Як присвоюється табельний номер співробітника

Присвоєння табельного номера співробітнику - це обов'язково?

Кожному фахівцю, яка уклала з роботодавцем строковий або безстроковий контракт, призначається табельний номер, який згодом фіксується в усіх документах, що мають відношення до кадрового обліку та розрахунку зарплати (п. 18 Додатка до листа Держкомпраці СРСР, Міністерства фінансів СРСР, ЦСУ СРСР від 27.04.1973 № 75-АБ / 89 / 10-80). При цьому якщо людина припиняє трудові відносини з фірмою, то його табельний номер бажано не привласнювати іншого співробітника протягом 1-2 років.

Табельний номер може фігурувати в різних документах організації, наприклад:

в зарплатній відомості (форма № Т-53);
розпорядженні про матеріальне нагородження співробітника (форма № Т-11);
формах для відображення робочого часу (№ Т-12, Т-13).

Зазначений вище нормативний акт, прийнятий ще за радянських часів, діє, як і багато інших джерел права СРСР, до цих пір. Тому присвоєння табельного номера працівнику - обов'язкова процедура для українських роботодавців.

Розглянемо, як вона може бути здійснена на практиці, а також якими нюансами характеризується застосування табельної номера фахівця в кадровому обліку.

Процедура присвоєння табельного номера

Загальний алгоритм призначення табельного номера працівнику може бути наступним:

1. Спеціаліст кадрової служби (або інша особа, яка бере співробітника на роботу) запитує у відповідального колеги вільний табельний номер.

Відомості про зайнятих табельних номерах можуть відображатися в спеціальному журналі обліку. Його форма не встановлена законом. Як правило, в ній передбачається вказівка:

П.І.Б. прийнятого співробітника;
дати прийняття на роботу;
посаді фахівця;
табельного номера (який закріплюється за конкретним фахівцем на час роботи і на 1-2 роки після припинення трудового договору).

2. Видається наказ про прийом на роботу (форма № Т-1), готується особиста картка фахівця (форма № Т-2).

В обох документах фіксується табельний номер.

3. Відомості про прийняте на роботу співробітника з підтвердженням присвоєння йому табельного номера передаються фахівця, який веде журнал табельних номерів.

Перш ніж потрапити в кадрові документи фірми, табельний номер повинен бути тим чи іншим чином сформований. Вивчимо, як це може бути здійснено.

Принципи формування табельного номера

Законодавство не встановлює чітких вимог до способу формування, структурі та іншим характеристикам табельного номера, наприклад довжині. Роботодавець має право використовувати номери, складені за будь-якою зручною для співробітників принципом.

Загальноприйнятим в українських компаніях можна вважати підхід, коли використовується табельний номер, який має в своєму складі тільки арабські цифри, довжиною, що не перевищує 6 цифр. Табельні номери можуть присвоюватися співробітникам співвідносні з черговістю оформлення їх трудових договорів.

У фірмі може бути передбачена система співвіднесення структури табельного номера з тими чи іншими характеристиками трудової функції людини. Як варіант - система, що дозволяє по табельної номером точно визначити відділ, в якому працює спеціаліст (наприклад, з перших цифр).

ЦІКАВО! У практиці бухгалтерського обліку на радянських підприємствах передбачалося застосування табельних номерів працівників з 4 цифр (п. 7, 8 додатка 1 до методичних вказівок, затверджених листом Міністерства фінансів СРСР і ЦСУ СРСР від 20.02.1981 № 35/34-Р / 426).

Особливості застосування табельної номера

Загальноприйнятим можна вважати правило, за яким табельний номер виконує подвійну функцію:

ідентифікує працівника;
визначає його посаду.

Даний підхід правомірно обгрунтувати такими міркуваннями.

У п. 18 додатка до листа № 75-АБ / 89 / 10-80 йдеться про те, що табельний номер повинен фіксуватися в документах з обліку заробітної плати. Оскільки зарплата нараховується окремо по кожній посаді, по ним слід застосовувати різні ідентифікатори - в даному випадку у вигляді табельного номера. Так, в розрахункової відомості (форма № Т-51) навпроти кожного табельного номера вказується посада працівника.

Таким чином, якщо людина працює на двох посадах у одного роботодавця, йому, як правило, присвоюється 2 табельних номера. У структурі журналу обліку даних номерів можуть бути передбачені окремі графи для фахівців, що працюють за сумісництвом - для зручності обліку.

Порядок формування та застосування табельних номерів встановлюється локальним нормативом роботодавця. Зокрема, в ньому може бути регламентований порядок застосування табельної номера працівника при повторному прийомі.

Чи потрібен новий табельний номер співробітника при повторному прийомі?

Одного разу присвоєний співробітнику табельний номер зберігається за ним (його посадою - одна чи кілька) до моменту звільнення з компанії (припинення роботи на посаді). За фактом звільнення (припинення роботи на цій посаді) табельний номер може зберігатися за фахівцем протягом рекомендованих листом № 75-АБ / 89 / 10-80 термінів.

Таким чином, якщо працівник повернувся в компанію протягом 1-2 років, для його ідентифікації (або його посади - однієї або декількох) доцільно застосувати колишній табельний номер.

Якщо людина повернувся пізніше закінчення терміну закріплення за ним табельного номера, його застосування буде можливим, лише якщо до того моменту відповідний номер не був переданий іншому працівникові.

Окремі правила застосування табельної номера роботодавець може встановити і щодо ідентифікації посад працівників (як ми відзначили вище, для кожної з них може бути визначений окремий табельний номер).

Наприклад, якщо звільнився працівник дуже швидко повернеться в компанію на іншу посаду, то і табельний номер йому можуть призначити новий, а колишній - передати першому працівникові, який прийшов на колишню посаду звільненого співробітника. Даний підхід полегшить бухгалтерам порядок розрахунку зарплати, який залежить, як ми зазначили вище, від характеристик посади, а не від особистості працівника.

Табельний номер обов'язково призначається працівникові при укладенні договору. Якщо співробітник займає кілька посад в фірмі, йому виділяється окремий табельний номер для кожної посади. Якщо людина звільняється, протягом 1-2 років роботодавець може зберігати за ним табельний номер. Облік номерів веде відповідальний працівник із застосуванням спеціального журналу.