Нюанси заповнення документів

У пропонованій статті Т.О. Евмененко, керівник Департаменту оподаткування консалтингової фірми "ДЕ-КОНС" розглядає основні проблемні питання, пов'язані з нюансами заповнення документів. Найчастіше через неправильно складеного / заповненого / підписаного документа платник податку позбавляється вирахування з ПДВ або не може підтвердити свої витрати з метою оподаткування прибутку.

українське законодавство приділяє особливе значення дотримання порядку оформлення первинних та інших документів, які є підставою для обчислення податків. Досить згадати пункт 2 статті 169 НК РФ, який прямо встановлює залежність між можливістю пред'явлення "вхідного" ПДВ і правильністю заповнення рахунків-фактур. Згідно зі статтею 252 НК РФ, підтвердити формування видаткової частини податкової бази по податку на прибуток можуть тільки ті первинні документи, які відповідають вимогам законодавства РФ. Але чи всі правила в законодавстві однозначно прописані?

На жаль, на практиці бухгалтер досі змушений ламати голову не тільки над заповненням окремих реквізитів документів, але навіть питання про колір і хімічний склад чорнила на сьогоднішній день залишається більш ніж актуальним.

Не всі ще однозначно

Комбінований спосіб або внесення виправлень?

Перш за все, необхідно відзначити, що НК Україна не містить будь-яких обмежень у виборі способу заповнення документів. В рівній мірі реквізити рахунку-фактури можуть бути виконані як машинописним або ручним способом, так і з використанням комбінованого варіанта. У пункті 14 Правил ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів закріплена така можливість:

"Рахунки-фактури, заповнені частково за допомогою комп'ютера, частково від руки, але відповідають установленим нормам заповнення, можуть реєструватися в книзі покупок."

Разом з тим, заповнення рахунку-фактури змішаним способом (одночасно машинописним і рукописним) податкові органи часто кваліфікують як внесення виправлень в рахунок-фактуру, які повинні бути завірені в установленому порядку.

Проте, практика арбітражних судів зводиться до того, що заповнення окремих граф рахунки-фактури від руки, в той час як всі інші заповнені машинописним текстом, не є виправленням рахунки-фактури, які вимагають спеціального засвідчення.

Таким чином, заповнення рахунків-фактур змішаним способом (машинописним і рукописним) не є виправленням, яке слід завіряти в установленому порядку, і не може служити підставою для відмови платнику податків в застосуванні вирахування сплачених за даними рахунків-фактур сум ПДВ. Однак платнику податків необхідно підготуватися до відстоювання своїх інтересів в арбітражному суді.

Що порушив бухгалтер, заповнивши документи гелевою ручкою чорного кольору?

Згідно з пунктом 2.8 Положення про документообіг в бухгалтерському обліку записи в первинних документах повинні здійснюватися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Забороняється використовувати для записів простий олівець.

Як видно, мова принципово йде про зобов'язання забезпечення платником податків збереження інформації, нанесеної на паперовий носій тих чи інших розчином, будь то чорнило або паста кулькової ручки. Більш того, перелік можливих засобів, використовуваних для нанесення напису, є відкритим.

У свою чергу, НК РФ, так само як і Постанова № 914, не містять особливих вказівок про тип і видах засобів, які необхідно використовувати при заповненні рахунків-фактур.

Таким чином, на сьогоднішній день відсутні нормативні документи, що не дозволяють платнику податків використовувати гелеву ручку.

Підписуємо документи і знову порушуємо?

Нерідкі випадки, коли заступники керівника підприємства на посаду директора, виконану на документі машинописним способом, ставлять пастою (чорнилом і т. Д.) Косу риску. Чи достатньо цього значка, щоб документ набув юридичної сили?

Ще більш небезпечно (з точки зору податкових наслідків) отримати з таким значком рахунок-фактуру від постачальника, якщо підпис заступника розшифровано.

Відсутність розшифровки підписів є для податкових органів підставою для визнання рахунку-фактури невідповідним статті 169 НК РФ. Така позиція обгрунтовується необхідністю посвідчення підписання рахунки-фактури належним особою. Крім того, Постановою № 914 затверджено форму рахунки-фактури, що передбачає розшифровку підписів керівника та головного бухгалтера.

Разом з тим, пункти 5 і 6 статті 169 НК Україна не вимагають наявності розшифровки підписів посадових осіб організації. А оскільки норми статті 169 НК Україна прямо не встановлюють такий реквізит як обов'язковий, саме по собі відсутність розшифровки підписів на рахунку-фактурі не є безумовною підставою до відмови у відрахуванні з ПДВ.

Що стосується вимог, закріплених в Постанові № 914, то вони відносно реквізитів не можуть бути обов'язковими вже в силу того, що Уряду України Податковим кодексом України не дані повноваження по встановленню форми рахунки-фактури.

На жаль, практика арбітражних судів щодо встановлення осіб, уповноважених підписувати рахунки-фактури, в цілому не є єдиною.

У більшості випадків суди зобов'язують податкові органи доводити не тільки підписання рахунки-фактури особою, яка не є керівником, зазначеним в рахунку-фактурі, а й те, що дана особа в принципі не уповноважене рахунок-фактуру підписувати.

Разом з тим, не можна не сказати і про протилежну практиці. Так, ФАС Московського округу ухвалив в якості допустимих доказів протокол опитування свідка, підтвердивши таким чином підписання документів невстановленою особою. Також суд взяв до уваги наступні протиріччя:

в представлених в інспекцію рахунках-фактурах є підпис головного бухгалтера, а в рахунках-фактурах, поданих до суду, цього підпису немає;
в поданій виписці з книги покупок відображені спірні рахунки-фактури, але з датою оплати, що не відповідає даним документам.

Таким чином, щоб уникнути спірних ситуацій з податковими органами, заступник керівника постачальника повинен не тільки поставити значок "зам.", А й розшифрувати свій підпис.

Хоча Податковий кодекс України не виключає можливості для платника податків підпис залишити без розшифровки.