи.

В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи співробітника архіву та особи, що передала справи.

А.С. Красавін, канд. іст. наук, провідний науковий співробітник ВНИИДАД