Оформлення кадрової документації при зміні особистих даних працівника

Програма професійної перепідготовки «Управління персоналом (Професійний стандарт)»
Очно-дистанційний курс професійної перепідготовки Національної спілки кадровиків і Московського технологічного університету (МІРЕА) відповідно до вимог професійного стандарту «Спеціаліст з управління персоналом». Диплом державного зразка державного університету про проходження професійної перепідготовки і посвідчення Національної спілки кадровиків.

В організаціях персональні (особисті) дані працівників містяться в основному в кадрових і бухгалтерських документах. Як правильно оформити кадрову документацію при зміні особистих даних? Це питання часто постає перед працівниками кадрових підрозділів.

Катерина Рощупкина, експерт Національної спілки кадровиків

Ця позиція підтверджується рішенням Суду Єврейської автономної області, в якому позивачка в якості одного з аргументів для відновлення на роботі навела такий факт: при зміні прізвища з нею не уклали додаткову угоду до трудового договору. Однак суд не прийняв цю обставину до уваги, оскільки роботодавцем був виданий наказ про внесення змін і всі дані в облікових документах були своєчасно виправлені. В опублікованому касаційному визначенні фрагменти, що безпосередньо стосуються обговорюваної ситуації, виділені курсивом.

• прізвище (при зміні актів цивільного стану - укладення або розірвання шлюбу);
• місце проживання (при переїзді або зміні реєстрації);
• відомості про освіту (при вступі і закінченні навчальних закладів);
• паспортні дані (після досягнення 20 і 45 років або при зміні паспорта).

При зміні анкетному-біографічних даних працівники кадрових служб найчастіше допускають такі помилки:

Перш за все в кадрову службу організації повинен звернутися сам працівник, а вже потім фахівець відобразить зміни в його облікових документах. Загальний порядок внесення будь-яких нових відомостей про працівника являє собою послідовність дій, які ми і розглянемо.

На цьому етапі працівник організації повинен подати роботодавцю письмову заяву з проханням про внесення змін до облікових документів і копії підтверджуючих документів. Крім того, йому необхідно замінити свідоцтво про присвоєння ІПН та медичний поліс. Бланк заяви про внесення змін до кадрові облікові документи представлений в додатку 1.

Всі інші дії виконує вже працівник кадрової служби. Перш за все слід видати наказ (в довільній формі) на підставі поданих співробітником документів і його письмової заяви про необхідність внести зміни в його облікові документи. Цей наказ необхідно зареєструвати в журналі реєстрації наказів по особовому складу, а потім ознайомити з ним під ріс-пись самого співробітника, а також відповідальних працівників кадрової служби та бухгалтерії. Приклад наказу про зміну особистих даних в кадрових облікових документах представлений в додатку 2.

Необхідні зміни слід внести до особової картки працівника (форма № Т-2), а також вказати реквізити документів-підстав. Колишні відомості треба закреслити однією рисою і зверху вписати нові. Тут же працівник кадрової служби повинен поставити свій підпис і дату внесення змін. Документи-підстави, згідно з якими ці зміни були зроблені, можна вказати в розділі Х «Додаткові відомості» особової картки.

При зміні сімейного стану, освіти, структурного підрозділу організації, посади, місця проживання або місця перебування, стану здоров'я (отриманні інвалідності) громадян, які перебувають на військовому обліку, працівники, які здійснюють військовий облік в організаціях, заповнюють і вручають такому співробітнику під особисту розписку в журналі обліку листків повідомлень і корінців до них листок повідомлення про зміни відомостей про громадян, які перебувають на військовому обліку, за формою, встановленою в Додатку № 1 до Порядку повідомлення організаціям про зміни сімейного стану, освіти, структурного підрозділу організації, посади, місця проживання або місця перебування, стану здоров'я громадян, які перебувають на військовому обліку, до військових комісаріатів, представленому в Додатку № 13 методичних рекомендацій (далі - Порядок). Відомості про зміну сімейного стану, освіти, структурного підрозділу організації, посади, місця проживання або місця перебування, стану здоров'я (отриманні інвалідності) громадян, які перебувають на військовому обліку, направляються організаціями в двотижневий термін до військового комісаріату за місцем проживання (місцем перебування) громадян. Бланк повідомлення про зміну відомостей про громадян, які перебувають на військовому обліку, представлений в Додатку № 4 до Порядку.

