Як заповнити трудову книжку в перший раз

Трудова книжка - це основний документ, який підтверджує стаж і трудову діяльність людини. Відповідно до існуючих норм законодавства, роботодавець повинен заводити трудову книжку на кожного співробітника, який працював в організації понад п'ять днів, якщо для цього співробітника робота в компанії є основною. Працівник при працевлаштуванні повинен пред'явити таку книжку роботодавцю, а відповідальна особа повинна точно знати, як заповнити трудову книжку вперше.

У тому випадку, якщо працівник збирається співпрацювати на умовах сумісництва або влаштовується в перший раз, роботодавець повинен оформити для нього трудову книжку. Це положення закріплене в 65 статті Трудового кодексу Укаїни. Форма і правила ведення трудової книжки закріплені Постановою Уряду України номер 225 «Про трудові книжки», а правила заповнення були описані в постанові Міністерства трудаУкаіни під номером 69. Ці законодавчі акти є підставою для отримання і ведення трудових книжок громадянами Укаїни. Невідповідність всім вимогам, викладеним в законодавстві, може послужити причиною ліквідації стажу або деяких інших неприємностей.

Особливістю трудової книжки є не тільки те, що вона виступає в якості посвідчення місця роботи людини і його робочого стажу. Трудова книжка може знадобитися і в деяких інших випадках, таких як отримання кредиту в банку. Така ситуація не вимагає від людини наявності оригіналу трудової книжки, але зроблена копія повинна відповідати всім вимогам чинного законодавства. Кожен банк має свої особливості і вимоги, а отримання зразка гарантуватиме відповідність їм всім і заощадить не тільки час, але і сили.

Що змінилося в порядку заповнення

Мінпраці стверджує, що кадровиків значні зміни не торкнулися, оскільки в основі нової постанови перебували положення, затверджені урядом у попередніх інструкціях. Документ, що підтверджує трудову діяльність громадян, тобто трудова книжка, складається з колишніх основних розділів і заповнюється на підставі офіційних документів, прийнятих державою. Правда, ці зміни стосуються не лише працівникам кадрових відділів, а й до всіх людей, які йдуть на пенсію, змінюють місце роботи або ж починають свою трудову діяльність. У таких випадках варто уважно вчитуватися в деякі положення, щоб не потрапити в халепу.

Як заповнити трудову книжку вперше

Згідно з новими вимогами, під час додавання інформації в трудову книжку заборонено використовувати будь-які скорочення. Ведення записів повинно відбуватися докладно. Причому стежити за цими записами зобов'язаний не тільки працівник кадрового відділу організації-роботодавця, а й безпосередньо власник трудової книжки. Заборонено скорочувати такі слова, як «наказ», «розпорядження», «переведений» і їм подібні.

Правильне заповнення трудової в першу чергу в інтересах власника цього документа. Тому, щоб не мати неприємностей надалі, варто стежити за всіма змінами, що вносяться в книжку записами. Правила оформлення титульної сторінки, а також внесення змін до цього розділу регламентуються другою частиною інструкції щодо заповнення даного документа. Як правило, тут питання у співробітників кадрової служби виникають вкрай рідко. При першому заповненні потрібно внести такі відомості:

прізвище, ім'я та по батькові власника книжки,
дату народження,
освіта,
професію і спеціальність.

Після внесення всіх цих даних на титульному аркуші потрібно поставити печатку організації та підпис працівника кадрового відділу, який оформляв цю трудову книжку. Крім усього іншого, тут потрібно буде поставити підпис самому її власнику. Як видно, це не дуже складно, але все ж іноді у нових співробітників виникають проблеми з заповненням.

Щоб без проблем заповнити трудову книжку вперше, потрібно знати, що вписати в графу «Професія і спеціальність».

Багато кадровики та бухгалтери вимагають вводити як професію, так і спеціальність людини. Але ж в дипломі, отриманому в вищих навчальних закладах, в основному вказується тільки спеціальність або професія. Крім усього іншого, в дипломі вказується кваліфікація майбутнього працівника, яку немає необхідності вносити в трудову книжку.

У цій графі також не потрібно вказувати посаду, на яку влаштовується людина. Про те, яку інформацію вносити в графу «Професія і спеціальність», краще порадитися з кадровими працівниками або бухгалтерами з компанії, куди людина влаштовується на роботу.

Внесення змін до титульний аркуш

За той час, поки людина буде працювати в організації, у нього можуть помінятися активні дані, які відображені в трудовій книжці. Він може отримати іншу освіту, змінити прізвище або перейти на нову професію. Відображення змін в трудовій книжці також вимагає виконання певної послідовності дій. Щоб змінити дату народження, прізвище, ім'я або по батькові, потрібно виконати простий алгоритм. Старі дані закреслюються одинарної рисою, а нові вписуються поряд. Цього вимагає пункт 2.3 Інструкції, в якій описана процедура заповнення трудової книжки.

Природно, варто пам'ятати, що зміни до трудової книжки можуть вноситися тільки на підставі певних документів, до яких відносяться:

свідоцтво про народження>
свідоцтво про розірвання шлюбу>
паспорт>
свідоцтво про шлюб>
свідоцтво про зміну імені, по батькові або прізвище і т.д.

Інформація про отримання нового освіти або професії вноситься за допомогою доповнення існуючої інформації або ж заповнення відповідних порожніх рядків без закреслення застарілої інформації. Варто зауважити, що в інструкції немає ніяких заміток щодо зазначення посилання на документ, що підтверджує отримання нового освіти.

