Обробка даних таблиць за допомогою запитів

Запити - це об'єкт бази даних, який служить для отримання даних з таблиць і надання їх користувачеві в зручному вигляді. Особливість запитів полягає в тому, що вони черпають дані з базових таблиць і створюють на їх основі тимчасову таблицю. Застосування запитів дозволяє уникнути дублювання даних в таблицях і забезпечує максимальну гнучкість при пошуку і відображенні даних у базі даних

Access дозволяє створювати запити двох типів: QBE-запити, SQL-запити.

QBE-запити (Query By Example) - запити, що будуються за допомогою конструктора запитів, що представляє собою графічний інструмент для створення запитів за зразком.

SQL-запити - запити, що будуються за допомогою уніфікованого набору інструкцій SQL (Structured Query Language - структурована мова запитів).

Всі запити діляться на дві групи: запити-вибірки, запити-дії.

Запити-вибірки здійснюють вибірку даних з таблиць відповідно до заданих умов. До цієї групи запитів відносяться наступні.

Запит до пов'язаних таблиць - дозволяє робити вибірку даних зі зв'язаних таблиць.

Перехресний запит - відображає підсумкові дані з угрупованням їх по горизонталі і вертикалі, виводячи результати їх обробки у вигляді таблиць.

Запит з параметром - дозволяє користувачеві задати критерій відбору, ввівши потрібний параметр при виклику запиту.

Запит з обчислюваним полем - дозволяє розрахувати дані на основі інших полів з того ж рядка запиту.

Запит до критерію пошуку - дозволяє проводити відбір записів відповідно до заданого критерію пошуку.

Запит з підсумками - виробляє математичні обчислення і видає результат.

Запити-дії дозволяють модифікувати дані в таблицях: видаляти, оновлювати, додавати записи. До цієї групи запитів відносяться наступні.

Запити на створення таблиці створюють таблиці на підставі даних, що містяться в результуючому безлічі запиту.

Запити на додавання записів дозволяють додавати в таблицю записи, створювані запитом.

Запити на оновлення змінюють значення існуючих полів відповідно до заданого критерію.

Запити на видалення видаляють записи з однієї або декількох таблиць одночасно.

В Access можна створювати запити за допомогою Майстра запитів і за допомогою Конструктора.

Для створення запитів за допомогою Майстра є такі майстри:

§ Майстер створення простого запиту;

§ Майстер створення перехресного запиту;

§ Майстер створення запитів на пошук повторюваних записів;

§ Майстер створення запитів на пошук записів без підлеглих записів.

При створенні запиту за допомогою Майстра проводиться послідовне виконання дій в діалоговому вікні Майстра запитів.

Конструктор запитів дозволяє створювати нові і змінювати існуючі запити, тому він є основним способом при створенні запитів QBE.

Призначення рядків в бланку Конструктора запитів:

1-й рядок Поле призначена для введення імені поля запиту і позначення поля - джерела даних або обчислюється вираження;

2-й рядок Ім'я таблиці призначена для завдання імені таблиці - джерела даних;

3-тя рядок Сортування призначена для вказівки порядку сортування в даному полі. Може приймати наступні значення: по зростанню, по зменшенню, відсутня;

4-й рядок Висновок на екран містить прапорець, який вказує на те, чи буде виводитися відповідне значення поля;

5-й рядок Условие отбора містить критерій, за яким буде відбуватися відбір записів в результуючу таблицю.

Запити можуть бути створені на основі однієї або кількох таблиць. Багато табличні запити дозволяють отримати інформацію з декількох попередньо пов'язаних між собою таблиць.

Зазвичай розробник БД створює структуру таблиць і запитів, але заповненням таблиць інформацією ін не займається. Для цього є спеціальні кадри (звичайно малокваліфіковані), що виконують функції складачів. Для спрощення їхньої праці розроблювач бази може підготувати спеціальні об'єкти - форми. Форма являє собою якийсь електронний бланк, в якому є поля для введення даних. Наборщик вводить дані в ці поля, і дані автоматично заносяться в таблиці бази.

Дані в таблицю можна вносить і без допомоги будь-яких форм, але існує принаймні 4 причини, які роблять форми незамінними засобом для введення даних в базу.

По-перше, малокваліфіковані персоналу не можна надавати доступ до таблиць.

По-друге, різні люди можуть мати різні права доступу до інформації, що зберігається в таблицях. Для введення даних їм надаються різні форми, хоча дані з форм можуть надходити в одну таблицю.

По-третє, введення даних в таблицю - надзвичайно обтяжливе заняття. Вже після декількох годин роботи люди роблять помилки. Введення даних в форму простіше. Тут багато чого можна автоматизувати. До того ж елементи управління форм налаштовуються таким чином, щоб при введенні даних виконувалася їх первинна перевірка.

По-четверте, інформацію, яку заносять в таблиці, беруть з паперових бланків (анкет, заяв, накладних і т.д.). Екранні форми можна зробити точною копією паперових бланків. Завдяки цьому у багато разів зменшується кількість помилок при введенні і знижується стомлюваність персоналу.

Звіти багато в чому схожі на форми, але служать вони для роздруківки інформації на принтері. Тому для розрахунку розташування даних на друкованій сторінці програма Access повинна знати все необхідне про особливості принтера. Ці дані Access отримує від ОС. Відповідно принтер в системі повинен бути встановлений. Зі структурою звіту найпростіше ознайомитися, створивши якийсь автозвіт, а потім відкривши його в режимі Конструктора.