Облік і зберігання гербових бланків

Головна | Про нас | Зворотній зв'язок

Гербові бланки в організаціях підлягають обліку. На гербових бланках поліграфскім способом або нумератором проставляються порядкові номери, а при необхідності і серії цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо по видам бланків в реєстраційно-учтной формі (журналі, картці), при цьому використовують такі реквізити:

при надходженні бланків:

найменування виду гербового бланка;

номер супровідного документа;

найменування організації-постачальника гербових бланків;

серія і номери гербових бланків.

при видачі бланків:

найменування виду гербового бланка;

серія і номери гербових бланків;

найменування структурного підрозділу організації, прізвище та ініціали посадової особи - одержувача гербових бланків;

розписка в отриманні;

примітка (відмітка про знищення і т.д.).

Гербові бланки зберігають в надійно замикаються і опечатується шафах.

Знищення гербових бланків здійснюється за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.

Контроль за виготовленням, використанням і зберіганням гербових бланків покладається на підрозділ організації, відповідальної за ведення діловодства. Особи, персонально відповідальні за облік, використання та зберігання бланків, призначаються наказом керівника організації.

Перевірку наявності, використання і зберігання гербових бланків проводять не рідше 1 разу на рік комісією, яка призначається розпорядчим документом керівника організації. Про проведені перевірки роблять позначку в обліково-реєстраційних формах після останнього запису. У разі виявлення порушень при виготовленні, обліку, зберіганні гербових бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом і доводяться до відома керівника організації.

Допускається тиражування засобами оперативної поліграфії організації документів на гербовому бланку, призначених для розсилки. При цьому кожна копія документа засвідчується печаткою організації.

+ про нові методичні рекомендації

Оформлення внутрішнього і зовнішнього узгодження документа

Ректор Фінансової академії

при Уряді Укаїни

Особистий підпис І.О. Прізвище

Якщо узгодження здійснюють листом, протоколом і ін. Гриф узгодження оформляють наступним чином: