Документальне оформлення касових операцій 1
Кожна господарська операція підприємства обов'язково повинна мати документальне підтвердження.
Там, зокрема зазначено, що підприємства повинні оформляти касові операції типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації для підприємств і організацій, затвердженими Державним комітетом статісткіУкаіни і узгодженими з Міністерством фінансів і Центральним банкомУкаіни.
Документальне оформлення касових операцій
Держкомітетом статистики України затверджені уніфіковані форми первинної облікової документації. Це документи, за допомогою яких повинна вестися документація касових операцій, що проводяться на підприємстві:
- касова книга
- видатковий ордер
- прибутковий ордер
- розрахунково-платіжна відомість
- книга обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів
- платіжна відомість.
Зупинимося трохи докладніше на документах, якими повинні оформлятися касові операції підприємства. Всі вони відображені в загальноукраїнському класифікаторі управлінської документації ОК 011-93.
Касова книга
Цій темі - правильному веденню касової книги повністю присвячений (п'ятий) розділ Положення. Там зазначено, що касова книга може вестись як в паперовому вигляді, так і в електронному.
У разі традиційного ведення книги, тобто на папері, все листи документа повинні бути пронумеровані ще до початку записів.
Скріпляюча папір повинна бути підписана головним бухгалтером і керівником підприємства. Вона повинна бути також завірена печаткою організації або ІП (при наявності).
Якщо книга ведеться в електронному вигляді, то обов'язково повинні бути вжиті всі можливі заходи для того, щоб відомості в книзі змінити або підробити було неможливо.
Записи в такій книзі повинні бути завірені цифровими електронними підписами уповноважених осіб. Рішення про терміни, коли потрібно роздруковувати інформацію (раз в день, щотижня, щоквартально і т.п.) приймає керівник.
Потрібно при цьому враховувати, що в разі проведення зовнішньої перевірки касову книгу доведеться роздруковувати.
Нумерація сторінок ведеться і в електронному варіанті книги, в цьому випадку вона з'являється автоматично, в хронологічному порядку.
Примірники роздрукованих аркушів касової книги потрібно збирати в окрему папку. Краще робити це міру бажання або можливості, але не затягувати: протягом календарного року книгу потрібно зібрати.
Записи в касовій книзі повинен робити касир, отримуючи прибуткові та видаткові ордери, причому тільки на ті кошти, які надходять безпосередньо в касу.
Прийняті банківським субагентом або платіжним агентом готівку, фіксуються в тих касових книгах, які зобов'язані вести самі агенти.
Касир в завершенні кожного робочого дня зобов'язаний звірити дані книги з даними всіх касових документів і зафіксувати своїм підписом залишок готівки. Далі звірку даних проводить або головний бухгалтер, або керівник підприємства (якщо немає бухгалтера) і теж ставить свій підпис.
Якщо в якийсь один день або навіть кілька днів не проводиться жодної касової операції, то кожен раз залишок виводити не потрібно, так як сумою залишку можна вважати виведений в останній день, коли проводилися касові операції.
Якщо касова книгу ведеться не старший касиром, а просто касиром (або замінюють його працівником) будь-якого відділення, то після того як буде виведений залишок готівки, цей аркуш касової книги передається керівнику. У тому випадку, коли книга існує в паперовому вигляді, повинен передаватися відривний лист, якщо книга електронна - роздруківка.
Контролює ведення касової книги головний бухгалтер підприємства, а в його відсутність - керівник.
Прибутковий ордер
ПКО - прибутковий касовий ордер згідно із Загальним класифікатором має номер 0310001 і служить для документального оформлення всіх касових операцій, тобто надходження готівки в касу.
Ордер заповнюється і вручну, і на комп'ютері або ж на друкарській машинці. Виправлення і помарки не допускаються ні за яких умов. Крім реєстраційного номера у ордера повинні бути такі реквізити:
- найменування організації або структурного підрозділу
- зазначенням його кодів і структурного підрозділу по ОКПО
- дата заповнення
- номер субрахунка або кореспондуючого рахунку.
Касир повинен обов'язково перевірити всі відомості, що містяться в прибутковому ордері на повноту і правильність всіх документів, що додаються.
видатковий ордер
РКО - видатковий касовий ордер згідно із Загальним класифікатором має номер 0310002 і є необхідною для оформлення видачі коштів з каси підприємства.
Реквізити витратного ордера не відрізняються від реквізитів прибуткового, він повинен бути обов'язково завірений головним бухгалтером підприємства і підписаний або керівником, або особою, уповноваженою керівником.
Касир, видаючи кошти, зобов'язаний перевірити у одержувача розписку, яка заповнюється тільки одержувачем, і де сума рублів повинна бути вказана прописом, а копійок - цифрами. Необхідний і документ, що підтверджує особу (це може бути навіть посвідчення), а також реквізити документа.
Якщо гроші видаються за дорученням, в ордері після ПІБ одержувача обов'язково вказується ім'я довіреної особи. При видачі коштів за відомістю перед розпискою в отриманні касир обов'язково повинен зробити відповідну відмітку - «За дорученням». Сама довіреність прикладається до ордеру або ж до відомості.
Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів
Оформлення касових операцій
Книга обліку коштів повинна вестися старшим касиром, і призначена для документування касових операцій, які відбуваються між старшим касиром підприємства і іншими касирами протягом робочого дня. Такий облік ведеться лише на великих підприємствах, в невеликій компанії необхідності в такій книзі просто немає. Код книги згідно ОК 0310005.
На початку кожного робочого дня головбух видає готівку необхідному колу людей під розпис в книзі, а в кінці роботи залишок коштів під розпис здається.
Якщо кошти видаються для виплати зарплати, відзвітувати за них необхідно до закінчення терміну, який вказаний у платіжній відомості. Залишок грошей щодня опечатується в конверті з точним зазначенням суми, і здається під розписку головному бухгалтеру. Якщо після закінчення терміну, зазначеного у платіжній відомості, якась сума залишається, то вона повинна бути повернута в центральну касу.
Розрахунково-платіжна відомість
Це документ, який враховує відпрацьований час, нарахування, утримання та виплати працівникам підприємства. Згідно із загальним класифікатором - код 0301009.
Відомість складається в бухгалтерії в одному примірнику на основі первинних документів з обліку фактично відпрацьованого часу, вироблення і т. П.
Якщо працівникам перераховують заробітну плату на банківські картки, то складається лише розрахункова відомість.
Якщо працівникам з яких-небудь причин по закінченню певного терміну зарплата не була виплачена, бухгалтер робить позначку - «депоновано». Остання графа відомості містить інформацію про загальну суму виплат, і на неї складається РКО. Номер і дату ордера фіксують у відомості
Платіжна відомість
Цей документ ведеться для обліку видачі зарплати та інших виплат співробітникам підприємства. Згідно із загальним класифікатором - код 0301011.
Оформляється відомість так само, як і розрахунково-платіжна. Заробітну плату працівникам виплачують іноді і за видатковим касовим ордером, однак, розумніше вести такий облік у відомості.
Все документування касових операцій веде головний бухгалтер (або особа яка його замінює) або керівником. У документах виправлення не допускаються.