Як правильно вести касовий облік

Останнім часом зростає увага з боку держави і банків до готівкового обігу компаній. Цей факт має безпосереднє відношення до роботи бухгалтера-касира. Як привести касу організації у відповідність до вимог законодавства?

В ході перевірки банк розглядає:

• оприбуткування в касу готівкових коштів, отриманих в банку;
  
• дотримання умови витрачання готівки, що надходять в касу організації;
  
• дотримання граничних сум розрахунків готівкою між юридичними особами на суму не більше 100 000 рублів;
  
• зберігання грошових коштів в касі понад ліміт, встановлений комерційним банком;
  
• здачу грошей в касу банку;
  
• ведення касової книги та інших касових документів.

Згідно з пунктом 2.14 Положення № 14-П банки повинні проводити перевірку не рідше одного разу на два роки, при цьому максимальної кількості перевірок чинне законодавство не встановлює.

Результати перевірки касової дисципліни оформляються довідкою за встановленою формою, при необхідності така довідка може бути передана в податкові органи. На підставі цього документа податкові органи можуть залучити платника податків до адміністративної відповідальності. Статтею 15.1 Кодексу України про адміністративні правопорушення за недотримання касової дисципліни передбачені штрафи: для посадових осіб - від 400 до 5000 рублів; а для юридичних осіб - від 40 000 до 50 000 рублів.

Встановлення ліміту на залишок

Для того щоб банк встановив нове «обмеження», фірмі потрібно представити заповнену форму № 0408020 «Розрахунок на встановлення підприємству ліміту залишку каси (Додаток 1 до Положення № 14-П). Форма заповнюється в 2-х примірниках. У формі вказується сума ліміту і цілі, на які планується витратити готівку. Після затвердження ліміту банк поверне один екземпляр. Зауважте, навіть якщо у вашій організації немає виручки, банки все одно для підстраховки встановлюють вам ненульовий ліміт.

Якщо організація має кілька розрахункових рахунків в різних банках, то для встановлення ліміту можна вибрати будь-який з них (п. 2.5 Положення № 14-П). Після цього потрібно направити повідомлення про розмір встановленого ліміту в інші банки. Такий документ складається в довільній формі, а до нього додається копія примірника розрахунку (форма № 0408020).

Якщо в організації є структурні підрозділи, які не ведуть окремий баланс і не мають розрахункового рахунку, то їй слід розподілити суму ліміту залишку каси між ними, оформити наказом керівника і довести його до відома кожної структурної одиниці (п. 2.5 Положення № 14-П). Сума ліміту каси всіх підрозділів (головних і відокремлених) повинна дорівнювати загальній сумі ліміту.

Неузгодженість банком ліміту залишку каси не є порушенням, штрафів за це не передбачено, а ось зберігання в касі грошей понад установлений ліміт є порушенням правил роботи з готівкою. Винятком є ​​зберігання в касі протягом трьох робочих днів (а для підприємств Крайньої Півночі - 5 робочих днів) грошей понад ліміт, якщо вони призначені для оплати праці та посібників (п. 2.6 Положення № 14-П).

Конкретного терміну на узгодження з банком ліміту залишку каси немає, але слід мати на увазі, що з початку нового року навіть 1 рубль в касі буде вважатися сверхлімітом (п. 2.5 Положення № 14-П). За понадліміт в касі організації та керівнику і головному бухгалтеру загрожує штраф (ст. 15.1 КоАП). Якщо ліміт каси затверджений згідно з правилами, і на час здачі готівки в банк бухгалтер виявляє, що ліміт перевищено з яких-небудь причин, то він йде на хитрість: зайву суму він «видає» під звіт працівникові, виписує на нього РКО, а на наступний день «приймає» цю суму назад, тим самим відтермінувавши здачу готівки в банк.

Протягом року можна поміняти ліміт залишку по касі, якщо у організації відбулися які-небудь зміни, припустимо, зазнали змін показники діяльності або став іншим режим роботи.

