Код структурного підрозділу в штатному розкладі правила

Бізнес юрист> Бухгалтерський облік> Первинні документи> Код структурного підрозділу в штатному розкладі: вірне вказівку і використання

Розклад в штаті з числа документів, в які вносяться тарифи з надбавками, опис самих посад і одиниць штату. Воно складається для кожного, хто знаходиться на певній посаді, виконуючи свої обов'язки. У Трудовому кодексі відсутня норма, яка б безпосередньо вказувала на необхідність складання подібних документів, але є хоча б два аргументи на користь оформлення:

• Легко обчислити співробітників і порахувати те, що їм треба виплатити. Не треба самим запам'ятовувати те, як влаштована організація.
• Нарешті, штатний розклад може стати доказом, коли застосовуються пільги по податках, або якщо частина витрат відноситься до собівартості продукції.

Правила складання штатних розкладів

Складання документа допускається з використанням бланків, розроблених компанією, але більш зручний варіант - вже існуючі уніфіковані форми. Одна з них - № Т-3. Вона складається з десяти граф, але при необхідності додаються нові. Якщо відомості відсутні, то рядок можна просто залишити порожній.

Перший крок - визначення повного та скороченого найменування підприємства. Не обійтися без номера документа, дати і коду ОКПО. Іноді керівники плутаються в датах, що вимагають вказівки. Першим йде часовий проміжок, за яким складено розклад. Після цього ставиться дата, коли документ фактично оформлений офіційно, з підписами.

Якщо мається на увазі комерційна організація, то за вказівкою найменувань будь-які обмеження відсутні. Є лише одне побажання - не використовувати іноземні слова, з якими мало хто знайомий.

Окрема увага - підприємствам торгової сфери. У них немає структурних підрозділів, зате введені відділи з продажу або комерції. Вони тісно переплітаються з підрозділами, які завідують логістикою.

Документи в даній групі не затверджуються без наказу з боку керівника або іншу людину, яка має відповідні повноваження.

Потім йде графа друга, з кодом. Тут перераховуються цифрові позначення для будь-якого підрозділу. Тоді буде легше обчислювати місце, займане тим чи іншим підрозділом в загальній структурі. Наприклад, є фінансовий відділ, що складається з двох підрозділів - бухгалтерії і фінансів. При позначенні загального департаменту кодом 03 відділення позначаються як 03.01, 03.02, відповідно. Використання трьох цифр допустимо, коли працюють ще більш дрібні відділи.

Графа номер три для вказівки посади. Заповнення в ієрархічному порядку теж відноситься до зручних варіантів. Спочатку керівники, потім підлеглі, і так далі до останнього відділення.

Варто особливу увагу приділити статті 57 Трудового Кодексу РФ. Вона говорить про те, що обов'язково відповідність між найменуванням і довідниками по кваліфікації, які випускаються на території нашої країни, серед них:

• Кваліфікаційний довідник для керівників та інших посад
• Класифікатор загальноукраїнського рівня, де описуються як самі посади, так і тарифні ставки для них

Штатний розклад: про кількостях одиниць

Цьому питанню присвячена графа, яка позначається номером 4. Тут допустимо використання, як цілих чисел, так і їх частин. Наприклад, 0,25 і так далі. Правило поширюється і на сумісників.

Відображення вимагають не тільки одиниці штату, що зберігаються зараз, але і робота, яка потрапила в розділ вакансій. Тільки при збереженні відкритих посад можливий прийом нових співробітників. Обов'язкова вимога - включення вакансій в штатний розклад.

Не варто помилятися - велика ймовірність появи різниці між фактичною роботою і описом одиниць. Наприклад, при введенні поєднання, коли одна посада зайнята кількома людьми, або якщо введений робочий день, який доповнюють неповні зміни. Тоді спочатку пишуть про посади, а потім про сумарну кількість одиниць.

Інформація за тарифними ставками

П'ята графа для відображення зарплати, яка визначається за тарифними ставками. Обов'язково вказівку сітки по тарифам, головною одиницею виміру при цьому залишаються рублі.

Використання так званої «вилки» призводить до появи додаткових труднощів. Це означає, що вводиться різний оклад для однієї і тієї ж посади в різних умовах. Застосування даного порядку веде до того, що законодавство порушується. Воно зобов'язує встановити рівноцінні тарифи для всіх.

Документ повинен містити опис кожної посади з окладом одного розміру. Крім ситуацій, коли відразу у кількох структур існують однакові посади. Надбавки - один з інструментів, що допомагають регулювати оплату за працю.

Про надбавки в розкладі

Графи 6, 7 і 8 використовуються як раз для відображення надбавок. Неважливо, який характер вони носять - компенсаційний або ж стимулюючий. У цьому розділі повинні розміщуватися дані про заохочувальних виплат, доплати, надбавки і премії. Вони діляться за двома основними групами:

1. Затверджені на рівні самої організації.
2. Наявні в законодавстві, які повинні виплачуватися в будь-якій ситуації.

Якщо мова про премії, введених на рівні законодавства - надбавки ставляться в мінімумі. Наприклад, північні надбавки оцінюються в 10%. На роботу можна прийняти співробітників, у яких різний стаж в тій чи іншій сфері. Значить, в результаті вони отримають різні компенсації.

Для встановлення надбавок використовується кілька одиниць виміру:

Але не завжди можливо використовувати щось одне, тому іноді віддають перевагу змішаним рішенням. Легко додаються нові графи, якщо наявних перестає вистачати. При цьому вказуються абсолютно всі види надбавок. певні в тій чи іншій посаді. Графа 9 грає роль підсумкової. Тут вважають суму за окладами, а саме в відразу на всі одиниці штату. Не забуваємо про надбавки.

Як робити примітки та зміни в документі

Найчастіше ця графа взагалі не піддається будь-яким змінам. Зустрічається лише кілька ситуацій, коли заповнення стає обов'язковим:

1. Коли причина надбавок - виконання обов'язків на території північних регіонів або оформлення наукових ступенів, тоді обов'язковим стає наявність посилань на закон, який регламентує виплату таких компенсацій. Графа 6 потрібна для вказівки мінімуму по надбавок. Норми закону використовуються для визначення фактичних виплат.
2. При наявності так званих відрядників в штаті. Тоді в графі номер десять повідомляють, яка саме система оплати застосовується в тому чи іншому випадку, і наводять посилання на внутрішній документ, який регулює порядок оплати.

Найчастіше розклад штату - це документ планового характеру. Одному році дорівнює оптимальний період дії, але не можна заздалегідь прорахувати внесення всіх змін. Тому виникає ситуація, коли значна частина інформації переписується. Для внесення коригувань існує два загальноприйнятих рішення:

1. Оформляється наказ про необхідність вносити коригування.
2. Ще один стосується затвердження нової версії.

Чи обов'язково ознайомлення з документом?

Законодавство зобов'язує знайомити співробітників тільки з тими частинами документів, які безпосередньо прив'язані до виконуваних ними обов'язків. Штатний розклад можна не показувати, якщо на трудовому договорі стоїть підпис, що підтверджує, що людина ознайомлений з усіма паперами, які представляють інтерес для нього, і коли в угоді є всі відомості, пов'язані зі стандартними окладами і надбавками.

Додаткові правила для змін

Робота зі штатним розкладом

Якщо зміни пов'язані з посадами, їх оплатою або найменуванням, то часто порушується той персонал, що вже виконує свої обов'язки в тій чи іншій посаді. У зв'язку з цим доводиться вносити коригування взагалі в усі папери, пов'язані з кадровим справою.

З можливих змін:

• оклади
• додаткові обов'язки
• перейменування відділу
• переклад
• перейменування посади

У всіх цих ситуаціях діє свій порядок коригування кадрової документації.

перейменування посади

Зміна, яка не змінює окладу і не позначається на безпосередні обов'язки. Але треба пам'ятати, що назва посади відноситься до істотних умов в будь-якому договорі. Зміна таких умов допускається за ініціативою керівництва або при досягненні угоди між сторонами. Головне, щоб сама функція співробітника залишилася незмінною. Про зміни треба попередити самого співробітника не пізніше, ніж за два місяці до їхнього впровадження.

Внесення коригувань стане неможливим, якщо у самого співробітника є заперечення. Коли їх немає - добре. Залишається тільки записати все в форму Т-2 і трудову книжку.

