Інвентаризація як спосіб первинного спостереження - інвентаризація як спосіб первинного спостереження

Інвентаризація - це перевірки і документальне підтвердження фактичної наявності коштів (активів) або джерел їх утворення (пасивів) в натурі, виявлення відхилень від даних поточного бухгалтерського обліку і прийняття рішень щодо внесення відповідних змін.

Для проведення інвентаризації наказом керівника підприємства призначається комісія, до складу якої в обов'язковому порядку входить працівник бухгалтерії. У наказі обумовлюються також об'єкти і терміни перевірки. При необхідності комісії надаються відповідні технічні засоби (ваговимірювальні і рахункові прилади, підйомне устаткування) і персонал (вантажники, водії, оператори тощо).

Розрізняють інвентаризації повні, коли перевіряються всі види засобів і джерел, і часткові (вибіркові), коли перевіркою охоплюються тільки їх окремі види. За частотою або періодичності проведення розрізняють щозмінні, щомісячні (квартальні, піврічні) і річні інвентаризації. Так, наприклад, щозмінні інвентаризації залишків невикористаних матеріалів, наявності напівфабрикатів або продукції здійснюють в ряді виробництв при передачі змін матеріально відповідальними особами, при використанні інвентарного методу контролю за використанням матеріалів при роботі з особливо дорогими або небезпечними продуктами.

Не рідше, ніж щокварталу, проводиться інвентаризація готівкових коштів та інших цінностей в касі. Всередині року проводиться також цілий ряд обов'язкових інвентаризацій: при зміні матеріально відповідальної особи або керівника підприємства, при встановленні фактів розкрадань, після пожежі та інших стихійних лих, при реорганізації або ліквідації підприємства, за рішенням суду, правоохоронних або контролюючих органів.

Найбільшою і трудомісткою інвентаризації є річна, яка проводиться перед складанням річного бухгалтерського звіту. При цій інвентаризації перевіряється не тільки наявність матеріальних цінностей (основних засобів, матеріалів, незавершеного виробництва, готової продукції, грошових коштів і ін.), А й стан розрахунків з дебіторами, обгрунтованість сум, створених резервів і фондів, реальність кредиторської заборгованості та інших пасивів.

Інвентаризації, в основному, проводяться з метою уточнення даних бухгалтерського обліку. Причина розбіжності реального стану справ з даними поточного обліку криється в тому, що при спостереженні, вимірюванні, при арифметичних підрахунках і записах в документах і регістрах можуть бути допущені ненавмисні помилки. У реальному житті існує і ряд природних процесів і подій, які змінюють кількість, обсяги, якість або вартість коштів - усушка, розпилення, випаровування, хімічна реакція і інші зміни властивостей об'єктів.

Такі зміни неможливо врахувати, як звичайні операції по руху коштів і вони можуть бути встановлені тільки після закінчення певного часу шляхом проведення інвентаризації. Більш того, можуть бути і навмисні спотворення облікових даних або розкрадання, псування, втрата цінностей, які також не отримують документального відображення як господарські операції. Саме такі випадки розбіжностей даних поточного обліку і реальної дійсності дозволяє виявити особливий прийом спостереження - інвентаризація.

Перед початком інвентаризації комісія повинна отримати від матеріально відповідальних осіб підписку в тому, що всі документи ними здані в бухгалтерію, а матеріальні цінності оприбутковані. Потім у присутності матеріально відповідальних осіб і членів комісії перевіряється поштучно наявність всіх видів засобів, а їх найменування і кількість записується в інвентарні описи. Правильність даних інвентарних описів підтверджується підписами всіх членів комісії, а матеріально відповідальна особа розписується в прийманні цих цінностей на відповідальне зберігання.

Бухгалтерія підприємства, за даними поточного документально обгрунтованого обліку, виводить залишки за всіма перевіряється видам засобів і порівнює їх із залишками за інвентарними описами. Дані, за якими виявлено розбіжності, переносяться в слічітельнуювідомість, як в кількісному, так і в підсумковому виразі.

Результати інвентаризації - надлишки або недостача коштів в кожному конкретному випадку - ретельно досліджуються членами комісії, встановлюються причини і винуватці їх виникнення, виробляються можливих заходів щодо усунення.

Відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік та звітності" надлишки виявленого при інвентаризації майна зараховують на збільшення прибутку звітного року. Вартість нестач, псування або іншої втрати майна в межах норм природних втрат відносять на витрати виробництва або обігу. Нестачі понад норм відшкодовуються за рахунок страхових фондів або організацій, а якщо відомий винуватець, то за їх рахунок. Невідшкодовані нестачі списуються за рахунок прибутку або резервних фондів, а в бюджетних організаціях - за рахунок джерел фінансування.

Уточнення або списання сум дебіторської або кредиторської заборгованості, в тому числі і після закінчення термінів позовної давності, виробляються за рахунок фінансових результатів звітного року або за рахунок раніше створеного резерву по сумнівних боргах (прибутку попередніх років).

У бухгалтерському обліку виявлені надлишки майна відображають за дебетом відповідних рахунків, призначених для обліку такого виду майна, і кредиту рахунку 80 "Прибутки і збитки". Нестачі різних видів засобів, виявлені при проведенні інвентаризації, попередньо, до встановлення причин і винуватців їх виникнення, відносять в дебет спеціального рахунку 84 "Нестачі і втрати від псування цінностей". При цьому складаються проводки:

К-т рах. 10 "Матеріали"

К-т рах. 47 "Реалізація та інші вибуття основних засобів"

Необхідність інвентаризації викликана наступними обставинами:

фіксування господарських явищ, які чинять спротив повсякденного спостереження в поточному обліку. До них відносяться зміни маси або кількості матеріальних цінностей в зв'язку зі зміною умов їх зберігання (усушка, розпил та т.д.);

усунення розбіжностей між даними обліку і фактичною наявністю засобів в організації, які виникають в процесі поточного обліку. Вони можуть бути викликані помилками в обліку (описки, неправильне відображення на рахунках), неточностями при прийомі і відпустці коштів (прорахунки, проміри);

контроль за матеріально відповідальними особами. З його допомогою виявляються розбіжності між фактичною наявністю товарно-матеріальних цінностей і даними обліку, які виникають в результаті обмірів або обважень при прийманні або передачі цінностей, обрахунків при видачі грошей, розкрадань.

Залежно від повноти охоплення засобів інвентаризації поділяються на повні та часткові.

При повній інвентаризації перевірці піддаються всі без винятку кошти господарства і підрозділи, де є матеріальні цінності або грошові 'кошти. Часткова інвентаризація охоплює лише якусь одну частину господарських ресурсів організації, тобто перевірці підлягають матеріальні або грошові кошти, що знаходяться в одному з підрозділів або значаться за однією матеріально відповідальною особою.

За періодичністю інвентаризації поділяються на планові і позапланові.

Планова інвентаризація проводиться в установлені терміни. Організація зобов'язана проводити планові інвентаризації своїх ресурсів в такі строки:

основних засобів, капітальних ремонтів, витрат майбутніх періодів та всіх ТМЦ - не менше одного разу на рік перед складанням річних звітів;

розрахунків з дебіторами і кредиторами - не менше одного разу на рік;

розрахунків з банками та фінансовими органами - не менше одного разу вквартал;

розрахунків організації з його господарствами, виділеними на самостійний баланс, - не менше одного разу на квартал;

грошових коштів і грошових документів, - не менше одного разу на місяць.

У всіх випадках інвентаризація проводиться комісією на чолі з головою. До комісії, як правило, входять:

матеріально відповідальна особа;

За підсумками інвентаризації складається інвентаризаційний відомість, куди вписуються фактичні залишки матеріальних цінностей або грошових коштів. Відомість підписують члени комісії. Потім її передають в бухгалтерію, де на її основі складається порівняльна відомість, куди крім даних з інвентаризаційної відомості заносяться дані облікових регістрів в бухгалтерії.

Після зіставлення даних по кожній позиції виявляються розбіжності між обліковими даними та фактичною наявністю (за даними комісії). Якщо виявлені надлишки, вони оприбутковуються в організації. При недостачі приймається рішення щодо їх списання.

Орієнтовна форма порівнювальної відомості наведена в таблиці:

Результати інвентаризації - надлишки або недостача коштів в кожному конкретному випадку - ретельно досліджуються членами комісії. Встановлюються причини та винуватців їх виникнення. Виробляються можливих заходів щодо усунення цих причин.

У бухгалтерському обліку виявлені надлишки майна відображають за дебетом відповідних рахунків, призначених для обліку такого виду майна, і кредиту рахунку 92 "Позареалізаційні доходи і витрати". Нестачі різних видів засобів, виявлені при проведенні інвентаризації, попередньо, до встановлення причин і винуватців їх виникнення, відносять в дебет спеціального рахунку 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей".

Суми нестач, відображені за дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей", збільшуються на суму ПДВ, розрахованого від вартості відсутніх цінностей. Нарахування ПДВ до бюджету відображається проведенням за дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей" і кредитом рахунка 68 "Розрахунки по податках і зборах".