Заповнення «Відомостей про роботу»

Внесення інформації в розділ «Відомості про роботу» може викликати серйозні проблеми. Для того щоб виключити виникнення будь-яких неприємностей, потрібно робити все відповідно до інструкцій. Для цього в графі під номером три цього розділу у вигляді заголовка потрібно вказати найменування роботодавця. У тому випадку, якщо це приватний підприємець, вказувати потрібно його прізвище, ім'я та по батькові. Якщо ж є установчий документ, тоді потрібно вказати повне та скорочене найменування організації. Допускається використання штампа організації з повним і скороченим його найменуванням при заповненні цієї графи.

У статті 20 Трудового кодексу України сказано, що роботодавцем - юридичною особою - не може бути структурний підрозділ організації, тобто представництво або філія. Якщо ж людина влаштовується на роботу в філію, тоді відомості про місце його роботи повинні включатися в трудовий договір. Саме тому в трудовій книжці потрібно вказувати інформацію про найменування організації, а представництво або філія вносять в запис про прийом на роботу.

У першій графі на наступному рядку ставлять порядковий номер запису, а в наступній - дату працевлаштування. Третя графа містить в собі інформацію про прийняття людини на роботу або призначенні його в якесь структурний підрозділ організації. Тут вказується конкретне найменування посади, на яку приймають людини, його професія, спеціальність і найменування підрозділу. У графу 4 потрібно занести номер і дату відповідного розпорядження або наказу, які підтверджують прийняття співробітника на роботу.

Коригування «Відомостей про роботу»

Всі бухгалтери і кадровики знають, що неправильний запис в трудовій книжці може бути без праці виправлена. Але потрібно знати, як це робити, в іншому випадку трудову книжку можна зіпсувати, а значить, і стаж буде анульований. Практика показує, що помилки у людей, які здійснюють заповнення трудової книжки вперше, найчастіше зустрічаються саме в розділі «Відомості про роботу».

Правила, описані в інструкції, свідчать про те, що неправильні записи не можна закреслювати ні в якому разі. Для виправлення невірної інформації повинна здійснюватися новий запис, якій присвоюється наступний порядковий номер. У другій графі вказується дата правильного запису. У третю графу необхідно внести зауваження про визнання записи недійсною, із зазначенням її номера, тоді як в 4 графі дублюється дата і номер наказу або інших рішень роботодавця.

Хто вносить виправлення?

У 27 пункті Правил заповнення трудової йдеться: виправлення в трудову книжку повинні вноситися тим роботодавцем, яким була допущена помилка. Але новий роботодавець має повне право внести виправлення в трудову на підставі документів попередньої організації. Серед таких документів варто виділити копії наказів про звільнення і прийомі людини на роботу.

Неприємності можуть виникнути у людини, якщо організація, яка допустила помилку, була або ліквідована, або реорганізована. Рішення даної проблеми міститься в 28 пункті Правил. У разі, якщо мова йде про організацію, виправлення вносяться правонаступником, а якщо організація була ліквідована, - то новим роботодавцем на підставі відповідних документів.

Останнім, досить важливим моментом при заповненні розділу «Відомості про роботу» є особливість записів про звільнення. Коли людина звільняється з місця роботи, все записи, які були внесені в трудову книжку за період його роботи, повинні бути завірені підписом роботодавця, його печаткою і підписом власника трудової книжки. У деяких випадках підпис з боку роботодавця може ставити спеціально уповноважена особа. Підпис працівника може перебувати біля підпису роботодавця або ж переноситися на наступний рядок.

Дублікат трудової книжки

Згідно зі встановленими інструкціями та правилами, дублікат трудової книжки може робитися в трьох випадках.

втрата документа

Перший передбачає втрату трудової книжки працівником. Такий варіант розвитку подій може мати досить плачевні наслідки, особливо якщо мова йде про співробітника, який вперше влаштувався на роботу. Це може стати причиною неприємностей навіть у багатьох досвідчених працівників.

Згідно 31 пункту Правил, якщо працівник втратив свою трудову книжку, він негайно повідомляє про це роботодавцю. Робиться це за місцем роботи у формі письмової заяви. Що стосується роботодавця, то в його обов'язки входить видача дубліката не пізніше 15 робочих днів після отримання відповідної заявки. Оформлення дубліката проводиться відповідно до загальних правил заповнення трудових книжок. Тобто в нього вносять всі відомості, підтверджені документами, а також інформацію про безперервний стаж роботи до того, як людина вчинила в організацію. Крім цього, роботодавець зобов'язаний внести записи щодо роботи і нагород на останньому місці.

Для початку записують сумарний стаж роботи. Сюди входить сума років, місяців і днів роботи людини без уточнення посад, назви організації та періодів роботи. Після цього стаж роботи повинен бути розшифрований за окремими періодами. Відповідно, в графу 2 вносять дату прийому на роботу, в третю графу - найменування організації, в якій співробітник працював, його професію і спеціальність, а в графі 4 - номер, дату і назву документа, на підставі якого людина була прийнята на роботу. Якщо документи, які послужили підставою внесення записів до трудової книжки, не мають повною інформацією про минулу роботу, то в дублікаті трудової вносяться лише підтверджені дані.

недійсна запис

Друга ситуація, коли працівник має право отримати дублікат своєї трудової книжки, передбачає наявність в документі записи про переведення на іншу роботу, яка була визнана недійсною. У такому випадку працівник повинен подати відповідну письмову заяву на ім'я роботодавця. Потім він отримує дублікат трудової книжки, в якій послідовно перераховуються всі записи, за винятком недійсною.

Незадовільний стан трудової

Останній випадок - коли трудова книжка просто прийшла в непридатність - обгоріла, порвалася і т.д. Порядок видачі трудової книжки в такому випадку мало чим відрізняється від ситуації, коли вона була визнана недійсною. Тобто співробітник пише відповідну заяву, після чого отримує від роботодавця дублікат своєї трудової книжки з усіма дійсними записами.