Де повинні зберігатися табелі обліку робочого часу
Підкажіть, будь ласка, де повинні зберігатися табелі обліку робочого часу-у відділі кадрів або у бухгалтера по нарахуванню з / п?
Табель складається в одному примірнику уповноваженою особою, підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби і передається в бухгалтерію, оскільки є підставою для нарахування заробітної плати та податкових платежів, де зберігається необхідний проміжок часу.
Детальніше в матеріалах Системи:
1 / Відповідь: Як вести облік робочого часу. Н.З. Ковязіна
Форми обліку робочого часу
Облік фактично відпрацьованого часу потрібно вести за кожним працівником. Для цього використовуйте типові форми:
табель обліку робочого часу і розрахунку оплати праці (форма № Т-12);
табель обліку робочого часу (форма № Т-13). Цей бланк застосовується при автоматизованій обробці даних.
Всі інші організації при складанні організаційних і розпорядчих документів має право продовжувати використовувати як уніфіковані форми, так і розробити їх самостійно. При цьому роботодавець також може ввести власні умовні позначення.
Виходячи із зазначеного організаціям рекомендується вести облік фактично відпрацьованого часу на основі типових форм, але в залежності від своїх потреб в них можна вносити необхідні зміни.
Чи потрібно вести табель обліку робочого часу, якщо в організації встановлена електронна система обліку робочого часу (турнікети з електронними картками)
Роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним співробітником (ч. 4 ст. 91 ТК Україна).
Таким чином, застосування організацією електронних систем обліку робочого часу не звільняє її від необхідності ведення табеля обліку робочого часу.
Чи можна вести табель обліку робочого часу в електронному вигляді
Таким чином, табель обліку робочого часу можна вести в електронному вигляді, якщо він містить належним чином оформлену електронний підпис особи, відповідальної за ведення табеля, керівника структурного підрозділу і співробітника кадрової служби. При необхідності на підставі даного електронного документа роботодавець може виготовити табель на паперовому носії.
Хто повинен вести табель обліку робочого часу співробітників
Обов'язок ведення обліку часу, фактично відпрацьованого кожним співробітником, покладено на роботодавця (ч. 4 ст. 91 ТК Україна). У свою чергу керівник організації має право визначити, яке саме структурний підрозділ або конкретний співробітник буде займатися заповненням форм обліку робочого часу. Цю обов'язок слід закріпити в наказі (розпорядженні) або іншому локальному акті (наприклад, в Положенні про структурний підрозділ) і включити до посадових інструкцій або трудові договори працівників, які безпосередньо будуть вести облік робочого часу і заповнювати табелі. Такі висновки випливають із сукупності положень статей 8. 57. 91 Трудового кодексу РФ.
У великих організаціях з великим числом співробітників можливий варіант ведення табелів:
централізовано, з виділенням окремих одиниць в штатному розкладі - табельників, в основні обов'язки яких і входить заповнення табелів по співробітниках всіх структурних підрозділів компанії;
децентралізовано, тобто окремо за структурними підрозділами, коли в кожному підрозділі призначається співробітник, в чий функціонал додатково включають обов'язок по веденню табеля в своєму підрозділі.
Чи потрібно складати окремий табель для нарахування авансу
Законодавство такого обов'язку не передбачає.
Табель служить не тільки для відображення явок або неявок співробітників, але і для розрахунку їх зарплати. Зарплату нараховують за підсумками місяця, тому уніфіковані форми табелів також складені для заповнення помісячно.
Законодавство обов'язку оформляти окремий табель для виплати авансу не передбачає. Тому кожна організація має право самостійно визначити порядок формування табеля. На практиці застосовують два підходи:
складають єдиний табель помісячно і узгоджують порядок передачі табеля в бухгалтерію два рази на місяць: для нарахування авансу і за підсумками місяця;
складають окремі табелі на кожні півмісяця із зазначенням періоду.
