Інструкція інкасації в магазинах

Інструкція пропорядок проведення інкасації в магазинах самообслуговування

1.1 Проміжна інкасація

Відповідальний за інкасацію, призначений Розпорядженням по магазину, або керуючий магазину дає команду старшому охоронцеві, якій особі його замінює, про початок проведення інкасації за період рівний 20 хвилинам, помноженим на кількість кас до часу інкасації призначеного банком.

Вільні каси інкасуються в першу чергу.

1.1.1 За умови завантаженості всіх кас магазину (черга в усі каси більше 3 осіб) відповідальний за інкасацію видає змінному продавцеві (касиру) розмінні гроші ( «Службове внесення») і готує непрозорі пакети для готівки.

· Перерахунок розмінних грошових коштів готівки змінний продавець (касир) здійснює в кімнаті для інкасації та робить запис в журналі інкасації.

· Змінний продавець (касир) в супроводі старшого охоронця (або особи, що його замінює) та відповідального за інкасацію підходять до інкасується касі і відповідальний за інкасацію в культурній та ввічливій формі, попереджає чергу про зміну касира.

· Відповідальний за інкасацію на інкасується касі знімає Х-звіт та робить «службову видачу» на різницю розмінних грошей змінного касира (500грн).

· Працюючий продавець (касир) складає всю готівку з грошового ящика в непрозорі пакети і встає з каси.

· Змінний продавець (касир) сідає за касу, вкладає свою готівку в грошовий ящик і починає роботу під своїм кодом.

При проведенні інкасації біля інкасується каси обов'язково повинен бути присутнім старший охоронець (або особа, яка його замінює) та відповідальний за інкасацію.

- перераховувати готівку на касі;

- проходити з виручкою через торговий зал без супроводу співробітника охорони і відповідального за інкасацію

· Працюючий продавець (касир) зі своєю готівки (виручкою) в супроводі старшого охоронця (або особи, що його замінює) та відповідального за інкасацію слід в кімнату інкасації, де при закритих на замок дверях в присутності відповідального за інкасацію здійснює перерахунок готівки на відповідність показаннями Х-звіту.

Стороннім особам в інкасаторську кімнату вхід суворо заборонений. Періодична перевірка показань «Х-звіту» проводиться тільки в кімнаті для інкасації.

· Після перерахунку працював продавець (касир) відбирає великі купюри, заповнює кассовку із зазначенням дати, № каси, Прізвища, суми готівки (підготовленої для здачі відповідального за інкасацію), ставить свій підпис і здає відповідальному за інкасацію.

· Відповідальний за інкасацію в присутності продавця (касира), перевіряє отриману від нього готівку, на наявність фальшивих купюр і виробляє перерахунок купюр, після чого робить запис в Журналі інкасації про здану сумі і ставлять свої підписи.

· Відповідальний за інкасацію звіряє суму порахованих грошових коштів з показаннями Х-звіту.

· У разі виявлення невідповідностей робиться запис в журналі інкасації, після чого:

- недостача відразу ж відшкодовується продавцем (касиром);

- надлишки оприбутковуються за даною касі відповідальним за інкасацію на системний товар. чек вклеюється в Журнал інкасації.

· Сума, що залишилася у продавця (касира) як розмінна монета (500грн), служить «службове внесення» для інкасації наступної каси.

· Відповідальний за інкасацію та продавець (касир) в супроводі старшого охоронця (або особи, що його замінює) підходять до наступної інкасується касі і повторюють всю вищевказану процедуру змін касирів.

· Журнал інкасації повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписами районного керуючого і районного бухгалтера, а також штампом їх базового магазину. Відповідальним за веріфіцірованіе, є керуючий магазину.

1.1.2 За умови слабкої завантаженості кас магазину (при наявності вільних кас)

· Відповідальний за інкасацію в супроводі старшого охоронця (або особи, що його замінює) підходять до інкасується касі, в культурній та ввічливій формі перерозподіляє чергу на вільні каси і ставить табличку «Каса тимчасово не працює».

· Відповідальний за інкасацію на інкасується касі знімає показання Х-звіту, після чого дає касирові команду на зняття грошового ящика. Продавець (касир) знімає грошовий ящик, встає з каси і з грошовим ящиком в супроводі старшого охоронця (або особи, що його замінює), відповідального за інкасацію слід в кімнату інкасації.

· Після перерахунку готівки продавець (касир) відбирає великі купюри, заповнює кассовку із зазначенням дати, № каси, Прізвища, суми готівки (підготовленої для здачі відповідального за інкасацію), ставить свій підпис і здає відповідальному за інкасацію.

· Відповідальний за інкасацію в присутності продавця (касира), перевіряє отриману від нього грошову готівку на наявність фальшивих купюр і виробляє перерахунок купюр, після чого робить запис в журналі інкасації про здану сумі і ставлять свої підписи.

· Відповідальний за інкасацію звіряє суму порахованих грошових коштів з показаннями Х-звіту.

У разі виявлення невідповідностей робиться запис в журналі інкасації, після чого:

- недостача відразу ж відшкодовується касиром;

- надлишки оприбутковуються за даною касі відповідальним за інкассаціюна системний товар. чек вклеюється в Журнал інкасації.

У разі виявлення недостачі понад 100 грн. відповідальний за інкасацію негайно інформує провідного спеціаліста відділу охорони СБ для організації проведення службового розслідування і погоджує з ним подальші дії.

Ø Відповідальний за інкасацію спільно зі старшим охоронцем (або особою, яка їх заміняє) супроводжує продавця (касира) на робоче місце і виробляє «Службова видача» за мінусом 500,00 грн. на суму зданої готівки, після чого відкривається каса.

Продавцю (касиру) забороняється починати роботу без проведення операції «Службова видача»

Ø Відповідальний за інкасацію та старший охоронець (або особа, яка його замінює) підходять до наступної інкасується касі і повторюють всю вищевказану процедуру.

1.2. Після закінчення робочого дня, закриття касової зміни і магазину в присутності співробітників охорони проводиться остання інкасація. У торговому залі і магазині не повинні перебувати сторонні особи.

· Відповідальний за інкасацію виробляє зняття Х-звіту і супроводжує продавця (касира) в кімнату для інкасації, де відбувається перерахунок готівки.

· Продавець (касир) перераховує готівку і складає її в непрозорі пакети (окремо для інкасації та для «службового внесення» (500 грн.) На наступний робочий день), заповнює на кожен пакет кассовку із зазначенням дати, № каси, Прізвища, суми готівки ставить свій підпис. Кассовкі вкладають в пакети, які здають відповідального за інкасацію.

· Перерахунок готівки відповідальним за інкасацію виробляє в присутності продавця (касира) в цей же день. Після перерахунку готівки, призначеної для «службового внесення» на наступний робочий день, відповідальний за інкасацію ставить свій підпис в кассовке і вкладає її в пакет з грошима.

· Фактична сума звіряється відповідальним за інкасацію з показаннями Х-звіту. Результати інкасації заносяться в «Журнал інкасації» з відображенням розбіжностей (надлишки чи недостача), в якому відповідальний за інкасацію та продавець (касир) ставлять свої підписи.

· У разі виявлення невідповідностей:

- недостача відразу ж відшкодовується продавцем (касиром);

- надлишки оприбутковуються відповідальним за інкассаціюв цей жедень по цій же касі на системний товар і чек вклеюється в Журнал інкасації.

· Відповідальний за інкасацію після пробиття надлишків виявлених при перерахунку готівки, знімає повторно Х-звіт. Після чого виробляє операцію «Службова видача» (на різницю між даними по Х-звіту і «службове внесення» відкладеним на наступний робочий день (500 грн)), потім знімає Z-звіт.

· Після цього переходить до інкасації наступної каси.

· Після проведення останньої інкасації та передачі відповідальній за інкасацію грошей, грошові ящики касових апаратів повинні залишатися порожніми і відкритими, щоб уникнути злому, в разі проникнення в магазин сторонніх осіб.

При перезміні відповідальних за інкасацію або при виході на роботу з яких-небудь причин іншої відповідальної за інкасацію, який заступає на зміну відповідальний за інкасацію перед початком робочого дня в обов'язковому порядку зобов'язаний провести в присутності старшого зміни охорони перерахунок всієї готівки (в тому числі і « Службове внесення »), що знаходиться в сейфі. У разі встановлення розбіжностей складається Акт, на підставі якого проводиться службове розслідування керуючим магазину.

При виявленні розбіжностей в сумі понад 100 грн. керуючий магазину негайно інформує провідного спеціаліста відділу охорони СБ для організації проведення службового розслідування і погоджує з ним подальші дії.

2. Формування інкасаторської сумки

Після інкасації всіх кас відповідальний за інкасацію приступає до формування інкасаторської сумки.

Відповідального за інкасацію, що здає готівку інкасаторам забороняється передоручати виконання дорученої йому роботи іншим особам.

· Будь-хто суми, що підлягають перерахунку для формування сумки, повинні супроводжуватися кассовкамі.

· Забороняється формування грошових купюр по 100 шт. із зазначенням їх кількості та суми вкладеної готівки.

· Вся готівка підлягають перерахунку два рази.

· За результатами перерахунку складається покупюрного опис, яка служить підставою для заповнення супровідної відомості до сумки.

· Супровідні відомості до інкасаторської сумки заповнюються під копірку в трьох примірниках і підписуються відповідальним за інкасацію особою, кожна окремо. Перший примірник супровідної відомості вкладається в спеціальну кишеню інкасаторської сумки, другий примірник передається з сумкою інкасатору, третій примірник з підписом інкасатора і печаткою з номером маршруту залишається у відповідального за інкасацію особи.

· Пломбувати інкасаторську сумку з грошима необхідно так, щоб на пломбі був чіткий відбиток з двох сторін. Кінці шпагату, що виходять з пломби, не повинні бути довшими двох сантиметрів.

· При неготовності сумки відповідальний за інкасацію в явочній мапі записує «сумка до здачі не готова» і розписується. Повторний заїзд інкасаторів здійснюється за додаткову плату згідно з укладеним з банком договором з інкасації. Інкасаторська сумка з грошима повинна бути підготовлена до часу заїзду інкасаторів, зазначеного в явочній картка, і знаходиться в сейфі.

· Інкасація повинна здійснюватися строго за графіком, затвердженим керівником банку та керівником ТОВ «АТБ-маркет». У разі необхідності зміни графіка проведення інкасації, директор магазину може ініціювати в Службу безпеки ТОВ «АТБ-маркет».

· За десять хвилин до часу прибуття інкасатора відповідальний за інкасацію повинен увійти в кімнату інкасації, закривши двері на замок, чекати прибуття інкасаторів.

· По прибуттю інкасаторів, перед входом в службове приміщення (якщо інкасатори входять через торговий зал) або при вході інкасаторів через службовий вихід старший охоронець або охоронець його заміщає зобов'язаний перевірити посвідчення інкасатора і довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей, після чого проводить до кімнати інкасації.

· Відповідальний за інкасацію через віконце в двері, або через двері, прочинені на ланцюжок, зобов'язаний перевірити наступні документи у інкасатора:

-- посвідчення особи інкасатора,

-- довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей,

-- інкасаторську сумку (номер якої, повинен відповідати номеру, закріпленого за магазином).

· При наявності всіх документів і інкасаторської сумки з відповідним номером, закріпленого за магазином, відповідальний за інкасацію впускає інкасатора в кімнату інкасації.

При виявленні недостачі в інкасаторській сумці, що містить дефект, погашення збитку буде проводитися за рахунок відповідального за інкасацію в магазині.

Реквізити документів, що підлягають перевірці: на посвідченні особи наявність фотографії та друку, на довіреності особистий підпис інкасатора, засвідчена керівником і головним бухгалтером та печаткою кредитної організації, термін дії посвідчення та довіреності, явочна карта повинна бути підписана керівником підрозділу інкасації та завірена печаткою кредитної організації або підрозділи інкасації.

Відповідальний за інкасацію зобов'язаний пред'явити інкасатору оформлений в банку зразок відбитка пломбиратора.

Інкасаторська сумка з грошима повинна знаходитися в сейфі до моменту її передачі інкасатору. Ключ від сейфа знаходиться у особи відповідальної за інкасацію.

При передачі грошових коштів заповнюється явочна карта, в яку вноситься наступна інформація: фактичний час заїзду, номер інкасаторської сумки з готівкою, сума грошових коштів, вкладена в сумку, номер прийнятої від інкасатора порожньої сумки та скріплюється їхніми підписами. Інкасатори з готівкою супроводжуються старшим охоронцем або охоронцем до виходу з магазина.

Інструкція інкасації в магазинах - 3.7 out of 5 based on 3 votes