Як проводити ділову бесіду
За допомогою ділової бесіди ми реалізуємо наше прагнення до дії, яке повинно схилити до однієї зі сторін даної ситуації або встановити нові взаємини між учасниками ділової бесіди.
У такій бесіді слід враховувати особливості особистості опонента, його характер, вік, настрою співрозмовника, але при цьому не слід забувати інтереси справи. І інтереси справи повинні бути вище всіх особистісних розбіжностей. У сучасному світі ці бесіди можуть являти собою усні домовленості (контракт) між учасниками, які мають необхідні повноваження.
Проведення ділової бесіди направлено на реалізацію різноманітних функцій. Розглянемо деякі з них.
- Перша з функцій це пошук нових напрямків для початку перспективних дій, що може привести до розширення бізнесу.
- Наступна важлива функція виражається в отриманні більш глибокої інформації про передбачуване партнері і в отриманні можливості спілкування між працівниками з однієї ділового середовища.
Ця функція допомагає нам більш повно зрозуміти економічну складову даного сегмента ринку. За допомогою спілкування ми можемо контролювати вже здійснюються заходи. Так само слід згадати і таку функцію, як пошук ідей, задумів і їх оперативна розробка. Це безсумнівно приведе до нових рішень в різних областях.
Тепер пропоную розглянути елементи, з яких формується ділова розмова. З ходу її проведення можна виділити наступні етапи:
1. Фаза розробки плану
Цей етап особливо важливий при вирішенні спірних і делікатних питань. У цьому випадки слід скласти план бесіди, в якому слід знайти підходящі шляхи вирішення основних завдань. Для складання цього плану слід проаналізувати зовнішні та внутрішні можливості, зібрати необхідну інформацію про майбутнє співрозмовника, обміркувати вагомі аргументи для захисту своєї позиції, вибрати схожу тактику спілкування.
2. Фаза визначення місця і часу зустрічі.
Ділову бесіду можна проводити по-різному і це залежить від установки позиції учасників. Розрізняють три види позицій:
- Перша з них це позиція «я зверху». Вона підкреслює вашу перевагу над співрозмовником і реалізується приблизно так: «Ви повинні бути у мене в кабінеті о 9 годині», але на території майбутнього співрозмовника здійснення такої позиції утруднено.
- Друга - це позиція «я знизу», тобто перевагу в позиції у співрозмовника і здійснюється під засобом прохання: «У мене виникла проблема? Не підкажете коли можна з вами порадитися? ».
- І третя позиція - «ми на рівних». Вона приблизно звучить так: «У нас є спільний інтерес з даного питання. Пропоную вам узгодити місце і час зустрічі ».
3. Фаза початку бесіди.
Цей етап включає в себе зустріч співрозмовника і вступ з ним в контакт. Залежно від того як увійшов співрозмовник, яка його поза, інтонація перших фраз, погляд, взаємне розташування в просторі, слід визначити тип контакту «я зверху», «я знизу», «ми на рівних», дружелюбно, нейтрально, агресивно встановлюється.
Отже, зустрічати гостя можна різними способами: від легкого підйому підборіддя до підходу до людини, від кивка до повного ігнорування увійшов людини, заглибившись у свої справи. Всі ці нюанси при вступі в контакт можуть багато в чому прогнозувати подальшу взаємодію на співрозмовника.
Для початку бесіди зазвичай використовують чотири основних прийоми:
- метод зняття напруги (встановлення тісного контакту, який включає в себе кілька приємних фраз або легку жарт);
- метод зачіпки (залучення уваги співрозмовника до даного питання за допомогою незвичайного питання чи оповідання анекдотичного випадку);
- метод прямого викладу проблеми (відразу перехід до справи).
Люди, які володіють даними прийомами, можуть з першої хвилини зустрічі розташувати співрозмовника до себе і вплинути на кінцеве рішення.
4. Фаза визначення проблеми, яку слід вирішити.
Цей етап один з найбільш важливих в структурі ділової бесіди і залежить від цілей, яких ви намагаєтеся досягти. У бесіді можна підносити мети різними прийомами:
4.1. Мета бесіди можна представити у вигляді проблеми.
В даному випадку відповідальність за вирішення проблеми покладається на обидві сторони;
4.2. Мета бесіди можна представити у вигляді завдання.
При цьому людина відповідальна тільки за виконання певного завдання, що може і не бути рішенням самої проблеми;
4.3. Мета бесіди поставлена тільки зовні як проблема.
