Форматування текстових документів

Форматування текстових документів

Одна з перших характеристик, яку користувач зазвичай і найчастіше змінює в тексті - тип і розмір шрифту. Наприклад, хоча шрифти групи Times прекрасно виглядають на екрані, вони можуть не дуже добре виходити при друку і безумовно не рекомендуються для документів, призначених для електронного зчитування або сканування. Найпростіший спосіб поміняти шрифт - це звернутися до панелі форматування. Тут є список, що випадає шрифтів. Коли він згорнутий, в його вікні видно поточний тип шрифту. Клацнувши на вікні, ми отримаємо список шрифтів, доступних в системі.

Будь-яку з установок можна вибрати для зміни існуючого тексту, виділивши цікавить область та потім вибравши опцію.

Розмір шрифту вимірюється в точках. Цей термін прийшов з індустрії принтерів. В одному дюймі 72 пункти, тому в області друкованої сторінки висотою 1 мм поміститься, наприклад, 6 рядків тексту розміром 12 точок.

Малюнок 1 Вікно Шрифт зі списком встановлених шрифтів.

Отже, чим більше розмір шрифту в точках, тим вище (але не обов'язково ширше) будуть літери тексту.

Робота з відступами і параметрами сторінки

Інша часто застосовується зміна тексту - це установка відступів. Зробити, це для абзацу можна, перемістивши на лінійці розмітки маркер відступу в необхідну позицію або внісши відповідні установки в вікні діалогу Абзац. Установки і операції з маркерами при цьому мають ефект для поточного абзацу або виділеного ділянки тексту, а не для документа в цілому.

Іншим способом змінити відступи в документі (або в окремій його частині) - звернутися до меню Файл і вибрати опцію Параметри сторінки. На Рис. 3 видно стан вкладки Поля вікна Параметри сторінки після виконання установок лівого відступу і палітурки.

На вкладці Поля можна встановити верхній, нижній, правий, лівий відступи, а також область, що виділяється для палітурних потреб. Значення всіх параметрів відраховуються від крайок сторінки.

Малюнок 2 Приклад зміни відступів за допомогою маркерів лінійки

Малюнок 3. Вкладка Поля вікна діалогу Параметри сторінки

Нижче області відступів на вкладці розташовані вікна введення тексту в колонтитулах. Слід пам'ятати, що значення цих параметрів також відраховуються від крайок листа; при цьому верхній і нижній відступи не беруться до уваги. Іншими словами, потрібно стежити за тим, наприклад, щоб не призначити друк колонтитулів поверх основного тексту.

Нижче поля, на якому видно, як установки вплинуть на вигляд сторінки, розташований список Застосувати. в якому можна вказати, відносяться проведені зміни до всього документа або тільки до решти від поточної позиції курсора до кінця.

Справа внизу розташований прапорець Дзеркальні поля. На рис. 4 видно, як зміниться вигляд вікна Параметри сторінки при включенні цієї опції, що говорить про те, що документ буде друкуватися з двох сторін аркуша. У прикладі також встановлено розмір палітурки, який позначений розміткою всередині сторінок.

Малюнок 4. Вікно Параметри сторінки після включення дзеркальні поля

На вкладці Розмір паперу можна вказати розміри сторінки для друку. У зв'язку з тим, що параметри налаштування сторінки прив'язуються до крайок, що визначаються її розмірами, оперувати цими значеннями слід дуже акуратно. Система пропонує кілька стандартних розмірів сторінок серед яких можна вибрати відповідну.

Наступна вкладка вікна Параметри сторінки - Джерело паперу. Це вкладка застосовується, якщо принтер підтримує різні способи подачі паперу. У разі необхідності завжди можна змінити установку. У цій вкладці можна також встановити різні способи подачі паперу для першої сторінки та для інших сторінок. Зазвичай це робиться, коли перша сторінка друкується на окремих аркушах, а решта - на рулонної папері.

Наступна вкладка - Макет. Вона містить додаткові опції розмітки сторінки. На рис. 5 показано вікно Параметри сторінки після натискання кнопки Нумерація рядків. Вкладка Макет дозволяє встановити опції для розділів і структури документа по вертикалі. Часто доводиться виробляти спеціальні настройки заголовків і колонтитулів. У документі можуть бути різні колонтитули (верхній і нижній) для парної і непарної сторінок (наприклад, як в книгах, де розділ вказано на одній сторона розвороту, а глава - на інший); можна встановити також інший колонтитул для першої сторінки документа.

