Як довго має тривати нараду це залежить від цілей і порядку денного

Як довго має тривати нараду? Це залежить від цілей і порядку денного. В середньому тривалість наради від тридцяти хвилин, до двох годин, зазвичай, чим коротше, тим краще.

Цілі наради також допомагають визначити приміщення і обстановка. Запитайте себе:

· Якого розміру повинна бути кімната і яке обладнання вам необхідно, для досягнення ваших цілей? Наприклад, ви хочете провести вільний обмін інформацією в неофіційній обстановці і для цього вам необхідна відповідна меблі.

Як ви повинні підготуватися до наради? Зберіть необхідні документи і дані. Поговоріть з учасниками, запитайте їх думку, визначте цілі, яких би вони хотіли досягти, дайте їм зрозуміти, що ви зацікавлені в їх ідеях. Дайте зрозуміти, що учасники повинні так само підготуватися до зустрічі. Розробіть порядок денний, включаючи мета, список бажаних результатів і час, передбачуване для обговорення кожного питання. Поділіться інформацією, особливо, якщо вона допоможе скоротити нараду.

Як групи розробляють рішення. Деякі групи приймають рішення голосуванням. Іншим необхідний консенсус: усі учасники наради підтримують рішення, навіть якщо вони з ним не згодні. У деяких групах рішення приймає лідер. Кожен підхід має свої переваги і недоліки.

Голосування більшістю дасть вам рішення на короткий період часу. Воно може змусити людей прийняти рішення, яке поставить їх у виграшну / програшну позицію.

Люди більш охоче приймають рішення, досягнуте консенсусом. Але процес часто вимагає запасний позиції - альтернативи в разі, якщо консенсус не буде досягнутий в певних тимчасових рамках. Таким чином, консенсус не типовий для ситуацій, в яких потрібне термінове рішення або у випадках, коли відповідальність за рішення несе тільки лідер.

Рішення, прийняте лідером - це найбільш ефективний спосіб в обмежених часових рамках. Прикладом може служити лідер, який оголошує рішення і закриває нараду. Важливо, щоб всі учасники чули, що їх думки почуті. Якщо час дозволяє проконсультуватися з іншими, лідер може розглянути індивідуальні думки - найбільш прийнятний спосіб, якщо потрібно думка експерта або обрані представляють думки акціонерів. Також лідер може скликати нараду для збору думок - рекомендується, коли рішення є важливим для багатьох людей, коли є можливість створити спільну діяльність, і загальну основу для виконання.

2. Проведення наради

Прості рекомендації дозволять вам уникнути поширених проблем, що перетворюють наради в кошмар. І це буде визнанням ваших навичок проведення наради. Починайте нараду вчасно. Проведіть невелику вступну дискусію, щоб переконатися, що групі ясна порядок денний, цілі і бажані результати - внесіть необхідні поправки. Якщо порядок денний не підготовлена, складайте її на ходу.

Як скласти порядок денний, якщо вона не підготовлена ​​заздалегідь. Попросіть учасників запропонувати питання, які потребують обговорення. Які бажані результати обговорення і скільки часу на нього піде? Складіть порядок денний із запропонованих питань. Якщо вам потрібно скоротити порядку денного, запитаєте, які питання можуть почекати до наступної зустрічі. Перегляньте основні правила, принципи проведення конструктивного наради, з якими будуть згодні всі учасники.

Що повинні включати основні правила?

· Дотримання певного часу.

· Угода про те, хто може доповнювати порядок денний.

· Угода про те, як будуть прийматися рішення.

· Ліміт часу для прийняття рішення. Якщо ви хочете збільшити цей ліміт в процесі обговорення, ви повинні запитати згоди групи.

· Чітке визначення обмежень, які існують по кожному питанню. Наприклад, рішення менеджерів вищої ланки або обмеження накладаються політикою або бюджетом фірми, які можуть звузити вибір альтернативи.

· Визначення людини для кожного питання, яке прийматиме рішення.

· Прохання бути більш відкритим для ідей. Для того щоб переконається, що всі точки зору розглянуті, попросіть кого-небудь викласти і захистити свою точку зору. Запитайте: «Що може бути упущено? Хто не висловився? »Якщо група велика, розбийте її по два-три людини і попросіть відзвітувати. Не поспішайте голосувати і приймати рішення. Обійдіть кімнату і поцікавтеся думкою кожного. Всі точки зору важливі, але не однаково. Скільки часу потрібно відвести для виступу учаснику старшому за посадою? Це залежить від мети наради. Можливо, він повинен виступити першим і визначити цілі і напрям. Або, якщо ті, чия думка необхідно вже висловилися, а молодші члени команди мовчать, ви можете попросити його висловитися. Навіть якщо вас цікавить думка кожного, ви не повинні дати обговоренню піти в сторону. Для цього часто підводите проміжні підсумки, використовуючи порядок денний і ідеї, виписані на дошці, а також оголошуйте перехід від одного пункту порядку денного до іншого.