При цьому сама ситуація підноситися для співрозмовника так, що підштовхує його до єдиного правильного дії, що призводить до вирішення проблеми. У даній ситуації виходить, що відповідальність за вирішення проблеми поділяють обидві сторони, хоча спосіб рішення заданий лише однією стороною. При цьому відповідальність за її рішення перекладається на іншого співрозмовника.
5. Фаза обміну інформацією.
Для обміну інформацією в ході бесіди можна застосовувати різні прийоми:
5.1. Провести передачу інформації у відповідність з рівнем інформованості співрозмовника, тобто з рівнем його професійної компетенції;
5.2. Людина, яка веде бесіду, повинен поставити себе на місце співрозмовника, що допоможе краще зрозуміти його;
5.3. Прагнути залучити свого опонента в діалог і дати йому можливість показати все, що він знає. Для цього необхідно комбінувати різними видами питань;
5.4. Спостерігати за невербальними реакціями співрозмовника і відповідно до його реакцією гнучко змінювати свою поведінку і кількість викладається інформації;
5.5. Під час передачі інформації слід використовувати «мову» співрозмовника, який йому більш зрозумілий з метою непорозуміння один одного.
6. Фаза аргументації.
На цьому етапі формується попередня думка і визначається ваша позиція з цієї проблеми. Але це ще не остаточна думка. Для досягнення аргументації важливо оперувати наступними рекомендаціями:
6.1. У бесіді використовувати точні і переконливі поняття, так як може надати вам переконливості у відстоюванні своєї позиції і швидше схилити на свою сторону опонента;
6.2. Спосіб і темп викладу свого бачення проблеми повинен відповідати особливостям темпераменту співрозмовника;
6.3. Не слід просто констатувати факти, а треба викласти все припасені переваги або наслідки, які повинні випливати з цих фактів. При цьому ці переваги повинні цікавити вашого співрозмовника.
7. Фаза спростування зауважень співрозмовника.
Ця фаза в багатьох випадках відіграє вирішальну роль на оцінку ситуації з боку співрозмовника.
У випадки, коли на ваші доводи пішли заперечення з боку опонента, то слід скористатися даними прийомом:
7.1. Вислухайте всі його заперечення (співрозмовник сильно дратується, коли його перебивають, не дослухавши до кінця);
7.2. Чи не коли не поспішайте з відповіддю, поки не розберетеся в самій суті заперечень;
7.3. З'ясуйте, чи дійсно ці заперечення мають грунт або вони викликані не точністю при понятті самої суті питання;
7.4. При визначенні виходу з цієї ситуації задавайте питання так, щоб у співрозмовника було б тільки два варіанти відповіді.
8. Фаза пошуку рішення задовольняє обидві сторони.
На цьому етапі відбувається прийняття остаточного рішення. Воно повинно здійснюватися в стилі співробітництва, рівноправності або в формі вимушеного згоди, і підпорядковані обласним одним співрозмовником свого опонента.
Під час прийняття рішення не можна проявляти невпевненість так, як це може вплинути на вашого співрозмовника, і він теж почне коливатися в своєму рішенні. Слід завжди зберігати спокій при прийнятті рішення, і не забудьте залишити хоча б один сильний аргумент, що підсилює вашу позицію. Це на той випадок, якщо співрозмовник в момент прийняття рішення почне коливатися.
9. Фаза підписання домовленостей і припинення контакту.
На цьому етапі підводять підсумки ділової бесіди і оформляють їх на папері. При цьому корисно встановити спосіб інформування один одного про процес виконання намічених дій. Не забудьте подякувати співрозмовника і привітайте його з прийнятим рішенням.
Для припинення контакту скористайтеся допомогою невербальних жестів, тобто змінюється поза, людина відводить очі, встає і завершується мовним прощанням.
10. Фаза самоаналізу підсумків.
На цьому етапі ми усвідомлюємо допущені прорахунки, коли складали план ділової бесіди, і визначаємо подальшу тактику спілкування.
При правильному застосуванні даних рекомендації у вас підвищаться шанси для прийняття потрібного вам вирішенні за підсумками проведення переговорів.
Але це не суворі правила, які слід застосовувати, а лише керівництво до дії. Вони не дають 100% результат по прийняттю рішення, але допомагають вам усвідомити всю суть того, що відбувається. І не забувайте, що якщо правильно підійти до підготовки ділової бесіди, то можна вичавити все з даного спілкування.