Як підвищити компетентність співробітників

Як ви оцінюєте ефективність своєї команди? Чи задоволені ви швидкістю і продуктивністю ваших співробітників? Чи часто ви замислюєтеся, в чому причина плутанини на робочих місцях?

Реальна картина в компаніях з нерастущей і падующей проізодітельний.

Давайте розглянемо роботу екіпажу пасажирського літака, де точність і ефективність має вирішальне значення для безпеки життів пасажирів. Ось пілот, в обов'язки якого входить управління літаком, стюардеса, яка забезпечує комфорт пасажирам, штурман, який прокладає маршрут польоту і командир, який відповідає за управління на борту літака. А тепер я опишу вам, як ситуація в багатьох компаніях. Уявіть, що командир крім своїх обов'язків буде виконувати роботу штурмана, а штурман допомагатиме пілоту керувати літаком, не знаючи на які кнопки натискати. А як вам ситуація, коли стюардеса буде забігати до кабіни пілотів і підказувати штурману, як прокладати напрямок польоту, хоча вона не навчалася з даної спеціальності, а в перервах відволікати командира від своїх обов'язків і просити пройти в салон, щоб заспокоїти знервованого пасажира? - Думаю , літак з таким некомпетентним екіпажем далеко не полетить. Навіть якщо штурман і впорається з керуванням, то він не зможе відстежити маршрут польоту, що призведе літак невідомо куди. Це хаос. Іноді в організації це замішання не так кидається в очі, але наведений вище приклад показує це дуже наочно. Що буде з компанією, розвивайся вона по даному шляху? Думаю, ви й самі це розумієте. Організація, де відсутня комунікація, стає божевільним будинком. Це буде дорого обходитися керівнику. Це причина малої продуктивності.

Кого потрібно звільняти?

Чи часто ви можете спостерігати ситуацію, коли співробітники вдаються до керівника, щоб той вирішив ті чи інші проблеми? Це забирає цінний час керівника і він займається тим, що вирішує проблеми підлеглих. А хто ж буде займатися роботою керівника? - В один прекрасний день керівник усвідомлює, що у його команди погана продуктивність і вирішить, що пора кого-небудь звільнити. При таких обставинах під «обстріл» потрапляють цінні кадри, які не отримали належного уявлення про свої обов'язки в організації, тому що у них не було посадових інструкцій. Після того, як в компанії буде закінчено звільнення співробітників і буде проведений черговий набір нових, керівник з надією посміхнеться. Через якийсь час, - (це залежить від персоналу), - керівник запитає. чому компанія не виробляє більше, а часто і менше. Тоді під «вогонь» потрапляє ще хто-небудь, і ще, і еще..Но керівник може навіть не знати, що той співробітник, якого він звільнив в першу чергу, не міг приносити компанії достатній дохід з тієї причини, що інші співробітники вдавалися до нього кожні 10 хвилин і засипали його запитаннями, що не відносяться до його посади. Як би ви себе почували, якби вас смикали кожні 10 хвилин з питань, які ви не повинні вирішувати, а співробітники самі можуть з усім цим впоратися. Керівник повинен розуміти, що все це співробітники роблять не зі злого наміру, а через замішання на своєму посту, на своєму робочому місці.

«Розширення організації та швидке виконання обов'язків залежить від рівня бойового духу команди, оскільки в основі бойового духу лежить виробництво, а хто може виробляти що-небудь посеред всього цього шуму і хаосу?». «Це не організація, а натовп». Так висловлювався учений і фахівець в галузі управління, Рон Хаббард, що розробив адміністративну технологію менеджменту в своїх організаціях до такого рівня, що вона працювала, як швейцарський годинник, була злагодженої, швидкою і ефективною. Вчений і філософ Рон був наглядовою і міг, виявляючи помилки і швидко їх коригувати. Зараз адміністративну технологію, розроблену Р. Хаббардом, застосовують все більше і більше компаній у всьому світі, а його ім'я третій раз було занесено в Книгу рекордів Гіннесса, як письменника, чиї книги наібілее продаються в усьому світі.