Розрахунок ліміту каси

Розрахунок ліміту каси заповнюється за формою № 0408020. В розрахунку всі показники зазначаються в тисячах рублів. Обов'язково заповнюється рядок «Готівково-грошова виручка за останні три місяці», навіть в тому випадку, якщо організація тільки відкривається. Вказується передбачувана виручка, тобто наявна сума, яка надійде в касу від продажу товарів (робіт, послуг) за три місяці.

Виходячи з цієї суми розраховується середньоденна і середньогодинна виручка і середньоденний витрата:

- середньоденна виручка - це відношення суми виручки за останні три місяці на кількість робочих днів у цьому періоді;

- среднечасовая виручка - це відношення суми виручки за останні три місяці на кількість робочих годин в цьому періоді;

- середньоденний витрата - це відношення суми, виданої з каси для оплати витрат організації протягом останніх трьох місяців (за винятком витрат на заробітну плату), на число робочих днів у цьому періоді.

Далі повідомляється, як буде здаватися виручка в банк: щодня, через день, один раз в декілька днів. Потім вказуються години роботи підприємства, час здачі виручки і місце, куди здається виторг. Якщо в організації є кілька торгових точок в різних місцях, виручка може здаватися: а) в загальну (об'єднану) касу підприємства, а вже звідти загальною сумою в банк; б) при укладанні договору на інкасацію виручки готівку здаються інкасатору; в) в касу, з кожної торгової точки окремо; г) на пошту - для перерахування на рахунок банку.

Працівник банку заповнюється розділ «Рішення установи банку» і вказується сума встановленого ліміту і цілі, на які дозволено витрачати виручку. В основному сума обмеження, встановлена ​​банком, дорівнює різниці між середньоденний виручкою і середньоденного витрати. У разі, коли організація має дуже маленьку готівкову виручку, то обмеження може бути встановлено в розмірі середньоденного витрати.

За умови, що організація здає виручку один раз в декілька днів, розмір ліміту визначається з урахуванням середньоденної виручки, середньоденного витрати та кількості днів, через яке здається виручка. Формула виглядає так:

Розмір ліміту = середньоденна виручка x кількість днів, через яке здається виручка - середньоденний витрата х кількість днів, через яке здається виручка.

Після цього бланк розрахунку підписує представник банку, один примірник залишається в банку, а другий, з позначкою, повертається організації.

принципи інкасації

Графік заїздів інкасаторів обмовляється в договорі, при інкасації бухгалтер-касир заповнює два примірники супровідної відомості, після здачі грошей він повинен перевірити, вірну чи суму зарахували на рахунок фірми. Підтверджуючим документом є меморіальний ордер, додаток до супровідної відомості і акт про розтин сумки (ці документи видаються банком). Мінус інкасації - фірма несе додаткові витрати.

Витрати організації, пов'язані з оплатою послуг банку по інкасації готівки, визнаються економічно виправданими витратами, тому що обов'язок здачі в банк готівки понад ліміт, встановлений Порядком ведення касових операцій № 40. Витрати по інкасації коштів, що відносяться до виробництва і реалізації, потрібно враховувати в складі інших витрат (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). У разі, коли грошові суми, що здаються інкасатору, не пов'язані з виробництвом і реалізацією, то послуги з інкасації потрібно враховувати в складі позареалізаційних витрат організації (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Плата за надані послуги, як правило, списується з рахунку організації на початку наступного місяця; ці послуги обкладаються ПДВ (пп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ). У бухгалтерському обліку послуги на інкасацію відносяться до інших витрат і відображаються в тому періоді, до якого відносяться (п. 11 ПБУ 10/99 «Витрати організації»).

З усього вищесказаного випливає, що дотримуватися вимог, що пред'являються до каси організації, - справа непроста, відповідальна, і вимагає дотримань багатьох нюансів. Не слід забувати, що фірмам, які працюють з готівкою, законодавець висуває особливі вимоги, тому бухгалтери та касири повинні ретельно їх дотримуватися. Якщо організація буде уважно ставитися до касової дисципліни, то візит перевіряючих з банку або податковій не обернеться неприємним сюрпризом.

Ольга Цверіянова, комерційний директор аудиторської компанії «анесте Аудит»

Практична енциклопедія бухгалтера