легалізація документів
У випадках, коли громадяни Укаїни за кордоном влаштовуються на роботу, вступають до навчальних закладів, укладають шлюб, беруть участь у створенні юридичних осіб (компаній) тощо - від них можуть вимагати надати відповідні українські документи, наприклад, про освіту, сімейний стан, трудовий стаж. Для того щоб такі документи визнавалися і приймалися до розгляду за кордоном, як правило, їх необхідно легалізувати.
Така ж вимога поширюється на іноземні документи, що подаються в Укаїни.
Звертаємо вашу увагу на те, що копія іноземного документа або його переклад на українську мову можуть бути завірені в нотаріальних конторах на терріторііУкаіни тільки після легалізації даного документа в установленому порядку.
Легалізація - це підтвердження того, що документ, що виходить від влади держави або складений за участю цих органів влади, відповідає законодавству цієї держави. Вона полягає в засвідченні справжності підпису посадової особи, яка підписала документ, і печатки уповноваженого державного органу.
Відповідно до міжнародної практики не потрібно легалізація паспортів і замінюють їх документів, а також документів, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій (рахунки, документи про переміщення товарів через кордон, угоди про поставки товарів і надання послуг, виконання різних робіт і розрахунків, митні декларації і т.п.).
Процедура легалізації може бути скасовано положеннями міжнародних договорів, в яких бере участь Україна.
Легалізація українських документів для використання за кордоном
Призначені для використання за кордоном документи, складені офіційними органами Укаїни, повинні бути легалізовані, якщо інше не передбачено положеннями міжнародних договорів, які скасовують процедуру легалізації, учасниками яких є Україна і держава, на території якої ці документи будуть використовуватися.
Легалізація українських документів для використання за кордоном зазвичай здійснюється за наступною схемою:
1) нотаріальна контора на території Укаїни засвідчує копію документа і вірність його перекладу на іноземну мову;
2) Міністерство юстиції Укаїни (Москва, Б.Каретний пров. 10; тел. 209-62-71) засвідчує справжність підпису та печатки нотаріуса;
3) КД МІДУкаіни (Москва, 1-й Неопалімовскій пров. 12, тел. 244-37-97, прийомні години з 10:00 до 13:00 і з 15:00 до 17:00), підтверджує автентичність відбитку печатки МінюстаУкаіни і підписи посадової особи.
Після легалізації в КД МІДУкаіни документи легалізуються в консульстві тієї держави, де вони будуть використовуватися. При цьому іноземний консул підтверджує на підставі наявних у нього зразків справжність підпису та печатки уповноваженого працівника КД МІДУкаіни.
Якщо легалізація в іноземній консульстві обумовлена поданням перекладу документа з української мови на іноземну мову, документ може бути легалізований в КД МІДУкаіни одночасно з його перекладом.
українські документи легалізуються, як правило, в нотаріально завірених копіях. Виняток становлять документи про освіту зразка, встановленого для використання за кордоном, які легалізуються в КД МІДУкаіни в оригіналах.
Трудові книжки, військові квитки і посвідчення особи не підлягають вивезенню та пересилки за кордон і в установленому порядку на легалізацію ні в оригіналах, ні в копіях не приймаються.
Документи, які виходять від українських юридичних осіб, підлягають легалізації за умови їх державної реєстрації відповідно до законодавства Укаїни.
Наприклад, статут акціонерного товариства легалізується в нотаріально засвідченій копії за умови, що даний документ зареєстрований в українському державному органі та на ньому є відповідні позначки і друку про реєстрацію. Сертифікат походження продукції може бути легалізований в нотаріально засвідченій копії, якщо він виданий уповноваженим на те державним органом, але не самим виробником на власну продукцію.
За вчинення легалізації в КД МІДУкаіни стягується державне мито та збори в рахунок відшкодування фактичних витрат.
Термін розгляду документів, які подаються на легалізацію, становить три дні.
Легалізація іноземних документів для використання в Укаїни
Іноземні документи, призначені для використання в Укаїни, легалізуються в українських консульствах за кордоном після легалізації їх в Міністерстві закордонних справ чи іншому уповноваженому на те офіційній установі держави походження документа в порядку, передбаченому законодавством цієї держави.
