Первинні документи - підтвердження факту господарської операції

Первинні облікові документи або первинка, як їх називають бухгалтера, це - основа основ ведення обліку, як бухгалтерського, так і податкового. Без правильного оформлення, ведення і зберігання первинних документів вести легальну підприємницьку діяльність неможливо.

Перевірити свою бухгалтерію безкоштовно

Первинна нерухомість письмово доводить факт здійснення господарської операції, підтверджує вчинення підприємницьких витрат при розрахунку податкової бази, встановлює відповідальність виконавців за виконання ними господарських операцій. Первинні документи запитують податкові інспектори при перевірці декларацій і звітів, і вони необхідні при проходженні перевірок.

З огляду на, що заповнюють і оформляють первинні документи не тільки бухгалтери, але і керівники, IP, менеджери з продажу і інші працівники, пропонуємо вам ознайомитися з вимогами до цих документів.

Хто розробляє форми первинних документів?

Первинні облікові документи бувають уніфіковані (форма яких розроблена Росстатом (колишній Держкомстат РФ) або Центробанком) і самостійно розроблені платниками податків.

Що стосується друку, то хоча вона не вказана в числі обов'язкових реквізитів, але при наявності поля «М.П.» (місце для печатки) її відбиток обов'язковий.

Якщо платника податків влаштовують уніфіковані форми від Держкомстату (благо, перелік їх величезний), то розробляти свої форми необов'язково. Є також поняття «модернізованої первинки», тобто уніфікованих первинних документів, в які платником податків внесено свої доповнення.

Зверніть увагу, не можна самостійно розробляти і затверджувати форми наступних первинних документів:

касові документи;
платіжне доручення та інші розрахункові банківські документи;
уніфіковані форми за розрахунками із застосуванням касового апарату;
транспортна накладна;
розрахунково-платіжна відомість і платіжна відомості.

Такі первинні документи можуть бути тільки уніфікованими.

Де знайти зразки уніфікованих первинних документів?

Призначення первинних документів

На нашому сайті ви можете скачати бланки уніфікованих первинних документів по кадрам і по касових операціях.

Бланк суворої звітності (БСЗ) - це теж первинний документ, але вимоги до нього особливі. Перелік обов'язкових реквізитів БСО ширше, ніж перелік звичайних первинних документів, зокрема, обов'язкова вказівка ІПН і наявність відбитка печатки.

У статті «БСО: яким повинен бути бланк суворої звітності? »Ви можете дізнатися, в яких випадках треба застосовувати уніфіковану форму цього документа, а коли його можна розробити самостійно.

Помилки в первинних документах

В першу чергу, первинні документи повинні містити правильно вказані обов'язкові реквізити. На думку Мінфіну, платник податку може врахувати витрати по первинці, якщо вона містить тільки несуттєві помилки.

На жаль, типова обтічне формулювання пояснення чиновників часто не дає можливості чітко зрозуміти, які саме неточності або помилки в первинних документах будуть визнані несуттєвими.

А ось істотними для первинних документів можуть бути визнані наступні помилки:

арифметичні помилки (неправильно вказана вартість / кількість товару або сума податку);
різні найменування одного і того ж товару (наприклад, в специфікації до договору поставки цукерки названі «Цукерки вафельні в шоколаді», а в накладній - «Мишка на севере»);
неточні назви посад тих, хто підписує первинні документи (наприклад, в довіреності вказано «Заступник генерального директора», а в акті приймання - «Заступник директора»);
суми в цифрах не збігаються з тими ж, але зазначеними прописом (замість 155 000 руб. (сто п'ятдесят п'ять тисяч рублів) написано 155 000 руб. (п'ятдесят п'ять тисяч рублів).

Податкова інспекція може не прийняти витрати за такими первинними документами, проблеми можливі і у контрагента при відрахуванні ПДВ.

Виправляти первинні документи можна тільки коректурним способом (неправильний текст закреслюється однією тонкою рисою, а зверху надписується правильний текст). Виправлення супроводжуються написом «Виправлено», датою і підписом відповідальних осіб. Неприпустимі виправлення прибуткових і видаткових ордерів, банківських документів і БСО. Їх треба складати заново.

Звертайте увагу на те, щоб первинні документи підписувалися в період дії виданої на їх підписання довіреності, інакше перевіряючі вважатимуть, що документи підписав неуповноважений на те співробітник. Те ж саме треба відстежувати і щодо підписів на вашій первинці представників контрагентів: видані ним довіреності повинні бути актуальними.

При оформленні первинних документів треба бути уважним не тільки до їх заповнення, а й до відповідності їх дат та інших реквізитів іншим документам, наприклад, договорами і рахунок-фактурами. Так, спірним буде відрахування ПДВ по рахунку-фактурі, складеної раніше товарною накладною.

Питання у податкових органів викличуть накладні або акти, підписані раніше угоди, виконання якого підтверджують первинні документи. З цієї ситуації є вихід, передбачений пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: вказати в тексті договору таке застереження «Умови цього договору застосовуються також до відносин сторін, що виникли до його укладення».

Підрядникам треба бути уважним при підписанні замовником актів про виконання робіт. Якщо за договором підряду залучалися субпідрядники, то акти з ними підрядник повинен підписати до того, як роботи будуть здані замовнику. У разі невідповідності цих дат податківці можуть порахувати витрати на субпідрядника необгрунтованими і не визнати їх при розрахунку податкової бази.

Документообіг первинних документів

Документообіг первинних документів включає в себе наступні етапи:

оформлення первинного документа;
передача документа в бухгалтерію, де вони перевіряються і вноситься в регістри;
поточне зберігання і подальша передача документа в архів.

Далеко не просте запитання - коли повинні оформлятися первинні документи? Відповідь на це є в статті 9 закону № 402-ФЗ «Первинний обліковий документ повинен бути складений при здійсненні факту господарського життя. а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після його закінчення ».

Неприпустимо оформляти первинні документи через кілька днів після проведення господарської операції. Всі працівники, які мають право оформляти первинку, повинні дотримуватися графіка документообігу, в якому можна встановити, наприклад, такі терміни здачі документів в бухгалтерію:

прибуткові та видаткові касові ордери - в день складання;
документи, пов'язані з оформленням продажів - не пізніше наступного робочого дня;
авансові звіти - не пізніше трьох робочих днів після витрачання коштів;
листки непрацездатності - не пізніше наступного робочого дня після виходу на роботу і т.д.

Що стосується документів, підписаних контрагентами, то обов'язок передавати їх своєчасно можна передбачити в тексті договору, наприклад, так: «Покупець зобов'язується передавати Постачальника оригінали підписаних товарних накладних, актів і рахунків-фактур не пізніше двох робочих днів з дня їх підписання».

При передачі підписаної первинки в бухгалтерії перевіряють форму документа; наявність обов'язкових реквізитів; законність проведеної господарської операції; арифметичні розрахунки. Дані перевірених первинних документів вносяться в бухгалтерські регістри.

Поточне зберігання первинки здійснюється зазвичай в бухгалтерії, а по закінченні року документи групуються по датах, комплектуються в пачки і передаються в архів. Зберігати первинні документи треба не менше п'яти років.