Установки Нумерація рядків (рис. 5) дуже важливі в тих випадках, коли необхідні посилання по номеру рядка (наприклад, в деяких юридичних документах) або коли необхідно знати абсолютну позицію в файлі. Можливість нумерації рядків можна використовувати при програмуванні. Одним з можливих застосувань може бути також створення нумерованих списків, особливо, коли ці списки дуже довгі.

Верхній і нижній колонтитули

Колонтитули призначені для подання періодичної або періодичної інформації, наприклад, дати, номера сторінки вгорі або внизу сторінки.

Команда для роботи з колонтитулами знаходиться в меню Вид. Вибором опції Колонтитули в цьому меню активується екран, зображений на рис. 6, де документ, крім лінійки розмітки, забезпечений ще вертикальної лінійкою колонтитулів і додаткової панеллю інструментів.

На цьому екрані текст документа стає бляклим; це означає, що його не можна адаптувати, поки користувач зайнятий установкою верхнього і нижнього колонтитулів. В області Верхній колонтитул можна надрукувати текст, а також вставити графічний образ або поле для автоматичного виведення дати або номера сторінки. Те ж стосується і області для введення нижнього колонтитула.

Кнопки панелі інструментів колонтитулів активують різні функції для роботи колонтитулами. Робота в цій панелі інструментів починається зазвичай з крайньої лівої кнопки, що служить для перемикання між верхнім і нижнім колонтитулами. Наступні дві кнопки - це Перейти до попередньому і Перейти ось до чого. Якщо для різних розділів документа є кілька колонтитулів, ця кнопка дозволяє переміщатися між ними. Наступна кнопка - Як в попередньому розділі, що дозволяє копіювати верхнього або нижнього колонтитула з одного розділу в інший.

Малюнок 5 Вкладка Макет з вікном Нумерація рядків

Далі слід кнопка Номер сторінки, позначена зображенням сторінки зі знаком "#" на ній. Кнопка організовує поле, що відображає поточний номер сторінки. Поле вставляється в поточній позиції курсору. Точно також наступні дві кнопки створюють поля для виведення дати і поточного часу (теж в позиції курсора). Дата і час вставляються в документ при друку.

Малюнок 6. Режим колонтитул.

Кнопка Параметри сторінки, розташована далі справа, відкриває вікно Параметри сторінки з відкритою вкладкою Макет, див. Рис. 5). Наступна кнопка призначена для приховування основного тексту. Це допоможе розрізняти, що відноситься до верхнього або нижнього колонтитулу, а що ні.

І остання, крайня праворуч кнопка - це кнопка Закрити. Вона призначена для повернення в режим до початку роботи з колонтитулами. Вона приховує колонтитули і дозволяє продовжити редагування тексту.

Обрамлення і заливка.

Обрамлення і Заливка - дві функції, які дозволяють акцентувати розділи і області в документі.

Як і у випадку з багатьма іншими функціями Word, існує два способи активування цих функцій. Перший спосіб - це використовувати крайню справа кнопку на панелі Форматування (вона забезпечена знаком квадрата з перехрестям ліній). При натисканні на цю кнопку з'являється панель Обрамлення (рис. 7).

Хоча панель називається Обрамлення, список на правому кінці панелі дозволяє встановити також стиль заповнення. Працювати з цими функціями можна також через вікно Обрамлення і заливка з меню Формат. Вибір цієї команди відкриє вікно діалогу, зображене на рис. 8.

Малюнок 7 Панель таблиці і межі

Малюнок 9. Вкладка Сторінка вікна Межі і заливка

У вікні схематично представлений приклад екрану, по змінам якого можна оцінити, як на нього вплине вибір тієї чи іншої опції. Можна встановити відстань від тексту до кордонів окантовки, товщину і тип лінії окантовки, а також її колір.

Точно так же, клацнувши на вкладці Заливка, можна отримати доступ до ряду опцій заповнення розділу.

Крім цих вкладок, в Word вікно Обрамлення містить вкладку Сторінка, в якій представлені додаткові установки для оформлення сторінок документа (рис. 9).

Працюючи з цими вкладками, можна комбінувати їх опції і отримувати при оформленні документа чудові результати.

Прімечаніе.Вся хитрість використання розглянутих опцій з оформлення тексту полягає в помірності. Використання цих ефектів по акцентування розділів або об'єктів тексту більш ніж один раз на сторінці може призвести до того, що ці виділення перестануть привертати увагу.

Більшість газет, листів новин, журналів містять на сторінці більше одного стовпчика тексту. Точно так же, якщо є дуже великий документ і його потрібно якось розбити для зручності читання, за допомогою Word можна створити колонки тексту. Зробити це можна, вибравши команду Колонки меню Формат. При цьому відкриється вікно, зображене на рис. 10, в якому є безліч різних установок для управління форматуванням колонок.

У цьому вікні перші три з п'яти малих вікон-опцій дозволяють вибрати просте розбиття тексту на одну, дві або три рівні колонки. Наступні два вікна призначені для розбиття тексту на два нерівних стовпчика із зсувом вліво або вправо. Якщо вибрати одну з цих двох опцій, можна також вказати кількість колонок в поле Число колонок, розташованій знизу від цих п'яти опцій.

У розділі Ширина і інтервал вікна Колонки можна встановити розміри кожної з колонок (якщо потрібно використовувати такий рівень управління форматуванням, наприклад, якщо потрібно отримати одну вузьку колонку посередині і дві широкі по сторонам). Але зазвичай буває досить рівних по ширині колонок. Для цього потрібно встановити прапорець Колонки однакової ширини.

Малюнок 10. Вікно діалогу Колонки

В поле Застосувати внизу вікна можна вказати, відносяться ці установки до всього документа або тільки до частини, починаючи з поточної позиції курсора. З правого боку екрану знаходяться кнопки ОК і Cancel (Скасування), а також прапорець Роздільник, за допомогою якого можна задати лінії між стовпцями тексту. Внизу праворуч розташований прапорець Нова колонка, який ініціює створення колонок з тексту, розташованого після поточної позиції курсора (при цьому потрібно вибрати опцію До кінця документа в списку Застосувати).

Одним з поширених способів подання даних є створення списків. Однак, коли в списку для кожного пункту є по три або чотири елементи, уявити такий список вже важко і він стає нечитабельним. З цієї точки зору для наочного подання даних має сенс організовувати їх в таблиці.

Найпростіший спосіб ввести таблицю в документ - це звернутися в меню Таблиця і вибрати опцію Вставити таблицю. При цьому відкриється діалогове вікно, в якому можна визначити просту таблицю, запустити майстер таблиць або використовувати функцію Автоформат для перетворення наявної простий таблиці в більш складну і привабливу (рис. 11).

Якщо в документі є деякий текст, який, на думку користувача, буде непогано виглядати у вигляді таблиці, можна скористатися командою Перетворити в таблицю меню Таблиця, щоб перетворити цей текст в таблицю. У вікні Перетворити в таблицю потрібно вказати кількість рядків і стовпців таблиці. У цьому вікні також надано добра нагода використовувати опцію Автоформат, щоб зробити привабливим внёшній вид таблиці.

Опції Обрамлення і Заливання, що обговорювалися раніше в цьому розділі, можуть стати в нагоді для виділення таблиці на сторінці документа.

Інший спосіб швидко ввести таблицю - це натиснути кнопку Вставити таблицю на стандартної панелі інструментів (рис. 12). Натиснувши цю кнопку (відкриється вікно з рядом порожніх клітинок) і не відпускаючи кнопку миші, простягнувши курсор, можна визначити кількість рядків і стовпців нової порожній таблиці. Решта форматування можна виконати за допомогою опції Автоформат.

Після закриття цього вікна в зазначену позицію тексту буде поміщений обраний покажчик. При цьому в нижній частині екрана Word відкриється наступне вікно, в якому можна буде надрукувати інформацію для виноски.

Інформація, що вводиться в цьому вікні, прив'язується до покажчика виноски. При друку документа виноски нумеруються і вставляються в кінці сторінок або в кінці документа.

Примітки та виправлення

Для активації функції виправлень потрібно в меню Сервіс вибрати команду Виправлення або двічі клацнути панель ИСПР рядки стану. Відкриється діалогове вікно Виправлення.

В даному вікні можна вибрати ряд опцій, керуючих характером уявлення виправлень. Можна також скористатися функцією Порівняти версії, призначеної для порівняння поточного документа з іншим файлом. Кнопка Об'єднати виправлення дозволяє, взявши примітки та виправлення з одного документа, застосувати їх в інший документ. Для початку запису виправлень потрібно встановити прапорець Записувати виправлення для зупинки запису - зняти цей прапорець. Кнопка Параметри відкриває вікно, в якому можна вказати способи маркування виправлень.