Як оформити скасування відрядження співробітника (за наказом керівництва), якщо співробітник вже отримав

Слід відразу зазначити, що нормативно затверджених правил з оформлення скасування відрядження немає. У зв'язку з цим вважаємо за доцільне передбачити порядок скасування відрядження в локальному нормативному акті організації, наприклад в Положенні про направлення у відрядження.

З огляду на, що направлення у відрядження провадиться за розпорядженням роботодавця, її скасування повинна здійснюватися таким же чином. Тому, перш за все роботодавець повинен видати наказ (розпорядження) про скасування відрядження із зазначенням причин, за якими відрядження не відбулося. В якості підстави для скасування в наказі (розпорядженні) доцільно вказати документи про обставини скасування відрядження, якщо такі є (наприклад, реквізити листа з організації, куди прямував співробітник, про те, що в відрядження співробітника немає необхідності; листка непрацездатності співробітника, якщо поїздка скасована через його хворобу, свідоцтво про смерть родича і т.д.). Копії згаданих документів повинні бути включені до наказу.

Треба відзначити, що тут може бути дві ситуації:

Ситуація 1. Якщо співробітник до моменту скасування відрядження не виробляв витрат, то проблем немає. Він просто здає гроші за прибутковим касовим ордером до каси. В ордері в якості підстави вказується наказ про скасування відрядження.

Ситуація 2. Співробітник вже справив витрати, які можуть бути використані в подальшому. Наприклад, було закуплено обладнання для презентації. У цьому випадку витрати можна буде врахувати в бухгалтерському та податковому обліку якщо не відразу, то коли відбудеться наступна відрядження. Тоді працівник складає авансовий звіт, залишок здає в касу.

Якщо працівник у встановлений термін не поверне видані йому суми, то роботодавець відповідно до ст. 137 ТК Україна має право утримати їх з його заробітної плати. Таке рішення може бути прийнято роботодавцем не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для погашення заборгованості, і за умови, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування.

При цьому слід пам'ятати, що загальний розмір усіх відрахувань при кожній виплаті заробітної плати стосовно до даного випадку не може перевищувати 20% (ст. 138 ТК РФ).

Особливо хотілося б відзначити про витрати, які повернути неможливо. Йдеться про квитки до місця відрядження, а також про візи в інші держави. Якщо відразу після скасування відрядження квиток не вдалося здати або повернули тільки частину грошей, то працівник не може повернути всю суму в касу. Виникає збиток. При цьому потрібно видати наказ про компенсацію працівникові вартості невикористаних квитків. А в авансовому звіті працівник вкаже ці квитки.

Цей збиток можна врахувати в цілях оподаткування прибутку. Справа в тому, що переліки позареалізаційних витрат і збитків у ст. ст. 265 НК Україна є відкритими. Арбітражні суди будуть дивитися на відповідність витрат ст. 252 НК РФ. Тут вирішальну роль грають дві речі:

• відрядження повинна бути пов'язана з діяльністю, спрямованою на отримання доходу; причина її скасування не була надуманою, а була пов'язана з незалежними від організації обставинами.

МінфінУкаіни визнав виправданими витрати на квитки: