Методи складського обліку товарно-матеріальних цінностей
Методичними вказівками № 119н передбачено, що при веденні натурально-вартісного обліку матеріальних запасів можуть застосовуватися два методи: сортовий і партійний.
При сортовому методі облік товарно-матеріальних цінностей ведеться на картках сортового обліку, в яких відображається наявність і рух цінностей. Сортовий метод обліку викладено в пунктах 136 - 140 Методичних вказівок № 119н.
При гуртовому методі облік ведеться в порядку, передбаченому для сортового методу обліку, з тією лише різницею, що облік організовується за кожною партією товарно-матеріальних цінностей. Під партією слід розуміти цінності, що надійшли одночасно по одному або декількох документах.
З точки зору поділу складського і бухгалтерського обліку облік матеріальних цінностей може вестися:
Цей метод полягає в тому, що на складах і в бухгалтерії організується одночасно кількісний і сумовий облік за номенклатурними номерами цінностей.
Для обліку із застосуванням оборотних відомостей Методичними вказівками № 119н передбачено два варіанти.
При першому варіанті на складах і в підрозділах організації ведеться тільки кількісний облік. Первинні облікові документи по руху матеріальних цінностей матеріально-відповідальні особи складів і підрозділів здають до бухгалтерської служби.
В бухгалтерській службі ведеться кількісно-сумовий облік, що дублює складський облік. У бухгалтерії ведуться картки кількісно-сумового обліку, що відкриваються на кожен номенклатурний номер матеріальних цінностей, і заповнюються на підставі первинних документів, зданих складами і підрозділами. У картках виводяться обороти за місяць і залишки на початок наступного періоду, на підставі карток складаються оборотні відомості по кожному складу і підрозділу.
За підсумками оборотних відомостей в бухгалтерії складається зведена відомість в цілому по всіх складах і підрозділам організації. Дані зведеної оборотної відомості звіряються з даними синтетичного обліку матеріальних цінностей. Крім цього щомісяця проводиться звірка даних в картках, які ведуться в бухгалтерії, з даними складських карток.
При другому варіанті картки в бухгалтерії не ведуться. Прибуткові та видаткові документи групуються за номенклатурними номерами, проводиться підрахунок підсумкових даних за місяць по приходу і витраті, отримані дані записуються в оборотну відомість. Потім, як і в першому варіанті, складається зведена відомість і проводиться звірка даних оборотної відомості з даними карток складського обліку.
Сальдовий метод заснований на тому, що на складах організовується тільки кількісний облік за видами цінностей, тобто за номенклатурними номерами. Бухгалтерія веде тільки сумовий облік, тобто облік в грошовому вираженні.
При сальдовом методі обліку на складах і в підрозділах організації матеріально-відповідальні особи на підставі первинних облікових документів ведуть кількісний облік в картках або в книгах складського обліку. Після закінчення звітного періоду первинні документи по руху матеріальних цінностей здаються в бухгалтерію.
У бухгалтерії організації при сальдовом методі кількісний і сумовий облік руху матеріальних цінностей за номенклатурними номерами не ведеться, оборотні відомості по номенклатурі не складаються. Облік матеріальних цінностей ведеться тільки в грошовому вираженні в розрізі груп, субрахунків і балансових рахунків обліку матеріальних цінностей. Співробітник бухгалтерії, який веде облік по даному складу або підрозділу, перевіряє первинні документи, прийняті від матеріально-відповідальних осіб, проводить звірку первинних документів із записами в складських картках, перевіряє правильність виведених залишків і підтверджує це своїм підписом.
Кількісні залишки матеріальних цінностей на підставі карток або книг складського обліку по кожному номенклатурному номеру переносяться в сальдову відомість або книгу співробітником бухгалтерії або завідувачем складом. На підставі підсумків сальдових відомостей складається зведена сальдова відомість по групах матеріалів, субрахунках, синтетичними рахунками обліку матеріальних цінностей, а також по складах і підрозділам в цілому. Дані сальдових відомостей і зведених сальдових відомостей повинні щомісяця звірятися з даними синтетичного обліку.
Слід звернути увагу, що в організаціях одночасно можуть застосовуватися обидва методи, тобто в одних складах і підрозділах облік може бути організований із застосуванням оборотних відомостей, а в інших - облік сальдовий метод.
Сортовий спосіб обліку на складах застосовується в тих випадках, коли зберігання матеріальних цінностей організовано по найменуванню та сортам без урахування часу надходження і ціни їх придбання. При цьому матеріально-відповідальні особи на кожну номенклатуру цінностей заводять нову картку складського обліку. Номенклатури в даному випадку розрізняються не тільки за типом і марці товару, а й по сорту, одиниці виміру, кольором та іншими характеристиками.
Картки складського обліку відкриваються на рік. Постачальницько-збутова служба, яка постає перед картку, проставляє в ній номер складу, повне найменування матеріальних цінностей, сорт, марку, розмір, номенклатурний номер, одиницю виміру, облікову ціну і інші необхідні реквізити. Слід врахувати, що на кожен номенклатурний номер відкривається окрема картка складського обліку. Картки реєструються працівниками бухгалтерії в спеціальному реєстрі, при цьому на картці проставляється її номер і віза працівника бухгалтерії.
Завідувач складу або комірник отримує картки складського обліку під розписку в реєстрі і заповнює в них реквізити, що характеризують місця зберігання матеріальних цінностей.
Коли перший лист картки заповнений, для подальшого відображення руху матеріальних цінностей відкривається другий і наступний аркуші цієї ж картки. Листи нумеруються і скріплюються.
При сортовому способі зберігання економічно використовується складська площа, можливо більш оперативне управління залишками матеріальних цінностей, в той же час важко розрізнити матеріальні цінності одного сорту, що надійшли за різними цінами. При сортовому способі зберігання вибір цінностей для реалізації здійснюється довільно. При цьому для оцінки матеріальних цінностей можливе використання методів середньої ціни, ціни одиниці запасів, ФІФО (за цінами перших закупівель), ЛІФО (за цінами останніх закупівель).
Записи в картку складського обліку робляться на підставі будь-якого первинного документа (кожного прибуткового чи видаткового ордера) або накопичувальних відомостей при великому обсязі записів. На складах з невеликим асортиментом і незначною кількістю операцій матеріально-відповідальні особи можуть вести облік безпосередньо в товарному звіті (при цьому картки складського обліку та складські книги не ведуться).
Ми вже відзначали, що облік матеріальних цінностей при гуртовому методі обліку ведеться в такому ж порядку, як і при сортовому методі, але окремо по кожній партії матеріальних цінностей. Партійний метод обліку викладено в пункті 242 Методичних вказівок № 119н.
Даний метод повинен одночасно застосовуватися і на складі, і в бухгалтерії.
При партійний способі обліку кожна партія матеріальних цінностей на складі зберігається окремо. Партією вважається однорідний товар, що надійшов по одному транспортному документу. При цьому товари, що надійшли одним видом транспорту (в одній автоколоні, залізничному вагоні, судні, баржі), незалежно від кількості транспортних документів (залізничних, водних накладних, коносаментів і так далі), а також товари одного найменування, що надійшли одночасно за кількома транспортними документами одного постачальника без розбіжностей по кількості і якості допускається вважати однією партією.
Кожну партію реєструють в журналі надходять матеріальних цінностей. Порядковий номер реєстрації є одночасно номером цієї партії. Він вказується у видаткових документах поряд з найменуванням цінностей, відпущених з даної партії.
На кожну партію матеріально-відповідальна особа відкриває партійний картах в двох примірниках: один - для складу, інший - для бухгалтерії. Форми партійний карт і порядок занесення в них інформації залежать від виду товару.
Записи в прибутковій частині партионной карти заносять на підставі супровідного документа до котрі вступили матеріальних цінностей із зазначенням його номера і дати, номера складу, особи, яка прийняла товар, постачальника, кількості цінностей (за найменуваннями, сортами і цінами), місця зберігання.
У видатковій частині партионной карти вказують дату відпустки і номер документа, кількість відпущених цінностей в натуральних показниках, підсумок за місяць і залишки на кінець місяця; підрахунок залишків може вестися наростаючим підсумком після кожного відпуску матеріальних цінностей.
Після повного відпустки зі складу матеріальних цінностей кожної партії партійний картах закривається матеріально відповідальною особою. Складається акт про витрачання матеріальних цінностей конкретної партії, який підписується завідувачем складом. Форма акту залежить від виду матеріальних цінностей і наявності відхилень від прийнятого на облік кількості. Акт разом з партионной картою матеріально-відповідальна особа передає в бухгалтерію на перевірку.
Якщо при перевірці даної партії виявляється недостача матеріальних цінностей в межах норм природних втрат, її списують за рахунок організації, а недостача понад норми природного убутку стягується з матеріально-відповідальної особи. Надлишки, виявлені під час перевірки, приймають до обліку.
Постановою №66 затверджено такі документи: Акт про витрату товарів по партії (форма №МХ-11) і Акт про витрату товарів по партіях (форма №МХ-12). Названі документи застосовуються при повному витрачання кожної партії товарів і складаються в двох примірниках членами комісії. Один примірник передається в бухгалтерію не пізніше наступного дня, а другий примірник залишається у матеріально-відповідальної особи. Акт за формою №МХ-11 оформляється при наявності розбіжностей даних по приходу і витраті за окремою партією. В інших випадках для оформлення повної витрати товарів по партіях застосовується Акт форми №МХ-12.
Партійний облік дозволяє визначити результати витрачання партії матеріальних цінностей без проведення інвентаризації (так як фактично інвентаризація проводиться локально при закритті кожної партії). Даний вид обліку підсилює контроль над збереженням цінностей, сприяє зниженню втрат. Однак цей спосіб обліку не дозволяє раціонально використовувати складську площу, відсутня можливість оперативного управління запасами (в результаті зберігання певного виду цінностей в різних місцях і відображення інформації по ним в декількох партійний картах).