Облік автомобільних шин в установі
Заміна автомобільних шин може відбуватися як унаслідок їх зносу, псування, так і при зміні погодних умов. Як правильно організувати облік шин та відобразити в бюджетному обліку операції з їх придбання, встановлення та списанню, розказано в статті.
Особливості організації обліку автошин.
Також деякі міністерства і відомства розробляють і затверджують свої відомчі нормативні акти, якими регулюється діяльність по автотранспортному забезпеченню в підвідомчих установах, в тому числі в частині організації обліку автомобільних шин. Дивіться, наприклад, Порядок УІС [1].
- що підтверджують прийняття шин до обліку: прибутковий ордер на приймання матеріальних цінностей (нефінансових активів) (ф. 0504207), відвантажувальні документи постачальника або авансовий звіт (ф. 0504505) з доданими до неї квитанціями, БСО, касовими і товарними чеками і т. д. ;
- по внутрішньому переміщенню шин: накладна на внутрішнє переміщення об'єктів нефінансових активів (ф. 0504102) або вимога-накладна (ф. 0504204);
- з обліку шин, виданих в експлуатацію: картка обліку роботи автомобільної шини. Установа має право розробити форму зазначеного документа самостійно або застосовувати форму картки, яка приведена в додатку 12 до Правил або, якщо установа знаходиться у веденні ФСВП, в додатку 13 до Порядку УІС. Цей документ буде також підтверджувати обгрунтованість заміни шин;
- підтверджують заміну шин: акт прийому-здачі виконаних робіт, складений у довільній формі;
- підтверджують списання непридатних до експлуатації шин з обліку: акт про списання матеріальних запасів (ф. 0504230) або бухгалтерська довідка (ф.0504833).
Матеріали або основні засоби?
Незважаючи на те, що термін служби автомобільних шин перевищує 12 місяців, враховувати їх потрібно в складі матеріальних запасів. Пояснимо чому.
Матеріальні об'єкти майна, незалежно від їх вартості, з терміном корисного використання понад 12 місяців, призначені для використання в процесі діяльності установи, приймаються до обліку в якості основних засобів (п. 38 Інструкції № 157н [3]). При цьому об'єктом основних засобів є об'єкт з усіма пристосуваннями і приладдям, або окремий конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій, або ж окремий комплекс конструктивно-зчленованих предметів, що становлять єдине ціле і призначених для виконання відповідної роботи (п. 41 Інструкції № 157н).
Автомобільна шина не може використовуватися за призначенням окремо від транспортного засобу, отже, вона не утворює самостійного об'єкта основних засобів. За своєю суттю шини близькі до комплектуючих виробів (запасних частин), облік яких повинен бути організований на рахунку 1 105 36 000 «Інші матеріальні запаси - інше рухоме майно установи» (п. 98, 99 Інструкції № 157н, п. 21 Інструкції № 162н [4]).
Однак, якщо шини купуються разом з автомобілем, вони підлягають відображенню в складі об'єкта основних засобів і відокремлено не враховуються. В цьому випадку вартість шин бере участь у формуванні вартості автомобіля.
Придбання та облік автомобільних шин.
Відповідно до Вказівок № 65н [5] витрати казенного установи на придбання автомобільних шин слід відносити на вигляд витрат 244 «Інша закупівля товарів, робіт і послуг для забезпечення державних (муніципальних) потреб» і відображати в бюджетному обліку за статтею 340 «Збільшення вартості матеріальних запасів »Косгеї.
Прийняття до обліку автомобільних шин, як і інших матеріальних запасів, здійснюється за фактичною вартістю, яка формується на рахунку 1 106 34 000 «Вкладення в матеріальні запаси - інше рухоме майно установи» і включає в себе (п. 100, 102, 127 Інструкції № 157н):
- суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю), консультаційним і посередницьким організаціям;
- митні збори;
- суми, що сплачуються за доставку (включаючи страховку доставки);
- суми, що сплачуються за доведення розглянутих об'єктів до стану, в якому вони придатні до використання;
- інші платежі, безпосередньо пов'язані з придбанням об'єктів.
Залежно від порядку і способу придбання автомобільних шин в обліку казенного установи робляться такі бухгалтерські записи (п. 23, 49, 111 Інструкції № 162н):
Заміна автомобільних шин.
Заміна автомобільних шин може відбуватися внаслідок їх непридатності для подальшої експлуатації (зносу, пошкодження) або при зміні сезонів (заміна літньої гуми на зимову і навпаки).
Заміну непридатних до подальшої експлуатації шин слід розглядати як поточний ремонт автомобіля.
Нові автошини, видані замість зношених, пошкоджених (що не підлягають ремонту), при їх установці списуються з балансового обліку і відображаються на позабалансовому рахунку 09 «Запасні частини до транспортних засобів, видані замість зношених». Облік шин за балансом здійснюється протягом всього періоду їх експлуатації (використання) у складі транспортного засобу. Це випливає з п. 349 Інструкції № 157н.
Перелік матеріальних цінностей, які обліковуються на позабалансовому рахунку 09, встановлюється в обліковій політиці установи.
У бюджетному обліку ці операції відображаються такими кореспонденціями рахунків (п. 26 Інструкції № 162н, п. 349 Інструкції № 157н):
Оскільки нормативно-правовими документами, що регулюють ведення бухгалтерського обліку, не визначені правила відображення в обліку операцій із заміни сезонних шин, установа має право самостійно розробити їх і затвердити в обліковій політиці. Наведемо можливі варіанти урахування сезонних автошин.
Варіант 1 - з використанням позабалансового рахунку 09. З метою оптимізації обліку до зазначеного рахунку вводяться субрахунки:
При заміні літньої гуми на зимову і навпаки відбувається передача шин від водія на склад і назад. Такий рух шин між структурними підрозділами установи можна оформити накладної на внутрішнє переміщення об'єктів нефінансових активів (ф. 0504102) або вимогою-накладною (ф. 0504204).
У разі якщо вартість шин невідома, їх облік на позабалансовому рахунку 09 можна вести за кількістю або в умовній одиниці 1 шина - 1 руб.
З метою заміни літньої гуми на зимову зі складу установи водієві відпущений комплект зимових шин вартістю 8 000 руб. Зняті з автомобіля літні шини (вартість їх невідома) в кількості чотирьох штук передані на склад комірнику.
В обліку казенного установи відображені такі бухгалтерські записи:
Відображено внутрішнє переміщення шин між структурними підрозділами
Позабалансовий рахунок 09-2
Позабалансовий рахунок 09-2
м. о. л. - водій
м. о. л. - комірник
Позабалансовий рахунок 09-1
м. о. л. - комірник
Позабалансовий рахунок 09-1
м. о. л. - водій
Варіант 2 - без відображення операцій на позабалансовому рахунку 09. Матеріально відповідальна особа факт заміни сезонних шин відображає у внутрішньому обліковому документі, наприклад в картці обліку роботи автомобільної шини.
На закінчення виділимо головне. Порядок відображення в бюджетному обліку операцій із заміни автомобільних шин необхідно закріпити в обліковій політиці установи. Шини, придбані разом з автомобілем, враховуються у складі об'єкта основних засобів, а окремо - як матеріали. При установці нових шин на автомобіль їх вартість списується на видатки установи та одночасно для забезпечення контролю за їх використанням відбивається на позабалансовому рахунку 09. Зношені, пошкоджені (що не підлягають ремонту) шини мають бути оприбутковані на склад для подальшого списання в утиль. Облік сезонних автошин можна вести з використанням позабалансового рахунку 09 або без відображення операцій на цьому рахунку - в картці обліку роботи автомобільної шини.