Що ж таке посадові інструкції?

Організація складається з певних людей, що виконують певні обов'язки. Та організація, яка розширюється, і дохід якої росте, успішна, і в ній кожен співробітник виконує посадові обов'язки, викладені в його посадових інструкціях. Це ті, що йому доручили виконувати. Це спеціальність, опис посади співробітника, де вказано мету його діяльності та його обов'язки.

Приходячи на роботу, співробітник повинен чітко уявляти собі: навіщо він працює в цій організації, яка мета організації і які функції він повинен виконувати, щоб компанія могла досягти бажаної мети. Важливим і бажаним моментом є комунікація (передача повідомлень і послань) між відділами і співробітниками. Якщо пройтися по організації, в якій падає продуктивність і простежити за роботою співробітників. то можна помітити людей, що не мають ні найменшого уявлення про структуру організації або навіть про її існування. Це ті люди, які будуть намагатися привнести зміни в структуру організації, обійти керівника і керувати колективом. Це дуже важливий момент. Організація складається не з однієї людини, а в великих компаніях кількість співробітників може досягає сотень і тисяч людей. Некомпетентний співробітники влазять у комунікаційні лінії своїх колег і тим самим створюють замішання на постах і навколо них. І цю ситуацію ми могли спостерігати на борту літака. Найнебезпечніше, коли ці співробітники відволікають від роботи керівників. Такі люди не можуть приносити прибуток, оскільки вони навіть не знають, що вони повинні робити. В організації, де панує хаос, швидко втомлюються співробітники. Там кипить робота, але статистики не ростуть.

Термін «посадові інструкції» має на увазі наявність чітких правил роботи в організації, з ким і як працювати. Знання своїх правил і обов'язків сприяє швидкій координації персоналу, що призводить до злагодженому і ефективного виконання своєї роботи.

Ідеальна картина в компанії.

Підвищіть відповідальність своїх співробітників. Це можна зробити, давши їм посадові інструкції і наділивши їх правом приймати рішення в рамках правил роботи компанії. Це те, що розвантажить вас і дозволить підняти продуктивність в організації. В іншому випадку вам доведеться нести на собі безліч обов'язків у всій організації, що надалі вас же і розчавить. Думаю, ви б не хотіли працювати за співробітників і платити їм зарплату.

Ідеальною картиною було б чітко прописані посадові інструкції і обов'язки кожного співробітника на папері, а також необхідно переконатися, що вони засвоєні і застосовуються. Чітке розуміння того, що співробітник повинен робити і того, що є його закінченою роботою. Якби співробітник, припустимо, був стоматологом, то його роботою було б швидко, безболісно і ефективно свердлити зуби, у асистентки подавати інструменти і допомагати лікаря. Закінченою роботою стоматолога було б запломбовані і здорові зуби пацієнта, а у асистентки - відчуття комфорту у пацієнта і швидка робота лікаря.

Співробітник повинен бути відповідальним і компетентним.

Кожен співробітник повинен знати мету своєї посади, і то де він розташовується на загальній організаційної схемою компанії. Тільки некомпетентний персонал буде створювати проблеми в організації, оскільки такі співробітники не знають, що повинні робити, а значить їм більше не буде чим зайнятися, окрім як придумувати цікаві ігри на робочому місці. Не намагайтеся виховувати співробітників, з метою виростити з них компетентних керівників. Давайте їм область роботи і змусьте їх виконувати свою роботу. Хтось, можливо, буде скаржитися, ображатися і страждати. Просто змусьте їх взяти відповідальність за їх область роботи. Нехай кожен з них буде керівником у своїй сфері, а кожне завдання - важливим проектом, який треба здати в термін, і крім нього самого ніхто це краще не зробить. Не дозволяйте вторгатися в вашу або чужу сферу кому б то не було іншому з метою порадити. Послухайте і зробіть так, як ви вважаєте за потрібне, відповідно до посадових інструкцій.

Якщо співробітники володіють знанням того, як щось робити, і якщо вони можуть це робити і вони виробляє, то ваша компанія буде розвиватися і процвітати.