Далі, згідно з п. 17 Інструкції, протягом місяця після отримання свідоцтва страхувальник повинен повернути супровідну відомість до територіального органу ПФР.

Якщо особисті дані змінюються у керівника / директора організації, то співробітникові кадрової служби знадобиться вжити додаткових дії. Якщо керівник організації є її засновником, то кадровик повинен спільно з юристом внести зміни в установчі документи та статут організації.

При необхідності слід повідомити про зміни в територіальні відділення за місцем реєстрації ПФР, ФОМС, ФСС.

Перелік підстав для внесення змін до кадрові документи

Надані працівником документи-підстави

Кадрові документи, які необхідно оформити

При зміні прізвища

Особиста заява;
копія свідоцтва про реєстрацію шлюбу (або свідоцтво про розірвання шлюбу);
копія паспорта з новими даними

Наказ про внесення змін до облікових документів;
зміни на титульному аркуші трудової книжки, а також в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
зміна даних в особовій картці працівника (форма № Т-2);
внесення змін до особового рахунка (форма № Т-54);
нове страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування

При зміні місця проживання

Особиста заява;
копія паспорта з новою реєстрацією за місцем проживання

Наказ про внесення змін до документів, що містять особисті дані працівника;
зміни в особовій картці працівника (форма № Т-2)

При зміні освіти

Особиста заява;
копія документа про освіту

Додатки на титульному аркуші трудової книжки;
додаткові відомості в особистій картці працівника (форма № Т-2)

При зміні паспортних даних

Особиста заява;
копія паспорта з новими даними

Наказ про внесення змін до облікових документів працівника;
зміна або доповнення відомостей в особистій картці працівника (форма № Т-2)

Бланк заяви про внесення змін до облікових документів

Проект наказу про зміну особистих даних в кадрових документах

Приклад запису про зміну прізвища у трудовій книжці

СУДОВА КОЛЕГІЯ по цивільних справах СУДУ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЇ ОБЛАСТІ

Суддя: Унтевская Е.Л.

В задоволенні позовних вимог Ш. Т. до муніципальному унітарному підприємству побутового обслуговування населення «Е ***» про поновлення на роботі та стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу - відмовити.

Заслухавши доповідь судді Кнепмана А.Н. пояснення позивачки Ш. Т. її представника З. А. представника відповідача Н. Р. прокурора В. К. судова колегія

Представник позивачки З. А. позовні вимоги підтримав, суду пояснив, що підтримує викладене позивачкою. Трудовий договір з Е. Т. був укладений на невизначений термін, тому що дата його закінчення вказана не була. Згідно ст. 57 ТК РФ, в терміновому трудовому договорі повинні бути вказані термін його дії і обставини, що послужили підставою для його укладення. Позивачка мала бути повідомлена про розірвання договору за три дні, чого зроблено не було, тобто, не дотримано порядок звільнення.

Представник відповідача Н. Р. - керівник підприємства позовні вимоги не визнала, суду пояснила, що позивачка була прийнята на роботу перукарем чоловічого залу на час декретної відпустки іншого працівника - П. Позивачка була попереджена про те, що з нею полягає саме строковий трудовий договір. Термін дії трудового договору, а саме дата його закінчення в даному випадку не ставиться, тому що роботодавець не знає, коли відсутній працівник вийде на роботу. В даному випадку працівник може вийти на роботу в будь-який час. Згідно ст. 79 ТК Україна вона не повинна була попереджати позивачку про звільнення за три дні. Зміна прізвища працівника не вимагає укладення додаткової трудової угоди, тому що істотні умови трудового договору при цьому не змінюються. Після того, як позивачка принесла свідоцтво про укладення шлюбу, на підприємстві був виданий наказ, були внесені зміни в трудову книжку і в інші документи, в тому числі в той екземпляр трудового договору, який зберігається в організації. Свій екземпляр трудового договору для внесення змін позивачка не принесла. Ніякі умови роботи у позивачки після зміни прізвища не змінилися.

Суд постановив вказане рішення.

У касаційній скарзі Ш. Т. просить рішення суду скасувати і направити справу на новий розгляд, тому що вважає, що суд не дав оцінку її доводам про те, що з нею має бути укладений строковий трудовий договір згідно ст. 59 ТК РФ, а при його припинення їй повинно бути направлено повідомлення не менше ніж за три дні, що визначено частиною 1 ст. 79 ТК РФ, але їй повідомлення про вихід надсилається не було, і таким чином був порушений порядок звільнення.

