Як організувати рекламний тендер

Поради підприємцям-початківцям свій бізнес

Та знаємо ми, звичайно, що всі ви маєте уявлення про те, що таке тендер і все ж спробуємо дати максимально докладний опис процесу організації тендера - щоб оживити ваші спогади і дати практичний посібник з його проведення.

Вибравши кілька імовірно відповідних агентств, домовтеся з кожним про зустріч і попросіть їх провести власну презентацію: розповісти про свою історію, досвід роботи з великими замовниками, кваліфікації фахівців і т.д. Цей етап дуже важливий, оскільки допоможе відразу отсеить недостатньо професійних кандидатів і зупинитися на дійсно кращих.

Тепер зупинимося на ряді опорних пунктів докладніше. Перш за все після прочитання переліку інформації, яка повинна міститися в брифі, у вас може виникнути цілком закономірне питання: чи не станеться витоку інформації до конкурентів? Відповідь - ні: по-перше - місто маленьке, агентство не вирішить ризикувати своєю репутацією, по-друге - є така річ як договір про нерозголошення комерційної таємниці. З іншого боку, і замовник підписує договір, в якому зобов'язується не розголошувати і не використовувати ідеї та пропозиції надані агентствами-учасниками в рамках тендера.

Крім того, ряд агентств можуть запитати додаткову інформацію для більш якісного виконання робіт - і якщо це обгрунтовано, варто піти їм назустріч. До слова, згідно з сформованим звичаям, витрати на придбання результатів маркетингових досліджень по ринку і іншої довідкової інформації несе компанія-замовник.

Якщо говорити про терміни проведення тендера, то мінімально необхідним проміжком часу для розробки проекту і підготовки презентації вважається 4 тижні, хоча краще дати агентствам трохи більше часу: не забувайте, цю роботу вони виконують безкоштовно і у вільний час після обслуговування існуючих клієнтів, які потребують не меншої уваги.

І ще один важливий момент: загальноприйнятим правилом проведення закритого тендеру є включення в бриф переліку всіх інших компаній учасників. Крім цього рекомендується повідомити претендентам про критерії, за якими буде оцінюватися їхня робота (а для цього варто самим визначитися з цими критеріями).

Після проведення презентації усіма учасниками, візьміть тайм-аут на пару тижнів для прийняття зваженого рішення. Ця перерва корисний ще й тим, що ви можете провести попередні переговори щодо узгодження умов контракту з компанією-лідером. Якщо з якоїсь причини ви не зможете прийти до згоди - у вас завжди залишиться в запасі компанія, яка зайняла друге місце.

Тільки після того, як всі юридичні тонкощі майбутньої співпраці улагоджені, варто офіційно оголосити результати тендеру. Хоча про дату оголошення підсумків всі учасники повинні були бути сповіщені відразу після презентацій.