Ті ж правила діють в ситуаціях, коли змінюється найменування структурного підрозділу.

Зміни за окладами

У трудових договорах умова відноситься до істотних. Обов'язково напрямок попередження співробітникам в письмовій формі, мінімум за 60 днів до введення коректувань. Їм піддається не тільки розклад штату, а й інші особисті документи працівників, наприклад, трудовий договір.

Зазвичай для оформлення будь-якої угоди і зміни керівник випускає окремий наказ. У наказі треба вказати наступні причини змін:

• Планово-економічні розрахунки, вироблені відповідним відділом
• Оптимізація роботи, пов'язаної з управлінням
• Законодавство коригується
• Основа для виробництва розширюється або скорочується
• проводять реорганізацію
• Введено заходи, що поліпшують ефективність
• Удосконалення структури

Головне - правильно оцінити наслідки, пов'язані з тими чи іншими діями.

Як штатні розписи затверджуються?

Багато підприємців вважають за краще використовувати валюти зарубіжних країн при обчисленні окладів з надбавками. Особливо це стосується компаній, де значна частина капіталу утворена саме такою валютою, або де засновники - громадяни зарубіжних держав. При цьому прямо в ТК України відсутні норми, які б забороняли так поступати.

Головне - брати до уваги відразу кілька законодавчих норм. Наприклад, ті, які стосуються ставок і надбавок, стандартних окладів. Окладом називають перерахування з фіксованими розмірами, в зв'язку з виконанням обов'язків за посадою. При визначенні цієї виплати не враховуються компенсації, заохочення і тому подібні розрахунки. А ось ставки по тарифам тільки входять в зарплату. Вони не повинні змінюватися, поки діє трудовий договір. За винятком ситуацій, коли сторонам вдається дійти згоди при визначенні належних сум.

На практиці частіше вважають, що це питання знаходиться в компетенції того, хто керує підприємством в даний час. Можна скласти окремий наказ, в якому обов'язок по оформленню документа покладається на того чи іншого працівника. Обов'язки закріплюються також посадовими інструкціями, трудовими договорами.

Якщо підприємства невеликі, то складання розкладів стає обов'язком для тих, хто представляє кадрову службу: або бухгалтери. юристи. А ось для великих підприємств актуально передоручення питання окремому планово-економічному підрозділу, або відділу, який займається питаннями заробітної плати, умовами праці.

Штатні розписи для філій

Філії не можуть мати статус юридичної особи. Значить, по відношенню до співробітників вони не виконують функцію роботодавця. Філії - це структурні частини одного цілого, а також: інші підрозділи, сектора, відділи. Тому оформлення розкладів з частковою схемою неправильно. Документ потрібно для оформлення структури цілого підприємства.

Свій розклад може оформлятися у філії тільки в тому випадку, якщо відповідне розпорядження дано керівником. Якщо право дано, то в шапці пишуть не найменування відділу, а повне ім'я самої організації.

Трохи про затвердження та внесення змін

При цьому сам наказ повинен містити дату, коли складено саме розклад, і номер, під яким воно реєструється. Порядок для твердження можна вказати в конкретних документах на підприємстві, розробляються самостійно. Якщо документи складені з помилками, то їх стверджують тільки після внесення всіх необхідних змін.

Номер вгорі праворуч - обов'язковий атрибут, без якого реєстрація неможлива. Цей номер вносять в облікові журнали. Коригування теж вимагають оформлення наказу.

Розклади по штату входять в число місцевих документів-нормативів. У ньому потрібно відобразити інформацію не тільки про окремі в штатах, але і про розмір оплати праці. Вони теж встановлюються нормативними актами, розробленими на самому підприємстві. При цьому для обмеження доступу до документа необов'язково ставити печатку організації.

Іноді на підприємстві спочатку складаються проекти кількох розкладів, а потім вони вводяться в єдиний документ. Такі папери теж зберігаються, але не більше п'яти років. Звичайні розкладу зберігаються на підприємстві постійно. Деякі компанії ведуть переписку, вирішуючи питання про введення посади в структуру. Таке листування зберігається максимум три роки.

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl + Enter. щоб повідомити нам.

Напишіть своє питання в форму нижче