Feedback talk як один з інструментів управління персоналом

Існує безліч інструментів і методик, які успішно використовують менеджери різних компаній для оцінки ефективності своїх співробітників. Одним з таких можна назвати інструмент "Feedback talk", або, інакше кажучи, "Зворотній зв'язок". Цей метод гарантує не тільки контроль за відносинами усередині колективу, між менеджментом і співробітниками, але і дозволяє оцінити ефективність роботи кожного співробітника і оцінити проміжні результати.

Чим інструмент Feedback talk ( "Зворотній зв'язок") може бути корисний компанії?

- Організованість: всі співробітники працюють в своєму ритмі і з різним розумінням того, як і коли давати колегам "зворотний зв'язок": хтось ділиться конструктивною критикою, побажаннями і завданнями по роботі під час обідньої перерви, а хтось віддає перевагу зовсім не висловлювати свого думки. Інструмент "feedback talk" дозволяє HR - менеджеру організувати і зіставити думки співробітників про процес роботи і колег в масштабах всієї компанії. Таким чином, керівникам компанії і менеджерам підрозділів на регулярній основі приходить інформація від співробітників, яку вони в свою чергу можуть використовувати для поліпшення процесів управління;

- Підзвітність: серйозний і регулярний підхід до використання інструменту "зворотного зв'язку" збільшує продуктивність праці як топ-менеджменту, так і співробітників компанії. Кожен співробітник знає, що після закінчення кварталу він може оцінити як свою роботу, так і роботу свого керівника, надавши менеджменту своє бачення минулого періоду і пропозиції щодо розвитку свого напряму. Так, і тут доречна критика як з однієї, так і з іншого боку: це якраз той самий момент, щоб виявити існуючі проблеми і вирішити їх. Експертна оцінка за підсумками проведення "зворотного зв'язку" є свого роду гарантом того, що компанія взаємодіє зі своїми співробітниками, і кожен співробітник допомагає іншому професійно зростати;

- Регулярність: в нашій компанії, як і в багатьох інших, прийнято встановлювати цілі і KPI щоквартально, тому і "зворотний зв'язок" ми проводимо в кінці кожного кварталу. Часто великі компанії проводять такі заходи раз на рік, але компанія MEDIGO - це стартап, тому ми вважаємо за краще проводити їх частіше. Таким чином, результати виконання поставлених на квартал KPIs дуже часто впливають на підсумки анкетування та проведені feedback-зустрічі: при хороших результатах керівники і співробітники оцінюють роботу один одного позитивно і намічають нові шляхи розвитку, при нейтральних або негативних результатах також є привід для виявлення причин і поліпшення спільної роботи;

- Мотивація: цей пункт підходить для будь-якої компанії, однак для стартапів він особливо актуальний. В стартапи найчастіше працюють молоді співробітники, так зване "Покоління Y", яке дійсно очікує від керівництва і колег певної зворотного зв'язку для поліпшення своїх професійних якостей і для підняття власної мотивації. Тому інструмент "зворотний зв'язок" як не можна краще підходить для підтримки "здорового духу" в команді і для досягнення загальних цілей компанії;

- Профілактика конфліктів: в разі низької продуктивності праці і ефективності співробітника за підсумками анкетування, результати "зворотного зв'язку" допомагають вирішити проблеми на початковій стадії, дозволяючи відстежити динаміку і зробити відповідні висновки за результатами наступних кварталів. Так, наприклад, на основі проведених зустрічей з "зворотного зв'язку" можна навіть запобігти звільнення цінних кадрів, вчасно надавши їм шляху для розвитку.

Як відбувається процес організації feedback talk ( "зворотний зв'язок")?

Методики проведення "зворотного зв'язку" з співробітниками можуть бути різними, і зазвичай розробляються HR менеджером. У нашій компанії HR менеджер складає 3 форми анкет:

анкета для співробітника;
анкета для його керівника;
анкета для колег співробітника.

Багато компаній для проведення анкетування використовують різний софт, але ми вважаємо за краще безкоштовні додатки Google, такі, як, наприклад Google Form.

У нашому випадку, кожна анкета складається з двох частин:

загальна частина про роботу в компанії, що дозволяє оцінити, якою мірою працівник відчуває себе частиною команди і відповідає загальній стратегії розвитку компанії;
спеціалізована частина опитування, спрямована на оцінку його власних досягнень і професійної відповідності в рамках його відділу (наприклад, відділу продажів, відділу служби підтримки або маркетингу). Після проведення анкетування, HR- менеджер збирає всі дані в єдину Еxcel-таблицю і відправляє результати керівникам напрямків до моменту проведення особистої зустрічі. Після отримання результатів, керівники напрямків проводять особисті зустрічі з кожним співробітником зазвичай протягом двох тижнів після закінчення кварталу.

У чому переваги інструменту feedback talk ( "зворотний зв'язок")?

співробітники компанії знають, що є єдиний і регулярний інструмент, за допомогою якого оцінюються результати їх роботи. В рамках такого заходу вони мають можливість висловити свої пожеленія і критику по роботі і взімодействіе з колегами, обмінятися конструктивними думками. Звичайно, неформальне спілкування ще ніхто не відміняв, проте офіційна і обов'язкова зворотний зв'язок дозволяє своєчасно виявити проблеми, невирішені питання і допомогти оперативно вирішити їх;

- інструмент сприяє зміцненню відносин між співробітниками і керівниками: на таких зустрічах обговорюються сильні і слабкі сторони кожної людини, а також шляхи особистого професійного розвитку. Досвід проведеденія feedback- анкетування та feedback-зустрічей показує, що це позитивно впливає на корпоративний дух в компанії;

- співробітники можуть отримати нові перспективи для зростання після проведення експертної оцінки і спілкування зі своїм керівником.

Які труднощі існують при проведенні feedback talk ( "зворотний зв'язок")?

- Інструмент передбачає досить великі витрати за часом: керівник підрозділу, у якого в підпорядкуванні 10 чоловік, може витратити до трьох днів для підготовки до персонального розмови зі співробітниками.

В рамках стартапу час є цінним ресурсом, проте після проведення раундів зворотного зв'язку можна помітити позитивний результат в роботі та стосунках у колективі.

Бувають і деякі труднощі у молодих менеджерів з невеликим досвідом управління: зіткнувшись з таким інструментом вперше, їм складно "переварити" відгуки про свою роботу, які бувають досить критичними. Проте, такий інструмент, як "зворотний зв'язок", дозволяє налагодити в результаті гармонійні відносини між співробітниками, зробити їх більш довірливими і "прозорими".

Процес організації "зворотного зв'язку" зазвичай допомагає HR-менджер компанії коригувати результати минулого періоду спільно з співробітниками і керівниками. Процес коригувань і доробок може займати від двох до 3 кварталів: за цей період і керівники, і співробітники прагнуть до поліпшення результатів спільної роботи.

У будь-якому випадку, цей інструмент створений для створення ефективної робочої обстановки в колективі, і однаково корисний на практиці як звичайним співробітникам, так і топ-менеджменту компанії. Саме тому інструмент "зворотний зв'язок" не повинен розглядатися як "сувора форма звітності", а скоріше допомагати компанії відкривати нові горизонти, з огляду на спільні цілі і завдання не тільки самої компанії, але і потреби своїх співробітників.

Версія для друку