Які вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання

Бланки документів з відтворенням Державного герба Укаїни і гербів суб'єктів Укаїни (далі - гербові бланки) є поліграфічною продукцією, яка підлягає обліку.

Гербові бланки виготовляють тільки поліграфічні і штемпельно-граверні підприємства, які мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції на належному якісному рівні.

Виготовлення гербових бланків здійснюють на замовлення органів державної влади, інших державних органів та установ, визначених Положенням про Державний герб Укаїни, відповідними правовими актами суб'єктів Укаїни.

Гербові бланки в організації підлягають обліку. На гербових бланках друкарським способом або нумератором проставляють порядкові номери, а при необхідності і серії цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків в регистрационно- облікової формі (картці, журналі), при цьому використовуються такі реквізити:

при надходженні бланків:

найменування виду гербового бланка; дата надходження;

номер супровідного документа; найменування організації - постачальника гербових бланків;

кількість екземплярів; серія і номери гербових бланків;

при видачі бланків:

найменування виду гербового бланка;

серія і номери гербових бланків;

найменування структурного підрозділу організації, прізвище та ініціали посадової особи - одержувача гербових бланків;

розписка в отриманні;

примітка (відмітка про знищення і т.

Гербові бланки зберігають в надійно замикаються і опечатується шафах.

Знищення гербових бланків здійснюють за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.

Контроль за виготовленням, використанням і зберіганням гербових бланків покладають на підрозділ організації, яка відповідає за діловодство. Особи, персонально відповідальні за облік, використання та зберігання бланків, призначаються розпорядчим документом керівника організації.

Реєстраційно-облікові форми включають в номенклатуру справ організації.

Перевірку наявності, використання і зберігання гербових бланків проводить не рідше одного разу на рік комісія, що призначається розпорядчим документом керівника організації. Про проведені перевірки роблять позначки в обліково-реєстраційних формах після останнього запису. У разі виявлення порушень при виготовленні, обліку, зберігання і використання гербових бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляють актом і доводять до відома керівника організації.

Допускається тиражування засобами оперативної поліграфії організації документів на гербовому бланку, призначених для розсилки, за умови засвідчення кожної копії документа печаткою організації. 44 Діловодство і кореспонденція в питаннях і відповідях