Облік авіаквитків в бухгалтерському обліку

Новаторство в світі електронних можливостей торкнулося і такої сфери діяльності, як бухгалтерський звіт. У наші дні, майже всі авіакомпанії, видають певної організації, електронні авіаквитки, які дають можливість швидко і мобільно пересуватися між пунктами призначення. Вони призначені для тих працівників, які відправляються у відрядження за кордон. Про те, що ж представляє із себе цей вид документа, ми розповімо в цій статті, для того, щоб підприємець знав, як скласти правильний облік авіаквитків в бухгалтерському обліку.

Загальні відомості

Електронний авіаквиток - це документ, який засвідчує домовленість повітряного переміщення між клієнтом і авіакомпанією. На відміну від стандартного авіаквитка, електронний є цифровим записом в базі даних авіакомпанії. Кожна організація повинна вести облік квитків в бухгалтерському обліку, так, як це теж значні витрати, які необхідно фіксувати і записувати всі дані.

Кожен електронний квиток має свою структуру, і включає в себе кілька пунктів, які допоможуть пасажиру дістатися до місця призначення.

У квитку вказані:

Час від'їзду;
Час прибуття;
Місце, з якого виїжджає клієнт;
Місце, в яке в'їжджає клієнт.

Безпосередньо сам електронний квиток можна роздрукувати в агентстві з продажу авіаквитків. Для цього у них є спеціально створений бланк на англійською мовою. У тому випадку, якщо квиток був придбаний в Інтернеті, то через електронну пошту самого покупця, можна отримати підтвердження, яке покупець може роздрукувати самостійно. Насправді, в цьому немає нічого складного, просто потрібно правильно все заповнити, а сама роздруківка не займає багато часу.

Що входить в структуру електронного авіаквитка?

Електронний купон - одна з найважливіших частин квитка, яка розташовується в базі даних системи перевізника;
Роздруківка маршруту - це певний документ, в якому є вся потрібна інформація (інформація про клієнта, рейсі, повідомлення, а також ціна квитка);
Посадковий талон - такий вид документа, який клієнт отримує на реєстрації. Він є підтвердженням для посадки на літак.

Слідчо для того, щоб підтвердити облік авіаквитків співробітника, який їде у відрядження за кордон, він зобов'язаний принести в бухгалтерію своєї організації роздрукований маршрут і талон для посадки в транспорт.

Облік авіаквитків в бухгалтерському обліку

Тепер розглянемо всі правила та інструкції щодо податкового та бухгалтерського обліків при покупці електронного авіаквитка.

В інструкції призначено, що поки співробітник перебуває у відрядженні за кордоном, то йому будуть відшкодовані:

Витрати на поїздку;
Попереднє замовлення авіаквитків;
Оплата аеропортових зборів;
Провезення багажу в обидва боки.

Всі ці умови можуть бути виконані тільки в тому випадку, якщо у працівника є всі оригінали документів, які повинні підтвердити всі витрати у вигляді квитанцій, чеків і т. Д.

Таким чином виходить, що електронний квиток - це повноправний квиток на транспортні засоби, але зі своїми незначними нюансами. Він обов'язково повинен бути показаний в оригіналі в тому випадку, якщо працівник хоче, щоб йому повернули все його витрачені кошти за його час відлучення у відрядження. Як писалося вище, роздрукований маршрут, який вміщує в себе всю необхідну інформацію про вартість квитка, клієнті, і представляє з себе підтвердження того, що господарська операція була здійснена, а сам посадковий талон показує отримані транспортні послуги.

Крім усього цього, рекомендовано додати до авансового рахунку будь-якої документ розрахунків (квитанції, чеки і т. Д.), Це робиться з метою переконання.

При купівлі авіаквитка обов'язково потрібно вказати наступні документи:

Документ про те, що оплата самого квитка була проведена;
Безпосередньо сам факт поїздки.

Важливо! Як вже було сказано, якщо в наявності є всі перераховані вище документи, то це дає підприємцю всі дані і витрати в бухгалтерський облік в тому випадку, якщо відрядження співробітника була пов'язана з господарською діяльністю організації.

Приклад відображення цієї операції в бухгалтерському обліку

Компанія купила електронний квиток для відправки свого співробітника, який поїхав у відрядження в Стокгольм (Данія). Мета такого відрядження - договір з іншою компанією про відкриття торгових шляхів. Згідно з відомостями агента з продажу авіаквитків вся вартість такого авіаквитка становить 5000 рублів.

Сюди також входять всі розрахунки в разі придбання авіаквитка з оплатою таких видів:

З розрахункового рахунку;
З кредитного рахунку;
За готівку.

Також, в окремі колонки записується Дт рахунку, Кт рахунку, сума, податковий облік, а також примітки. Насправді, складання даних в бухгалтерському обліку не принесе ніяких труднощів, тому, що там все розписано. Важливо запам'ятати, що факт самої поїздки показує роздрукований електронний квиток в паперовому вигляді разом з тим же пред'явленням талона для посадки на транспорт.

Слід зазначити, якщо співробітник може уявити всі документи про те, що він направляється у відрядження, достатнім буде наявність одного з документів: тільки роздрукований електронний квиток або ж талон на посадку в транспортний засіб.

Записи, які роблять в бухгалтерському обліку:

Дебет 60 Кредит 51 - це все перераховані кошти для того, щоб придбати авіаквиток;
Дебет 50 «Грошові документи» Кредит 60 - це відображення отримання квитка в сумі всіх фактичних витрат з урахуванням ПДВ, така процедура робиться на основі накладної того, хто платить;
Дебет 71 Кредит 50 «Грошові документи» - це вже виданий співробітникові електронний квиток;
Дебет 20 Кредит 71 - це показана у витратах сума за ціну електронного квитка;
Дебет 19 Кредит 71 - це пред'явлений ПДВ;
Дебет 68 Кредит 19 - прийнятий до видачі ПДВ.

Повністю всі операції, які були здійснені, повинні бути підкріплені і аргументовані документацією, бо в іншому випадку, це може призвести до поганих наслідків для організації. Всі перераховані вище документи є найпершими показниками для складання бухгалтерського обліку авіаквитків, які придбала організація. Видачу електронних квитків з каси потрібно обов'язково записати в певний реєстр, для того, щоб в майбутньому їх можна було швидко знайти і у підприємця не було ніяких проблем із заповненням бухгалтерського обліку.

Коли і як потрібно записувати придбані авіаквитки в бухгалтерському обліку?

Слід взяти до уваги! У всіх бухгалтерських обліках куплені квитки, в тому числі і електронні потрібно відображати на рахунку 50-3 «Грошові документи» відразу ж в той момент, коли вони надійшли в організацію.

Згідно ст.166 Трудового Кодексу Укаїни, службове відрядження - це поїздка працівника в той чи оне місце, для виконання певного доручення, яке визначає сам підприємець, при цьому співробітник виїжджає за місце постійної роботи. Також, роботодавець повинен відшкодувати всі витрати співробітника, які були необхідні для виконання завдання (якщо є всі оригінали документів). При цьому розміри і порядок відшкодування приймається колективним договором співробітників організації. Після чого, всі необхідні дані будуть занесені в бухгалтерський облік, для того, щоб можна було спостерігати витрати і в майбутньому не було ніяких проблем.

Важливо! На той момент, коли організація вже придбала квиток, вона не може бути впевнена в тому, що в результаті цієї операції буде вироблено зменшення її економічної вигоди. Також не можна визначити суму цієї витрати, так, як квиток може бути повернутим, але в таких випадках все кошти організації будуть повернуті за мінусом зборів і штрафів.