Термін дії трудового договору не був визначений, значить, він укладений на невизначений строк, а тому повідомлення обов'язково. Працівникові, на місце якого була запрошена позивачка, спочатку була надана відпустка по догляду за дитиною до півтора років, а після, за заявою останньої, - по догляду до 3 років, і таким чином термін дії трудового договору не був визначений.

В запереченнях на касаційну скаргу керівник МУП «Е ***» вказує на законність прийнятого рішення суду, тому що судом обгрунтовано зроблено висновок, що порядок звільнення не був порушений, оскільки в силу ч. 2 ст. 79 ТК Україна у разі закінчення терміну дії трудового договору, укладеного на час виконання обов'язків відсутнього працівника, попередження працівника в письмовій формі не менш ніж за три календарні дні до звільнення не вимагається. Затвердження позивачки про те, що з нею було укладено трудовий договір на невизначений термін, не відповідає обставинам справи.

У касаційній інстанції позивачка Ш. Т. і її представник З. А. доводи, викладені в касаційній скарзі, підтримали.

Представник відповідача Н. Р. просила відмовити в задоволенні касаційної скарги, оскільки звільнення позивачки вироблено відповідно до законодавства.

Прокурор прокуратури Єврейської автономної області В. К. пояснив, що рішення суду відповідає вимогам закону і підстав для його скасування немає.

Перевіривши матеріали справи, вислухавши осіб, що беруть участь в касаційній інстанції, обговоривши доводи касаційної скарги та заперечення на неї, судова колегія не знаходить підстав для скасування рішення суду.

Відповідно до ст. 58 ТК Україна трудові договори можуть укладатися на певний термін не більше п'яти років (строковий трудовий договір), якщо інший термін не встановлено цим Кодексом та іншими федеральними законами.

Строковий трудовий договір укладається, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру майбутньої роботи або умов її виконання, а саме у випадках, передбачених частиною першою статті 59 Трудового кодексу РФ. У випадках, передбачених частиною другою статті 59 Трудового кодексу РФ, строковий трудовий договір може укладатися за згодою сторін трудового договору без урахування характеру майбутньої роботи та умов її виконання.

Згідно ст. 59 ТК РФ, строковий трудовий договір укладається на час виконання обов'язків відсутнього працівника, за яким відповідно до трудового законодавства і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, трудовим договором зберігається місце роботи.

Згідно ст. 256 ТК РФ, на період відпустки по догляду за дитиною за працівником зберігається місце роботи (посада).

Із зазначених документів випливає, що з позивачкою був укладений строковий трудовий договір на час декретної відпустки П. А.

Відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК Україна однією з підстав припинення трудового договору є закінчення строку трудового договору (ст. 79 ТК РФ).

Згідно ст. 79 ТК Україна строковий трудовий договір припиняється з закінченням терміну його дії. Про припинення трудового договору у зв'язку із закінченням терміну його дії працівник повинен бути попереджений у письмовій формі не менш ніж за три календарні дні до звільнення, за винятком випадків, коли закінчується термін дії строкового трудового договору, укладеного на час виконання обов'язків відсутнього працівника.

З огляду на підставу укладання строкового трудового договору з позивачкою, право тимчасово відсутнього працівника вийти на роботу в будь-який час, конкретна дата закінчення трудового договору не могла бути визначена, що, однак, не робить трудовий договір чинним на невизначений термін.

Обов'язок надати тимчасово відсутнього працівника, за яким зберігається робоче місце, при його намір вийти на роботу, робоче місце негайно, не дозволяє роботодавцю сповістити тимчасового працівника про майбутнє звільнення за три дні, і законом він від такого обов'язку в даному випадку звільнений.

У зв'язку з цим доводи позивачки про порушення порядку її звільнення спростовуються представленими роботодавцем доказами і не засновані на законі. З урахуванням викладеного судова колегія вважає правильним висновок суду, що звільнення позивачки Ш. Т. є законним, і не бачить підстав для скасування рішення суду по доводам, викладеним в касаційній скарзі.

головуючий
В.Ф. Дроздова
судді
А.Н. Кнепман
В.Т. Цигулев