Як грамотно вести ділову переписку
Це найзручніша і швидка форма передачі ділової і комерційної інформації.
Але також до сих пір існує і класична форма листування - на фірмових бланках пишеться лист, упаковується в конверт і надсилається поштою.
Незалежно від того, чи є листування поштового або електронного, правила складання тексту поширюються і на ту, і на іншу.
Важливими питаннями у всіх формах є: як почати правильно лист, як його правильно завершити, як і послідовність розміщення в ньому інформації, оформлення листа, вживання слів і термінів - все це дуже важливі аспекти ділового листування.
Ділове листування виступає в ролі своєрідної візитівки фірми.
Щоб створити безпрограшний солідний імідж компанії, слід грамотно вести ділову переписку.
Структура ділового листа включає в себе кілька обов'язкових сегментів.
Першим йде звернення до партнера. Залежно від ситуації початок листа має бути таким: «Шановні панове!», «Шановний пане генеральний директор!», «Шановна пані Родіонова!», «Шановний пане Завадський!» І т.д. Слова «пан» і «пані» в зверненні ні в якому разі не можна скорочувати. Не можна також застосовувати ініціали людини.
За зверненням слід вступний сегмент, в якому коротко викладається основна мета послання. Тут застосовні мовні штампи і шаблони типу: «Ставимо до відома, що ...», «Запрошую ...», «Прошу ...», «Просимо ...», «Підтверджуємо ...», «У зв'язку з ....», «Відповідно до вашого листа ... »,« Нагадуємо ... », та інші.
Наступний сегмент є основною частиною документа, в якому викладена головна суть листа. Після чого - сегмент підбиття підсумку тексту. Тут доречні фрази: «Просимо вибачити за ...», «Заздалегідь дякуємо ...», «Сподіваємося ...», «Чи впевнені ...» і т.д.
У деяких випадках в діловому листі може бути використаний постскриптум, в якому викладається якась інформація, що має непряме відношення до прямої суті документа.
Якщо лист поштове, то виконане воно має бути неодмінно на фірмовому бланку, в електронному варіанті це також можна застосувати за допомогою файлу ворд.
Бажано не затягувати з відповіддю на ділові листи.
Якщо в даний момент ви не готові відповісти чітко на поставлене вам задачу, можна сповістити партнера про те, що його лист отримано, а відповідь по його питанню буде дано в самий найближчий час.
83.333333333333 6 0 100