Конкретний порядок складання та подання до бухгалтерії табелі обліку робочого часу слід закріпити в локальних нормативних актах організації, де прописаний порядок нарахування і виплати зарплати (ст. 8 ТК Україна).
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів МінздраваУкаіни
2. Правова база:
Постанова Держкомстату РФ
"Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати"
ЩОДО ВИКОРИСТАННЯ І ЗАПОВНЕННЯ ФОРМ ПЕРВИННОЇ ОБЛІКОВОЇ
ДОКУМЕНТАЦІЇ З ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЙОГО ОПЛАТИ
2. По обліку робочого часу і розрахунків
з персоналом по оплаті праці
робочого часу і розрахунку оплати праці
Табель обліку робочого часу
Застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого і (або) невідпрацьованого кожним працівником організації, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку оплати праці, а також для складання статистичної звітності з праці. При роздільному веденні обліку робочого часу та розрахунку з персоналом по оплаті праці допускається застосування розділу 1 "Облік робочого часу" табеля за формою N Т-12 в якості самостійного документа без заповнення розділу 2 "Розрахунок з персоналом по оплаті праці". Форма N Т-13 застосовується для обліку робочого часу.
Складаються в одному примірнику уповноваженим на це особою, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, передаються в бухгалтерію.
Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботі в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та ін. Виробляються на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності, довідка про виконання державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмова згода працівника на понаднормову роботу в с учаях, встановлених законодавством, та ін.).
Для відображення щоденних витрат робочого часу за місяць на кожного працівника в табелі відведено:
в формі N Т-12 (графи 4, 6) - два рядки;
в формі N Т-13 (графа 4) - чотири рядки (по дві на кожну половину місяця) і відповідне число граф (15 і 16).
У формах N Т-12 і N Т-13 (в графах 4, 6) верхній рядок застосовується для оцінки умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а нижня - для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (в годинах, хвилинах) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату. При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів по режиму робочого часу, наприклад, часу початку і закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних.
При заповненні граф 5 і 7 табеля за формою N Т-12 в верхніх рядках проставляється кількість відпрацьованих днів, в нижніх рядках - кількість годин, відпрацьованих кожним працівником за обліковий період.
Витрати робочого часу враховуються в табелі або методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годин і т.п.). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться в днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язків і т.д.), в Табелі у верхньому рядку в графах проставляються тільки коди умовних позначень, а в нижньому рядку графи залишаються порожніми.
При складанні табеля за формою N Т-12 в розділі 2 на один для всіх працівників вид оплати і кореспондуючий рахунок заповнюються графи 18 - 22, і при розрахунку різних по кожному працівнику видів оплати і кореспондуючих рахунків заповнюються графи з 18 - 34.
Форма N Т-13 "Табель обліку робочого часу" застосовується при автоматизованій обробці облікових даних. При складанні табеля за формою N Т-13:
при записі облікових даних для нарахування заробітної плати тільки за одним видом оплати та кореспондуючому рахунку, загальним для всіх працівників, включених в Табель, заповнюються реквізити "код виду оплати", "кореспондуючий рахунок" над таблицею з графами з 7 - 9 і графа 9 без заповнення граф 7 і 8;
при записі облікових даних для нарахування заробітної плати за кількома (від двох до чотирьох) видам оплати і кореспондуючих рахунків заповнюються графи 7 - 9. Додатковий блок з ідентичними номерами граф передбачений для заповнення даних за видами оплати, якщо їх кількість перевищує чотири.
Бланки табеля за формою N Т-13 з частково заповненими реквізитами можуть бути виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів відносяться: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, посада (спеціальність, професія), табельний номер і т.п. - тобто дані, що містяться в довідниках умовно-постійної інформації організації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технологією обробки облікових даних.
Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, представлені на титульному аркуші форми N Т-12, застосовуються і при заповненні табеля за формою N Т-13.
Петиція від всіх кадровіковУкаіни
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
