Excel таблиця або діапазон - що вибрати
У попередній статті ми говорили про те, як створювати таблицю в Excel і вивчили кілька способів зробити її по-справжньому цікавим. У другій частині статті ми копнём ще глибше і розберемо кілька нових можливостей таблиць. Ви дізнаєтеся, як можна зробити таблицю і проект в цілому дійсно видатними!
Отже, в таблиці нижче ми бачимо надходження коштів від продажу футболок певною групою людей. У першому стовпці введені імена членів групи, а в інших - хто скільки продав футболок і якого розміру. Тепер, коли у нас є таблиця, з якою можна працювати, давайте розглянемо різні дії, які ми можемо виконати, і які ми не змогли б зробити, працюючи з простим діапазоном даних в Excel.
Рядки підсумків в таблиці Excel
На малюнку вище видно, як виглядає наша таблиця з даними. Для початку потрібно підвести підсумок для кожного розміру футболок. Якби я захотів зробити це, працюючи з діапазоном даних (не створюючи таблиці), мені довелося б вручну вводити формули в осередки, де будуть розташовуватися підсумкові значення. З таблицею все набагато простіше! Все, що мені потрібно зробити, - це включити відповідну опцію в меню, і рядок підсумків автоматично з'явиться в таблиці. Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці таблиці, в контекстному меню виберіть пункт Table (Таблиця) і далі Total Row (Рядок підсумків). Або просто поставте галочку навпроти опції Total Row (Рядок підсумків) на вкладці Design (Конструктор) в розділі Table Style Options (Параметри стилів таблиць).
Тепер внизу таблиці з'явився рядок з підсумками. Розкрийте меню, що випадає - тут Ви можете вибрати одну з математичних функцій: Average (Середнє), Count (Кількість), Max (Максимум), StdDev (зміщений відхилення) і ще безліч інших функцій, якщо натиснете More Functions (Інші функції). Діапазон функції вибирається автоматично. Я вибрав Sum (Сума), тому що хочу знати суму проданих футболок для цього стовпця (або Ви можете використовувати клавіші Ctrl + Shift + T).
Підказка: Ви звернули увагу на верхній рядок? Це ще одна перевага таблиць! Якщо дані зберігаються у вигляді простого діапазону, Вам доведеться закріпити верхній рядок, щоб завжди бачити заголовки. Коли ж Ви перетворюєте дані в таблицю, заголовки стовпців автоматично фіксуються нагорі під час перегляду таблиці вниз. Це дуже зручно для користувача!
Автоматична вставка формул у всіх комірках стовпчика
Ви можете цього не знати, але Excel завжди намагається передбачити, якою буде Ваш наступний крок. Я додав стовпець в кінці таблиці, щоб підвести в ньому підсумки продажів по кожній людині. Вставивши формулу в першому рядку, вона була автоматично скопійована в інші осередки, так що весь стовпець тепер заповнений підсумковими значеннями! Якщо Ви вирішите додати ще один рядок, формула з'явиться і в ній, тобто дані завжди будуть актуальні!
Сортування
Я люблю користуватися контекстним меню (правою кнопкою миші). Якщо в додатках Microsoft є якісь маленькі додаткові дії, які можуть бути зроблені, Ви неодмінно знайдете їх там! Зараз я покажу, як вичавити максимум з клацання правою кнопкою миші, працюючи з таблицями.
Мені потрібно побачити, хто з продавців уже перевів передоплату за продані футболки, щоб підготувати їх замовлення. Для цього виконаємо сортування по на одну колонку. Я змінив текст в таблиці так, щоб можна було бачити, хто оплатив (зелений), хто не сплатив (червоний) і чиїх документів немає (синій). Я хочу привести до ладу цю інформацію, і я можу це зробити. Звичайно ж, можна переміщати кожен рядок вручну ... або ж за Вас це може зробити Excel!
Натисніть меню, що випадає поруч із заголовком стовпця Name. наведіть курсор миші на пункт Sort by Color (Сортування за кольором) і виберіть червоний колір шрифту.
Нижче показано, як виглядає наша таблиця. Всі червоні, сині та зелені кольори згруповані разом. Тепер я знаю, кого трясти з приводу оплати!
фільтрація
Але цим наші можливості по роботі з даними не обмежуються! Ви можете організовувати інформацію безліччю інших різних способів, включаючи можливість показувати і приховувати певну інформацію. Якщо мені потрібно бачити людей, виділених червоним шрифтом, я можу відфільтрувати дані по цьому кольору (майте на увазі, що Ви можете так само легко фільтрувати за різними текстовим значенням, символам і так далі).
Чудова властивість таблиць: В залежності від того, які маніпуляції Ви робите в таблиці, підсумки завжди відповідають тим даними, які в поточний момент видно.
А зараз подивимося, як легко вносити зміни в таблицю.
Виділення в таблицях - це дуже просто. Там, де необхідно виділити певну рядок або стовпець в діапазоні, нам потрібно протягнути мишею по всій рядку або стовпцю, а це може бути досить складно, особливо якщо обсяг даних дуже великий. Але тільки не працюючи з таблицями!
Якщо Ви виділіть одну або кілька елементів таблиці, потім клацніть правою кнопкою миші і наведете вказівник на Select (Вибрати), Вам буде запропоновано три варіанти на вибір: Table Column Data (Дані в стовпці таблиці), Entire Table Column (Весь стовпець таблиці) або Table Row (Рядок таблиці).
