Як працює бізнес-асистент на аутсорсингу

Робота бізнес-асистента в поданні обивателів дуже нагадує обов'язки секретаря або персонального асистента, який готує каву і відповідає на дзвінки керівнику. Насправді вона включає в себе набагато більше різноманітні функції. Раніше асистентам доводилося постійно перебувати в офісі і працювати на одного шефа, але зараз це вже не обов'язково. Я 5 років пропрацювала бізнес-асистентом в штаті, а потім перейшла в сервіс бізнес-аутсорсингу QOOD і зараз працюю одночасно з десятками клієнтів. Це сильно відрізняється від звичайної роботи в штаті компанії.

стандартні обов'язки

ВУкаіни немає системного освіти для бізнес-асистентів. Типовий представник професії - це молода людина з вищою освітою. Наприклад, я отримала вищу економічну освіту і майже відразу пішла в бізнес-асистенти.

У кожного керівника уявлення про обов'язки бізнес-асистента своє. Хтось вважає нас мало не членами сім'ї і дає, крім завдань по роботі, ще й якісь особисті доручення. Хтось обмежує цю роботу офісними справами. А в деяких компаніях бізнес-асистенти виконують функції маркетолога, менеджера з продажу, прес-секретаря.

В обов'язки бізнес-асистента в QOOD входять консьєрж-сервіс (замовлення столика в ресторані, таксі, бронювання квитків), організація відряджень, нагадування про ділових поїздках, зустрічах, організація конференцій, дзвінки до партнерів, організація кур'єрської доставки, підготовка ділових листів. Бізнес-асистент може шукати постачальників для співпраці: візитки зробити, знайти дизайнера, нового провайдера чи більш вигідного постачальника канцелярії. Ще іноді треба бути посередником між банком і клієнтом: переводити банківські умови на людську мову, пояснювати нюанси. Ми часто працюємо з тендерами, готуємо документацію для надання організатору закупівлі. Бізнес-асистент може навіть розмістити вакансії на спеціальних сайтах і знайти персонал молодшої ланки - промоутерів, наприклад.

Піди туди - не знаю куди

Зараз завдання від клієнтів приходять до мене через спеціальний додаток, тобто клієнт спілкується з системою, а не особисто зі мною. У такій роботі є свої плюси і мінуси. Наприклад, вона виключає приготування кави - і я займаюся цікавішими дорученнями. Але іноді клієнт не може правильно сформулювати завдання, і доводиться ставити навідні запитання.

Працювати в офісі з одним керівником простіше, тому що з часом все доходить до автоматизму. Ти знаєш, чим займається компанія, яка у неї сфера діяльності, як потрібно спілкуватися з партнером А і з партнером Б, які у компанії постачальники і які договірні умови. Але з іншого боку, якщо від керівника приходить нетривіальне завдання, якої ти ніколи не займався, ти просто в силу свого незнання не зможеш її виконати, або на її виконання може піти дуже багато часу. А коли ти працюєш в аутсорсингу. твоїми клієнтами одночасно є онкологічна клініка, салон краси, логістична компанія і так далі - тобто компанії з абсолютно різних сфер діяльності. І ти повинен розібратися в кожній з них, так як вони мають свою специфіку. Наприклад, у мене була задача - зареєструвати сайт компанії, яка займається IT-послугами, як засіб масової інформації. Для її вирішення необхідно було детально розібратися в тонкощах цього процесу.

Буває, клієнти просто почули якусь інформацію десь і пишуть - може, нам теж так треба зробити? А їм це насправді зовсім не потрібно. Бувають і доручення, які вимагають ретельного підходу: наприклад, привести в порядок базу клієнтів. Дивишся - а вона до цього велася в блокноті, без будь-якої системи, в страшному безладді - доводиться все приводити в зручний для клієнта формат. Або потрібна клієнтові якась база даних, яку потрібно зібрати вручну. У таких випадках допомагає різноманітність обов'язків - завжди є на що переключитися.

особливі запити

Трапляються і незвичайні запити. Одного разу довелося прикидатися дружиною алкоголіка. У нашого клієнта, доктора, є клініка з лікування алкоголізму. Йому потрібно було зробити добірку з 30 наркологічних клінік в Москві і зателефонувати туди за сценарієм, який він нам надіслав. Сценарій був такий: у дівчини є чоловік-алкоголік, і вона дзвонить в клініки щоб дізнатися інформацію про послуги. Було потрібно дізнатися, як клініки конкурентів спілкуються зі своїми потенційними клієнтами. Ми записували розмови, розшифровували і відправляли клієнту в письмовому вигляді. Тобто, попрацювали і маркетологами, і таємними покупцями.

Або з недавнього: один з клієнтів попросив знайти йому нового постачальника води, тому що компанія до цього дуже дорого платила за воду. Вода повинна була бути не тільки дешева, але і смачна. Обов'язковою умовою було те, щоб потенційний постачальник безкоштовно привіз хоча б півторалітрову пляшку води на дегустацію. Якщо постачальник відмовлявся, його не розглядали. При цьому варіантів постачальників для вибору повинно бути як мінімум 10.

Делегують зазвичай ті завдання, на які людям, що займають керівні посади або володіють власним бізнесом, шкода витрачати час. Для мене була дуже цікавою завдання, де клієнту післязавтра потрібно було вилетіти в Китай на конференцію, і він попросив знайти йому оптимальний маршрут. Конференція проходила на острові, куди не всякий вид транспорту ходить. А витрачати час на складання маршрутів людині, який займається бізнесом, і у нього є набагато більш пріоритетні завдання, неправильно.

На фото: Катерина Мельникова