Як організувати нараду ефективно

Не секрет, що менеджери від 25 до 50 відсотків робочого часу витрачають на різного роду наради, і чим вища посада, тим важливіше стає цей інструмент. Так як організувати нараду, щоб підвищити ефективність і заощадити час.

Сформулюйте тему наради, яка його мета. Закінчіть речення: "На цій нараді необхідно". Наприклад: дозволити назріле питання, обговорити проблему, оголосити про вже прийняте рішення, поділитися інформацією, підстьобнути до дії у вирішенні важливого завдання, розставити по місцях спірні питання. Те дозволить поставити чіткий курс наради, а від вас буде потрібно не дати зійти з нього.

Запросіть тільки тих, хто насправді потрібен. У цьому вам допоможе формулювання теми. Складіть список можливих учасників. Якщо питання спірне, то необхідна присутність прихильників різних позицій. Якщо обговорюється об'єднання, запросіть і керівників, і неофіційних лідерів компанії, бажано тих, які займають позицію, співзвучну з вашої.

Розподіліть ролі серед учасників. Виберете ведучого, які виступають за темами, секретаря (тільки не плутайте з прийомним секретарем), людини, який контролює тимчасові рамки частин наради, і. якщо ви припускаєте, що чекає складна дискусія вам знадобиться людина, здатна керувати її процесом. Роздайте ролі заздалегідь, щоб учасники могли підготуватися і не беріть на себе кілька повноважень, виступайте в ролі невидимого ляльковода, тоді процес протече більш плавно, а присутні усвідомлюють важливість активної позиції та мета, до якої ви прагнете, буде досягнута колективно, а її реалізація відбудеться з великим ентузіазмом.

Позначте всім тимчасові рамки наради: початок і кінець, періоди пунктів порядку денного, перерв; і загальні правила під час заходу.

Відразу роз'ясніть правила прийняття рішення - більшістю, чи буде це компроміс або рішенням керівництва по заслуханою і обговорено пунктам, - це дозволить менше повторюватися.

Після кожного виступу вислухайте питання, потім заповніть прогалини і вже після зберіть думки.

Донесіть важливість проблем, і то що від їх рішення залежить благополуччя кожного.

Дайте можливість висловитися всім, особливо тим, хто мовчить. Розглядайте всі думки без тиску, щоб знайти місця згоди і незгоди.

Підведіть підсумки обговорення і точно сформулюйте рішення, а вже на основі їх складіть плани виконання і розподіліть повноваження, щоб вчасно "потиснути сходи". І ви зможете легко відповісти на питання як організувати нараду.

З цією статтею Новомосковскют: