Як написати звіт про відрядження

Підписуючи черговий наказ про відправку у відрядження співробітника, керівництво компанії чекає від нього чіткого і послідовного виконання поставлених завдань. Відряджений працівник повинен виконати завдання в строк, а після повернення відзвітувати про виконання. Розглянемо докладніше, як написати звіт про відрядження.

Авансовий звіт

Після підписання наказу співробітникові, який вирушає за завданням, видаються грошові кошти на поїздку - на відрядження. При видачі відрядних бухгалтерія враховує:

проїзд до місця виконання завдання і страховку для пасажирів на транспорті;
кількість днів, які працівник проведе у відрядженні;
оплату за харчування за дні відрядження;
оплату за проживання в готелі та пересування по місту.

Законом передбачено тільки один вид відрядження звітні - зразок звіту про відрядження (письмовий). Це бланк авансового звіту. Всі витрати відряджений підтверджує документально (чеками, квитками, квитанціями). Після повернення з відрядження працівник подає авансовий звіт про витрачені на поїздку засобах. Це обов'язковий до складання документ. Він дозволяє визначити цілеспрямованість витрачених коштів компанії, і покладена відрядженому доплата або, навпаки, йому потрібно повернути частину коштів в касу підприємства. Авансовий звіт додається до звіту по поїздці у відрядження.

Для спрощення складання звітності, можна завантажити зразок звіту по відрядженню співробітника.

форми звітності

форма Т-9 (наказ про відрядження);
форма Т-9а (скачати бланк звіту по відрядженню).

Так як ТК Україна не зобов'язує працівника звітувати про проходження відрядження документально, то компанія може розробити і затвердити документ про таку обов'язкової звітності (статті 8 і 22 ТК РФ). При цьому організація може користуватися для складання звітності як власною розробленою формою звітності, так і уніфікованими:

форма Т-10 (бланк посвідчення про відрядження);
форма Т-10а (завдання для відрядженого).

Навіщо потрібно звітувати

Звіт про відрядження (зразок) обов'язково повинен бути присутнім в пакеті на відрядження документації. Всі документи по відрядженнях підлягають перевірці в податковій (на ПДФО І ЕСН). Перед відправкою працівника за завданням, керівництвом повинен бути підписаний наказ про відрядження. Також зазвичай від'їжджаючого видається посвідчення про відрядження, грошовий аванс і заповнене за формою «Службове завдання». За збір пакету документів відповідають кілька посадових осіб (включаючи відрядженого). Зазвичай це працівник відділу кадрів або діловод і бухгалтер. Прибулий з завдання співробітник спочатку збирає всю фінансову документацію (чеки, квитки) по закінченню відрядженні і тільки потім починає складати звіт про відрядження у вільній формі (зразок).

Складаючи короткий звіт про виконання завдання, про те, як пройшла відрядження, можна, наприклад, вказати по кожному пункту завдання - виконану дію відрядженого і результат його дій:

Короткий звіт про виконання завдання, тривале відрядження (приклад) може містити в собі пункти за завданнями або по днях (якщо в один день виконувалися кілька завдань).

оформити правильно

Звіт про відрядження може бути написаний на звичайному аркуші паперу (без використання бланка). Звіт може бути виконаний у довільній формі і додається до пакету здаються відрядних документів.

Звіт про відрядження, приклад написання: документ повинен містити в собі назву звіту, з якого буде зрозуміло, яке завдання і в якому місті виконував співробітник. Далі можна перерахувати дії відрядженого і результат, отриманий в результаті. Найзручніше діяти у відрядженні за виданим завданням, тоді працівникові не доведеться виправдовувати забудькуватістю невиконані пункти завдання.

Звіт про виконання службового завдання складають, спираючись на перелічені пункти і звітуючи безпосередньо по кожному. Якщо звіт у довільній формі за будь-якої причини незручний, можна відзвітувати за допомогою бланка звіту по відрядженню, зразок якого є вище.

Після повернення з відрядження в бухгалтерію здається посвідчення про відрядження (якщо воно було оформлено) і авансовий звіт.

На формі Т-10 (посвідчення про відрядження) із зворотного боку бланка повинні знаходитися:

штамп рідного підприємства про дату вибуття у відрядження;
штамп тієї організації, куди прибув відрядження, і дата прибуття.

Складаючи звіт по закордонному відрядженні, можна взяти зразок звичайного авансового звіту. Відряджений просто повинен вказати додаткові витрати:

відкриття візи;
витрати на оформлення в'їзних і виїзних документів;
оплата за роботу перекладача або супроводжуючого.

Чеки і квитки не російською мовою цілком можуть бути прийняті в якості підтверджуючих документів.

Закордонне відрядження, як і всередині країни, може бути груповий або індивідуальної. Звіт можна складати як від особи конкретного співробітника, так і від всієї групи. Звіт по закордонному відрядженні заповнюється так само, як і по відрядженні в межах нашої країни, - вам допоможе звичайний зразок, представлений ваше.

заповнюємо форму

Звіт про виконану роботу у відрядженні коротко складається за формою Т-10а. Для вірного заповнення потрібно простежити, щоб у графі 11 була вказана вся потрібна інформація. Оформлення вважається правильним тільки після заповнення всіх граф форми.

Розглянемо докладніше, як скласти звіт про відрядження по загальній уніфікованою формою:

Документ реєструється, йому присвоюється порядковий номер, цей номер і дата підписання наказу вказуються на початку документа.
Заповнюються всі реквізити організації (ОКПО, повна назва).
Прізвище, ім'я, по батькові відрядженого, табельний номер.
У графу «посаду» вписується посаду відрядженого, згідно зі штатним розкладом компанії.
Чи вписується пункт відрядження і строки відрядження.
Мета відрядження працівника.
Вказується, на які кошти відряджається працівник.

Увага! Якщо співробітник підприємства знаходиться в статусі учня (згідно з трудовим договором), він може бути відряджений тільки з причини, пов'язаної з його учнівством! Звіт про учнівської відрядженні складається точно так же, як і інші звіти.

У результатах відрядження вказуються нові освоєні навички і отримані знання. Перед оформленням наказу про відрядження начальник відділу, де працює відряджаються, становить «Службове завдання». Це завдання є підставою для видання наказу про відрядження та може бути зазначено в наказі, а також включатися в текст звіту про відрядження. Працівник повинен ознайомитися з наказом на відрядження і розписатися.