Як обладнати офіс 5 важливих питань при виборі будь-яких пристроїв

Кирило Алифанов. IT-директор компанії «Атоменергомаш», Київ

На які питання Ви знайдете відповіді в цій статті

Список пристроїв, необхідних у сучасному офісі, досить великий. Розглянемо, як обладнати офіс. що має бути в офісі і на що звертати увагу при обладнанні офісного приміщення. Я зупинюся лише на тому обладнанні для офісу, без якого немислима повсякденна робота компанії.

Що мати на увазі при виборі будь-якого обладнання

Перш ніж давати згоду на покупку тієї чи іншої техніки в офіс, попросіть Вашого IT-фахівця відповісти на наступні п'ять питань.

1. Хто виробник? Продукція вітчизняних виробників поступається за якістю зарубіжним товарам. У моїй практиці, наприклад, був такий випадок. Ми замовили 10 комп'ютерів одного українського виробника. П'ять з них навіть не включилися. Виявилося, що до дилера устаткування доставлялося з заводу по сильно розбитій дорозі, і при транспортуванні зламалися роз'єми і плати. Однак купувати техніку у маловідомих зарубіжних виробників теж не варто. Якщо є можливість - краще звертатися до лідерів ринку (зацікавивши їх замовленням і змусивши конкурувати між собою, Ви можете отримати хорошу знижку). Купівля якісної офісної техніки зведе до мінімуму простої від поломок. Питання про виробника безпосередньо пов'язаний з наступним.

2. Яка загальна вартість володіння? Купівля кілька більш дорогого обладнання в результаті може обійтися Вашої компанії дешевше. За рахунок чого? Витрати на обслуговування цієї техніки виявляться істотно нижче, так як зведеться до мінімуму число простоїв, викликаних неполадками, скоротиться час, що витрачається IT-фахівцями на усунення несправностей, знизиться ризик того, що обладнання згорить і важливі дані будуть загублені. Суттєво зменшити загальну вартість володіння комп'ютерною технікою дозволить положення про єдину технічну політику підприємства, що закріплює вимоги до основних типів електронних пристроїв. Розробку цього документа Ви можете доручити Вашому IT-директору.

3. Наскільки ергономічно обладнання для офісу? Таку характеристику офісної техніки, як зручність у використанні, не можна недооцінювати. Жорстка клавіатура, монітор, через якого сльозяться очі, нелогічне меню периферійного пристрою - все це не додає мотивації співробітників і, як наслідок, знижує ефективність роботи.

4. Яка тривалість гарантійного обслуговування і ремонту? Сумлінні виробники обов'язково гарантують покупцям обслуговування і ремонт протягом певного часу. Уточніть, який термін гарантії.

5. Чи давно проводиться і чи довго ще буде випускатися цікавить Вас модель? Якщо модель передбачається незабаром зняти з виробництва, вона обійдеться дешевше, однак згодом Вам буде непросто знайти комплектуючі на заміну.

Що посаду бути в офісі

Персональні комп'ютери

Тонкий клієнт виглядає як повнофункціональний ПК, однак призначений лише для введення і відображення даних. Інформація ж зберігається і обробляється на сервері, доступ до якого тонкий клієнт якраз і забезпечує. При цьому з боку здається, ніби співробітник працює на стаціонарній машині.

Плюси використання тонкого клієнта - дешевизна цього пристрою в порівнянні зі звичайним комп'ютером, знижене енергоспоживання і менша ймовірність втрати даних. Мінус - простої значного числа користувачів в разі виникнення проблем з сервером Вашої компанії.

Рада, як обладнати офіс. Приділяйте увагу вибору моніторів, клавіатур, мишей. Ці товари недорогі, так що на них багато не заощадити. Зате купивши якісне обладнання для офісу, Ви зайвий раз продемонструєте співробітникам свою турботу про них.

Генеральному директорові потрібно мати особистий принтер. А для підлеглих має сенс закупити багатофункціональні пристрої (БФП), які можна використовувати як принтер, сканер, копір і факс. На що звертати увагу, крім ціни? Коли Ваш IT-фахівець принесе заявку на закупівлю МФУ, обов'язково з'ясуйте вартість картриджів, барабанів та інших комплектуючих і попросіть обчислити витрати на друк однієї сторінки. Нехай він зробить такі розрахунки для декількох моделей. Якщо ж Ви не хочете купувати МФУ, можна взяти його в оренду і платити тільки за друк. У договорі з підрядником закріпіть вартість сторінки виходячи з місячного обсягу друку.

Порада 2. На кольорових принтерах за замовчуванням слід включати чорно-білий друк; якщо ж буде потрібно кольорова - нехай співробітник звертається до секретаріату з проханням змінити налаштування для друку конкретних документів. Начебто нісенітниця - але таким чином забезпечується 20-відсоткова економія тонера.

розповідає практик

Бурхливий розвиток інтернет- і мобільних технологій істотно підвищило функціональність периферійних пристроїв (див. Екскурс в історію периферії). Які ж можливості надають сучасні принтери і МФУ?

Екскурс в історію периферії

Головне завдання периферійних пристроїв - введення і виведення інформації. Список їх досить великий; час від часу з'являються навіть принципово нові апарати. Один з найважливіших типів периферійного обладнання - техніка для обробки і друку документів, тобто принтери і багатофункціональні пристрої (БФП).

Перші друкують устрою з'явилися разом з першими комп'ютерами - в середині 1950-х років. З тих пір стався ряд дуже важливих подій. По-перше, були розроблені дві ключові технології друку, особливо широко використовуються сьогодні, - струменевий і лазерний. Це сталося в 1970-х. По-друге, стала можливою друк через локальну мережу. Знаковим можна назвати і поява кольорового друку. Паралельно йшло удосконалення і самих принтерів: підвищувалася їх продуктивність, зростала швидкість друку, поліпшувалося її якість, знижувалися витрати на друк і обробку зображень. Якщо перші принтери друкували досить довго навіть невеликі документи, то сучасні МФУ здатні видавати десятки сторінок всього за одну хвилину. Поява інтернет- і мобільних технологій також вплинуло на розвиток периферійних пристроїв. Ось які зміни відбулися:

друкувати стало можливо з будь-якого пристрою (мобільного або стаціонарного) і без безпосереднього підключення до принтера або МФУ;
більше не потрібна установка спеціальної програми - драйвера друку;
відстані вже не мають значення - файл можна послати на офісний принтер з будь-якої точки світу, де є Інтернет.

За матеріалами Михайла Сорокіна