Повторюю, це може бути особливо корисно, коли на аркуші Excel знаходиться велика таблиця.
Якщо необхідно позбутися від непотрібних рядків або стовпчиків, проробляємо ті ж кроки, тільки на цей раз в меню вибираємо Delete (Видалити). Нам буде запропоновано видалити або стовпець, або рядок. Враховуйте, що обрана осередок також буде видалена.
Вам потрібно додати стовпець або рядок? Знову клацаємо правою кнопкою миші і в контекстному меню знаходимо пункт Insert (Вставити), а потім вибираємо той варіант, що нам потрібен. Інший швидкий спосіб вставити новий рядок - виділити останню клітинку в останньому рядку таблиці (перед рядком підсумків) і натиснути Tab.
Підказка: Ви помітили, що формули в рядку підсумків і форматування оновилися? Якщо у Вас є діаграма, то вона теж оновиться. Якщо все зроблено в таблиці, тоді немає необхідності змінювати формули або оновлювати дані для діаграми, як це довелося б робити, працюючи зі звичайним діапазоном даних.
Якщо Ви використовуєте складну формулу, то завжди можете застосувати імена стовпців замість A, B, C і так далі ... це ще одна приємна особливість таблиць, яка робить роботу в Excel значно простіше.
Сортування, фільтр, таблиця
Є ще кілька дій, які Ви можете зробити за допомогою контекстного меню. Раніше ми вже говорили про доступ до випадає меню в заголовку стовпця. Що ж, все це можна зробити і за допомогою клацання правою кнопкою миші. Ви можете сортувати за кольором, шрифтом, від більшого до меншого або навпаки, а якщо не знайшлося відповідного типу сортування, то завжди можна налаштувати свій власний.
Крім цього, Ви можете налаштувати фільтр в контекстному меню. Фільтр за кольором, шрифтом, значку, значенням - сховається все, що Ви не хочете бачити, і залишиться тільки те, що потрібно.
Пам'ятайте, ми говорили про підведення підсумків за допомогою вкладки Design (Конструктор) - все це легко зробити, використовуючи праву кнопку миші. Тут Ви можете створити рядок підсумків (діапазон даних буде обраний автоматично) або перетворити таблицю назад в діапазон. Все форматування і дані збережуться, а якщо Ви майстерно володієте гарячими клавішами, то можете натиснути Ctrl + Shift + T.
Підказка: Якщо хочете дізнатися більше комбінацій гарячих клавіш, просто наведіть курсор миші на пункт меню. Якщо гаряча клавіша є, то з'явиться відповідна підказка!
Вкладка Робота з таблицями / Конструктор
Ви і не думали про таке, чи не так? Так ... з таблицями можна робити набагато більше цікавих речей. Давайте подивимося, з яких груп команд складається вкладка Design (Конструктор):
Скориставшись командою Remove Duplicates (Видалити дублікати), Ви зможете видалити дублікати швидко і без клопітно пошуку по всій таблиці. Або Ви можете перетворити таблицю назад в звичайний діапазон, натиснувши кнопку Convert to Range (Перетворити в діапазон) - пам'ятаєте, в цьому випадку всі дані залишаться колишніми, але Ви не зможете користуватися розкішними можливостями таблиць.
Підказка: Пам'ятайте, що останні чотири інструменти доступні тільки після того, як Ви передали свою таблицю на зовнішній ресурс. Інакше цими функціями скористатися не вийде.
- Table Style Options (Параметри стилів таблиць). В основному це інструменти форматування, причому дуже корисні! Пам'ятайте, ми говорили про рядку заголовків, яка завжди залишається видимою під час гортання таблиці (як альтернатива закріплення області)? Тут Ви можете вибрати, чи потрібно відображати у верхній частині сторінки цей рядок заголовків. Для цього потрібно встановити або прибрати відповідну галочку.
Крім цього, Ми вивчали рядок підсумків, яку також можна включити в цьому меню і досягти того ж результату. Нарешті, опції Banded Rows (чергуються рядки), Banded Columns (чергуються стовпці), First Column (Перший стовпець) і Last Column (Останній стовпець). Кожна з цих опцій додає колірне виділення до відповідних рядків або стовпців, щоб виділити потрібну інформацію. Мені подобається використовувати ці опції, оскільки вони допомагають знаходити поглядом ту частину таблиці, на якій потрібно сфокусувати увагу.
Всі ці інструменти призначені для того, щоб допомогти створити максимально функціональну таблицю. Можливо, ми не завжди ними користуємося, але якщо хоча б знати про те, що така можливість є, то в майбутньому вона обов'язково стане в нагоді і дасть серйозну перевагу.
Оформлення даних може здатися найважливішим завданням, але це зовсім не обов'язково має бути так. Якщо дозволити Excel працювати за Вас в форматі таблиці, то це ще на один крок наблизить Вас до того, щоб зробити своє життя значно простіше. Перша частина розповіла нам про те, як створити таблицю в Excel, а друга частина показала, як правильно підійти до справи, щоб отримати максимум від того, що пропонує Microsoft для створення таблиць.
Працюйте з таблицями - це так само легко, як просто вводити дані. Вивчайте контекстне меню, випробуйте все, що знайдете в ньому. Будь це вставка або видалення ... сортування або фільтрація ... або навіть просто форматування, Ви побачите, що робота з таблицями набагато простіше і зручніше, ніж робота з діапазонами даних.