Документи, складені або належним чином завірені консульствами іноземних держав на території Укаїни, легалізуються в КД МІДУкаіни.
Апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якому виступає посадова особа, що підписала документ, і автентичність відбитку печатки і штампу, якими він скріплений.
Підпис, печатка і штамп на апостилі, не вимагають ніякого додаткового засвідчення.
- відділ документально-довідкової роботи Комітету у справах архівів Укаїни - на документах, що видаються центральними державними архівами Укаїни;
- архівні органи суб'єктів Укаїни - на документах, що видаються підвідомчими їм архівами;
- Управління справами Генеральної прокуратури Укаїни - на документах, що оформляються по лінії прокуратури.
Зазначена Конвенція не поширюється на документи, складені в дипломатичних представництвах або консульських установах, а також документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Акредитовані в Укаїни консульства держав-учасниць Гаазької конвенції не буде проставляють апостиль і не можуть займатися легалізацію документів, складених владою або за участю влади акредитуючої держави.
СПИСОК держав,
з якими Україна уклала договори про правову допомогу,
що передбачають скасування легалізації
1. Азербайджанська Республіка
2. Республіка Албанія
3. Алжирська Народна Демократична Республіка
4. Республіка Болгарія
5. Боснія і Герцеговина
6. Угорська Республіка
7. Соціалістична Республіка В'єтнам
8. Королівство Іспанія
9. Республіка Кіпр
10. Киргизька Республіка
11. Корейська Народно-Демократична Республіка
12. Республіка Куба
13. Латвійська Республіка
14. Литовська Республіка
15. Республіка Македонія
16. Республіка Молдова
17. Монголія
18. Республіка Польща
19. Румунія
20. Словацька Республіка
21. Республіка Словенія
22. Туніська Республіка
23. Республіка Хорватія
24. Чеська Республіка
25. Естонська Республіка
26. Союзна Республіка Югославія
Список держав - учасниць Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах
1. Азербайджанська Республіка
2. Республіка Вірменія
3. Республіка Білорусь
4. Грузія
5. Республіка Казахстан
6. Киргизька Республіка
7. Республіка Молдова
8. Україна
9. Туркменістан
10. Республіка Таджикистан
11. Республіка Узбекистан
12. Україна
ПЕРЕЛІК
Держав-учасниць Гаазької конвенції 1961 року, що скасовує вимоги легалізації іноземних офіційних документів
1. Австралія
2. Австрія
3. Андорра
4. Антигуа і Барбуда
5. Аргентина
6. Вірменія
7. Багамські острови
8. Барбадос
9. Білорусь
10. Беліз
11. Бельгія
12. Болгарія
13. Ботсвана
14. Боснія і Герцеговина
15. Бруней Даруссалам
16. Великобританія
17. Угорщина
18. Венесуела
19. Гренада
20. Німеччина
21. Греція
22. Ізраїль
23. Іспанія
24. Ірландія
25. Італія
26. Казахстан
27. Кіпр
28. Китай (тільки Гонконг)
29. Китай (тільки Макао)
30. Колумбія
31. Латвія
32. Лесото
33. Ліберія
34. Литва
35. Ліхтенштейн
36. Люксембург
37. Маврикій
38. Македонія
39. Малаві
40. Мальта
41. Маршаллові острови
42. Мексика
43. Монако
44. Намібія
45. Нідерланди
46. Ніуе
47. Нова Зеландія
48. Норвегія
49. Панама
50. Португалія
51. Україна
52. Румунія
53. Сальвадор
54. Самоа
55. Сан-Марино
56. Сент-Кітс і Невіс
57. Свазіленд
58. Сейшельські острови
59. Сент-Вінсент і Гренадін
60. Сент-Люсія
61. Словаччина
62. Словенія
63. США
64. Суринам
65. Тонго
66. Тринідад і Тобаго
67. Туреччина
68. Фіджі
69. Фінляндія
70. Франція
71. Хорватія
72. Чеська Республіка
73. Швейцарія
74. Швеція
75. Естонія
76. ПАР
77. Югославія
78. Японія