Діловий етикет зустріч делегації

У суспільстві малих підприємців почали відбуватися зміни. Власники бізнесу нарешті виходять з режиму виживання і переходять в режим розвитку.

Діловий етикет: Зустріч делегації

Враження, яке про Вас складуть інвестори на презентації проекту або партнери на діловій вечері, не можна буде зробити вдруге. Знання основ бізнес-етикету, наприклад, як правильно представитися, брати участь в діалозі, може зіграти важливу роль у відношенні до Вас колег і клієнтів.

У бізнес-етикеті існує «протокол перших секунд», який включає вітання, уявлення, звернення і рукостискання. При вітанні першим подає руку старший за віком або статусу. Але чи повинен чоловік подавати руку жінці для привітання? На ділових зустрічах - так, причому і при вітанні, і при прощанні. Діловий етикет не враховує статевих відмінностей: чоловіки і жінки рівні і сприймаються як бізнес-партнери. Рукостискання завжди робиться правою рукою, виключення не робляться навіть для лівші. При знайомстві, навпаки, молодший представляється старшому, людина з більш низьким положенням - вищестоящому. На переговорах функцію представлення бере на себе господар зустрічі. І тут завжди чоловіків надають жінкам в першу чергу. Коли представляють чоловіка, він повинен встати. Жінка піднімається з місця тільки при знайомстві з поважною дамою або з чоловіком значно старше і вище її по статусу. При поданні прийнято називати ім'я і прізвище і вручати співрозмовникові візитну картку. Нехай з Вами завжди буде максимальна кількість візиток, адже відмовки на кшталт «Ой, я забув сьогодні свою візитівку» йдуть не на користь вашого ділового іміджу. Отримуючи візитку, необхідно уважно, але швидко розглянути картку і обов'язково вимовити прізвище, ім'я або посаду її власника. Отже, якщо ділова розмова успішно почалася, - саме час для продуктивного діалогу з співрозмовниками. І тут діловий етикет нагадує про те, що потрібно уважно вислуховувати співрозмовників, не нехтувати їх упередженнями, уникати непорозумінь і невірних тлумачень, бути ввічливим і дипломатичним.

При розробці програми слід врахувати, що під час перебування делегації прийнято організовувати і неформальні зустрічі як приймаючої, так і запрошеною стороною, незважаючи на те, що візит носить діловий характер. Для цього необхідно запланувати один вільний день. За правилами ділового етикету, число членів переговорної групи не повинно значно перевищувати число зарубіжної делегації. Якщо до складу групи з боку зарубіжної компанії входить 5 чоловік, то з вашого боку доцільно включити не більше 3-4, наприклад, керівник компанії, перекладач, комерційний директор, секретар, який буде вести протокол переговорів.

Будьте уважні: якщо до складу делегації запрошеної сторони входить жінка, то обов'язково включення жінки і до складу приймаючої сторони. Є відмінності в роботі з закордонними партнерами? Звичайно, є багато нюансів. Так, одним з найголовніших правил при роботі з іноземною делегацією є наступне: ранг і посаду глави зустрічає делегації повинні відповідати рангу і посади глави прибуває делегації. Відповідно, якщо приїжджає керівник зарубіжної компанії, то і зустрічати його повинен керівник вашої компанії. Для зустрічі, як правило, прибуває глава приймаючої делегації в супроводі 2-3 чоловік. Якщо гість буде разом з дружиною, то його слід зустрічати чолі делегації зі своєю дружиною. Якщо переговори буде вести не керівник компанії, а його заступник, то доцільно передбачити в програмі коротку зустріч приїхали партнерів з керівником компанії, і краще це зробити на початку переговорного процесу.

Вищим знаком уваги для запрошеної сторони є зустріч у трапа літака, але якщо у вас немає такої можливості, то можна обмежитися зустріччю в залі прильоту. Першим при зустрічі представляється глава приймаючої сторони. У разі приїзду з ним подружжя, він представляє і її. Другим представляється глава запрошеної сторони і, відповідно, представляє свою дружину. Після знайомства глав делегацій і їх дружин йде уявлення співробітників - членів делегації по рангах. Спочатку це робить зустрічає, потім прибула. Якщо серед зустрічаючих є жінки, то спочатку представляють їх, по рангах, потім чоловіків. Варто знати, що обмін картками в аеропорту або на вокзалі зазвичай не практикується, обмін візитними картками відбувається на початку процесу ділових переговорів. При зустрічі делегації в аеропорту або на вокзалі глава приймаючої сторони повинен вручити квіти всім без винятку жінкам, які входять до складу делегації. Тому слід завжди уточнювати, скільки жінок буде входити до складу приїжджає делегації, щоб в ході зустрічі не виникло казусна ситуації: коли одним жінкам вручати квіти, а іншим - ні. Незалежно від часу прибуття делегацію бажано відразу ж з аеропорту або з вокзалу відвезти в готель.

Правила розсадження по автомобілях

У міжнародному етикеті місця в автомобілі так же, як і за столом, діляться на почесні і менш почесні. Найпочеснішим місцем є місце на задньому сидінні праворуч по ходу руху автомобіля (для країн з правостороннім рухом - заднє зліва по ходу автомобіля). Першим сідає і виходить пасажир, що займає найбільш почесне місце. Якщо глава делегації прибув зі свого дружиною, то почесне перше місце в автомобілі займає дружина, чоловік займає друге почесне місце. Якщо використовується особистий автомобіль члена зустрічає делегації, а водій - він сам, то найпочеснішим місцем буде сидінні поруч з ним. Але це правило не діє при використанні таксі. У разі приїзду делегації з 3-4 чоловік доцільніше підготувати дві автомашини, а краще - мікроавтобус. Автотранспорт подається правим боком до тротуару, щоб почесному гостю було зручніше зайняти своє місце. Якщо умови не дозволяють виконати такий маневр, то пасажир, що займає перше почесне місце, сідає через ліві дверцята. Після закінчення поїздки автомобіль повинен бути припаркований таким чином, щоб вихід був з правого боку.

В цілому, дотримання правил бізнес-етикету активно входить в ужиток українських компаній в останні роки. Сьогодні дуже модно урочисто готуватися до прийому зарубіжних гостей, вивчаючи тонкощі ділового етикету рідної країни партнерів. На основі поваги своїх клієнтів і партнерів, дотримання часових регламентів, ввічливого поводження з колегами, Ви зможете побудувати відмінну бізнес-репутацію.

Компанія АСНУ - організація і проведення бізнес-заходів