Як допомогти керівнику підготувати виступ, питання передплатників, журнал «довідник секретаря

Скоро почнеться сезон конференцій, форумів, бізнес-сніданків і т.п. Як мені забезпечити участь і успішний виступ керівника на конферентном заході?

Якщо людина давно працює в бізнесі і при цьому позиціонується як експерт, то йому нерідко доводиться виступати на конференціях, симпозіумах, виставках та інших заходах. Сучасний керівник також може відвідувати конференції та як учасник, слухач. Підготовка свого керівника до подібних заходів часто є обов'язком секретаря та особистого помічника. Це здається непростим завданням, однак, як і в будь-якій справі, в підготовці керівника до конференції є певна послідовність дій і свої нюанси, знання яких значно полегшує роботу секретаря. Розглянемо всі основні моменти, пов'язані з візитом на конференцію.

Підготовка керівника до заходу

Перший етап підготовчої роботи - ознайомлення керівника зі свіжими інформаційними матеріалами по відповідної професійної тематики.

Коли ви ставите своїм завданням постійний пошук інформації, при певному настрої часто «включається» інтуїція, виникає «тяжіння» потрібної інформації, яким би дивним не здалося це твердження. Люди, які часто працюють з текстами та інформацією, знають цей ефект. Головне - налаштуватися на безперервне отримання такої інформації.

Системну роботу з пошуку інформації, звичайно, також необхідно проводити регулярно, тобто відводити певний час кожен день на даний вид діяльності.

При цьому слід пам'ятати, що інтерес представляють не всі новини, а тільки професійні та галузеві і відповідною тематикою для керівника і компанії.

Саме такий моніторинг дасть можливість зорієнтуватися в тематичних трендах, які в сформульованому і структурованому вигляді можна і потрібно запропонувати керівнику в формі дайджесту разом з чашкою ранкової кави.

Зрозуміло, керівник і сам Новомосковскет потрібні видання, але саме особистий асистент / референт допомагає йому вищезазначеним чином, розвантажуючи його для вирішення інших більш важливих питань в його багатофункціональної діяльності.

І ось, припустимо, керівник «дозрів» і повідомляє, що в наступному місяці хоче відвідати конференцію.

Про що повинен подбати особистий помічник як довірена особа керівника?

Сорочку і краватку (якщо це чоловік) підбере чоловіка (хоча нерідко і формування іміджу входить у функціонал особистого асистента), а ось зібрати «в дорогу» певний набір необхідних речей - справа професійного помічника.

Непогано було б зібрати деяку інформацію не тільки про спікерів, а, якщо є така можливість, ще й про колег і партнерів боса, які також збираються на конференцію. Для цього можна зв'язатися зі знайомими і дружніми особистими асистентами інших компаній. Заодно і їм стане в нагоді інформація про те, що ваш керівник збирається на захід (вірніше, може бути цікава їхня начальникам).

Якщо керівник приймає ліки, то не забудьте покласти його в дорожній набір для конференції. Словом, помічник і секретар повинен як завжди проявити майже материнську турботу про свого шефа.

Коли керівник перебуває на конференції, то особистий асистент повинен бути готовим / готовою до того, що шеф може зателефонувати (надіслати смс) в будь-який час дня і ночі для уточнення чогось - так що будьте пильні.

Якщо керівник виступає з доповіддю

Якщо ж керівник має намір сам виступити на форумі, то в завдання особистого помічника / референта можуть входити підготовка презентації та оформлення тез для доповіді і виступи боса. Тут є свої важливі нюанси.

Не забудьте і про ілюстративному ряді в презентації: в тексті слід позначити, в якому місці знаходиться той чи інший малюнок.

Після закінчення конференції особистий асистент / референт може надати неоціненну професійну послугу своєму начальнику, не тільки розібравши візитки нових знайомих з конференції для картотеки і внісши їх контакти в базу даних, але також відправивши їм подячні листи.

У міжнародній протокольній практиці прийнято на відправляються після відбувся знайомства візитних картках в лівому нижньому кутку писати абревіатуру р.f.с. (В розшифровці - рour faire connaissance; буквальний переклад з французької означає «щоб зробити знайомство», перекладається традиційно «з приводу / з нагоди знайомства»). Таким чином виражається задоволення знайомством і бажання продовжити спілкування, налагодити ділові відносини з партнером.

Правила поведінки на конференції

Правила негласного етикету на конференції такі: на конференції прийнято знайомитися, не чекаючи подання третьої особи, - це нормально. Після яскравого виступу іноді потрібно навіть поквапитися підійти до спікера для того, щоб встигнути отримати візитну картку і передати йому свою. Якщо є можливість і доповідач не втік відразу ж після виступу (так буває, коли персона затребувана і дуже зайнята), то можна спокійно підійти до нього і поговорити. Алгоритм знайомства приблизно однаковий: привітати, сказати комплімент ( «Ваш виступ було дуже яскравим і пізнавальним! Спасибі!», «У дебатах ви висловили думку, що мене дуже зацікавило!», «Багато хорошого чув про вашу компанію / про вашу діяльність!» і т.п.), потім висловити бажання продовжити знайомство.

Переважно, щоб при рукостисканні руку подавав та людина, до якого підійшли знайомитися, причому, сьогодні в правилах рукостискання немає особливої ​​гендерної різниці, хоча при рівному статусі (який на конференціях вважається апріорі однаковим) першої руку може подати жінка незалежно від того, хто в кому зацікавлений.

Якщо персона дуже зацікавила в знайомстві, то можна позначити рукостискання, трохи піднявши руку. В цьому випадку потрібно уважно спостерігати за реакцією співрозмовника. Як правило, цей жест не залишається непоміченим, і співрозмовник пропонує у відповідь рукостискання.

Перед тим як підійти до спікера, ще під час виступу бажано позначити для себе важливі питання, щоб при спілкуванні з зацікавила вас людиною чітко і в коректній формі їх задати. Слід пам'ятати про те, що спікер втомився і з ним, можливо, хочуть познайомитися і інші люди.

Таке нехтування до правил хорошого тону може свідчити лише про неповагу до аудиторії і слухачам, що не кращим чином впливає на репутацію персони.

Тому давайте все-таки поважати один одного і не забувати про елементарні правила поведінки на спільних заходах такого рівня.

Дрес-код для спікерів: діловий костюм (костюм краще і «статусніше», як для чоловіків, так і для жінок, ніж просто піджак та брюки / спідниця / джинси), сорочка, для дам - ​​блузка світлого тону (це створює відчуття чистоти помислів і намірів); взуття - закриті черевики або туфлі (для чоловіків незмінно темні; навіть якщо костюм літній, світлий (що цілком допускається), то черевики / туфлі все одно повинні бути на тон темніше).

Згадаймо, що білу взуття надягають нареченої, курортники в Ріо-де-Жанейро, хірурги, небіжчики і сільські жителі під важку темний одяг. Крім того, біла взуття має властивість швидко розношуватися і покриватися неустраняемого тріщинами.

Слухачі можуть дозволити собі стиль casual, тобто повсякденний одяг. І все ж можна порекомендувати піджак, блузку і інші елементи ділового дрес-коду, якщо має сенс підтримувати образ ділової людини, навіть якщо присутній сидить в залі для глядачів.

На жаль, багато молодих жінок іноді приходять в милих літніх сукнях з відкритими руками, в результаті, коли настає момент познайомитися з потенційним партнером, вони ризикують моментально заслужити репутацію просто «хорошої дівчини», а не ділової персони і серйозної людини. Те ж саме відноситься до пишної зачіски або дзвінким прикрасам. Це працює проти ділового іміджу, тому на конференціях від легковажної одягу і аксесуарів слід утримуватися, щоб не підвести свого керівника і не зіпсувати власне реноме.

Але, звичайно, час не стоїть на місці, і дрес-код також залежить від формату заходу і безпосередньо від позиціонування персони.

Якщо це відомий спортивний продюсер, то він може виступати в хорошому темному піджаку, білій сорочці, джинсах і дорогих черевиках - наявністю джинсів в своєму ансамблі він висловлює «спортивну складову» в іміджі. А якщо це популярний івент-експерт, то він може прийти на форум (як творча людина) в стильному джинсовому піджаку (а не куртці!) І в строкатій сорочці. Тут мова йде вже про імідж персони, яка вважається брендом.

Загальна тенденція сьогодні допускає послаблення в дрес-коді (але не в манері викладати свої думки!), Особливо влітку. І частіше прийнято проводити по розуму, а не зустрічати по одягу, тобто про людину судять по його практичним проектам: хорошого доповіді, презентації, витонченості викладу. Проте, дотримання правил етикету дає в підсумку максимально респектабельний і надійний імідж - але ж цього ми і добиваємося, відправляючи керівника на конференцію або збираючись туди разом з ним, чи не так? Удачі вам і вдалого виступу вашому керівнику!

Анонси майбутніх номерів